10 Regeln zur Digitalen Archivierung

10 Regeln zur digitalen Archivierung

Digital und papierlos Dokumente und Akten zu archivieren, ist inzwischen nicht nur in großen Firmen angekommen. Für kleine und mittlere Unternehmen wird die digitale Archivierung auch immer wichtiger. Jedoch müssen dabei einige Dinge beachtet werden. Mit den GoBD beschreibt die Finanzverwaltung, welche Vorgaben für IT-gestützte Buchführungsprozesse gelten.

“Für manche Unternehmen sind die komplexen Gesetzestexte immer noch ein Grund, die Finger von der elektronischen Archivierung zu lassen. Dabei sind die wichtigsten Aspekte schnell erklärt“, sagt Frank Früh vom Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom).

Das sind die zehn Regeln, die Unternehmen bei der elektronischen Archivierung beachten müssen.

1. Elektronische Archivierung ist technologieneutral

Technische Vorgaben und Standards für das elektronische Archivsystem sind nicht vorgeschrieben. Der Unternehmer ist damit frei in der Wahl einer entsprechenden Lösung, soweit diese den Vorgaben für eine ordnungsgemäße Buchführung und Dokumentation entspricht.

2. Die Archivierung von Belegen muss zeitnah erfolgen

Belege in Papierform oder elektronischer Form sind zeitnah, möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung abzulegen, um mögliche Verluste und Manipulationen auszuschließen. Durch technische Maßnahmen muss gewährleistet werden, dass die Archivdaten zeitnah auf das endgültige Archivierungsmedium übertragen werden.

3. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen

Das Unternehmen muss gewährleisten, dass die Hardware (z. B. durch unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) sowie die Software (z. B. durch Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) durch Sicherheitsmaßnahmen geschützt sind. Eine bloße Ablage im Dateisystem erfüllt die Anforderungen zur Unveränderbarkeit nicht.

4. Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden

Dokumente müssen mit einem nachvollziehbaren Index versehen werden (z. B. Dokumenten-ID, Dokumentenart, Zuordnung zu Stammdaten, Belegnummer, zeitliche Zuordnung). Außerdem muss die Firma sicherstellen, dass das elektronische Dokument unter dem zugeteilten Index verwaltet wird und recherchiert werden kann. Wenn ein bereits elektronisch archiviertes Papierdokument weiterverarbeitet wird, müssen beide elektronischen Versionen archiviert werden. Außerdem sollte die konvertierte Version als solche zu erkennen sein.

5. Elektronisch archivierte Akten müssen lesbar und auswertbar bleiben

Das Unternehmen hat die freie Wahl unter den technischen Bild- und Archivierungsformaten (Formatfreiheit), solange die Lesbarkeit und die maschinelle Auswertbarkeit sichergestellt sind. D. h. es darf in Bezug auf die maschinelle Auswertbarkeit während des Archivierungsvorgangs keine Verkleinerung der Datenmengen erfolgen. Papierdokumente können vernichtet werden, wenn eine ordnungsgemäße elektronische Archivierung sichergestellt ist und gesetzliche Gründe nicht dagegen sprechen.

6. Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden

Aufbewahrungspflichtige (steuerrelevante) Daten dürfen im Archivsystem aufbewahrt werden. Dabei muss der Betrieb sicherstellen, dass das Archivsystem in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen der aufzeichnungs-und aufbewahrungspflichtigen Daten ermöglicht, als wären die Daten noch im Produktivsystem.

7. Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung

Im Rahmen einer Betriebsprüfung hat die Finanzverwaltung das Recht, Einsicht in elektronische Dokumente zu nehmen und die EDV des Unternehmens zur Prüfung bzw. Sichtung dieser Dokumente zu nutzen.

8. Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden

Im Fall der elektronischen Belegarchivierung muss das Unternehmen dem Betriebsprüfer Einsicht in die elektronischen Belege direkt am Bildschirm ermöglichen. Das heißt: Der Betriebsprüfer darf die Hard- und Software uneingeschränkt nutzen. Diese Regelung gilt auch, wenn die Belege noch als Papieroriginale vorhanden sind.

9. Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen

Elektronische Bücher, Aufzeichnungen und Rechnungen dürfen unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland archiviert werden. Der Unternehmer kann dazu beim zuständigen Finanzamt einen schriftlichen Antrag stellen. Für elektronische Rechnungen existiert eine Sondervorschrift.

10. Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren

Das elektronische Archivierungsverfahren ist in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Dabei muss sich aus der Verfahrensdokumentation insbesondere ergeben, wie die in den GoBD definierten Ordnungsvorschriften umgesetzt wurden.

Den ausführlichen Leitfaden “Elektronische Archivierung und GoBD – 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis “, gibt’s bei Bitkom als kostenlosen Download.

 

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