Digitale Archivierung geht jeden etwas an

5 Gründe, warum digitale Archivierung jeden etwas angeht

Informationen und deren schneller und gezielter Zugriff sind ein bedeutender Erfolgsfaktor für alle Unternehmen. Gerade in Zeiten eines steigenden globalisierten Wettbewerbs, sind sinnvolle digitale Lösungen zur Senkung der Betriebskosten bzw. Steigerung der Produktivität von großer Bedeutung.

Experten schätzen, dass es in einem Drittel der Unternehmen keine geeignete Lösung für digitale Archivierung und Dokumentenmanagement gibt. Dabei kann man damit viel Zeit, Geld und Platz sparen sowie rechtliche Fallstricke vermeiden. Digitale Archivierung geht jeden etwas an!

1. Schutz, Sicherheit & Integrität der Unternehmensdaten ist Unternehmensinteresse

Das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation hat ausgerechnet, welche Zeit- und Kostenersparnisse sich durch digitale Archive erzielen lassen. So dauert laut der Studie die Ablage von 250 Seiten in Papierform eine Stunde, digital dagegen weniger als eine Viertelstunde. Die Recherche nach einem Dokument in Papierform beansprucht drei Minuten, in digitalisierter Form zehn Sekunden.

Die digitale Archivierung sorgt für elektronische, revisionssichere Ablage von ein- und ausgehenden Belegen und stellt eine intelligente Suchfunktion zur Verfügung. Die archivierten Dokumente lassen sich – durch klare Berechtigungskonzepte geregelt – schnell recherchieren, lesen, kopieren oder versenden. Das gesamte Unternehmenswissen ist effizient an einem Ort gebündelt.

2. Unvollständige Akten gefährden die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und Prozessen

Ein digitales Archiv erleichtert nicht nur die tägliche Arbeit, sondern ist auch eine wertvolle Informationsquelle für z. B. die Geschäftsführung. Je mehr Informationen für strategische Entscheidungen zur Verfügung stehen und je schneller sie abrufbar sind, umso besser ist die Entscheidungsgrundlage. Risiken können besser kalkuliert und Fehlentscheidungen dadurch vermieden werden.

3. Verstecktes und nicht-geteiltes Wissen ist Verlust von Wissen

Mit einem digitalen Archiv steht das komplette Wissen zentral im Unternehmen zur Verfügung. Damit gehören mehrfach kopierte und in Papierform verteilte E-Mails, Protokolle und Notizen der Vergangenheit an. Alle Mitarbeiter sind auf einem Wissensstand und finden die gewünschten Dokumente ohne langes Suchen. Sie können schnell auf Kunden reagieren und dem Unternehmen so echte Wettbewerbsvorteile sichern.

4. Aufbewahrungsfristen von mehr als 5 Jahren erzwingen Verfahren zur Langzeitarchivierung

Für Unternehmen ist das Langzeitarchivieren von Unterlagen aus mehreren Gründen unverzichtbar. Zum einen erfordern gesetzliche Vorgaben, dass Firmen Geschäftsdaten bis zu zehn Jahre lang aufbewahren. Diese Daten müssen Behörden, etwa dem Finanzamt, bei Bedarf umgehend und in einem maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt werden.

Der zweite Punkt ist die Beweissicherung. Hier muss ein Unternehmen nach Jahrzehnten die Originalunterlagen vorlegen können. Damit ein archiviertes elektronisches Dokument als Beweismittel zugelassen wird, ist es erforderlich, kryptografisch signierte Dokumente in ihrem Beweiswert zu sichern und sie nötigenfalls zusammen mit den Metadaten, Signaturen und Beweissicherungen zu exportieren.

Eine Langzeitarchivierung von Daten bietet weiterhin die Möglichkeit, auf vorhandenes Know-how zurückzugreifen. Für öffentliche Einrichtungen wie Bibliotheken oder staatliche Archive ist die Langzeitarchivierung von Dokumenten die Grundlage ihrer Tätigkeit.

5. GoBD Vorschriften

Seit dem 01.01.2015 müssen mit den neuen GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) alle handelsrechtlich und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumente in elektronischer Form korrekt aufbewahrt werden.

Wesentliche Voraussetzung der neuen Vorschriften ist die „Verfahrensdokumentation“. In der Verfahrensdokumentation muss genau beschrieben werden, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Wer nicht die richtige Lösung mit GoBD-Konformität einsetzt, muss mit ernsthaften steuerlichen Folgen rechnen.

Digitale Archivierung mit StarFinder®

StarFinder® ist ein innovatives, digitales Archivierungssystem, in dem Sie orts-, zeit- und netzwerkunabhängig archivieren und arbeiten können. Alle Dateien, Dokumente und E-Mails legen Sie einfach und revisionssicher ab und finden Sie bei Bedarf blitzschnell wieder.

Durch die unkomplizierte Benutzerrechtevergabe auf bestimmte Kategorien und Workflows ist es möglich, Dokumente bzw. Informationen vor dem Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Durch Spiegelungen der Dokumentenarchive ist der Verlust von Dokumenten nahezu ausgeschlossen.

Das digitale Archiv StarFinder® Basic beinhaltet Server, OCR, Backupsystem und Archivierungs-Software. Das heißt, Sie erhalten eine rechtssichere Komplettlösung fertig installiert und sofort einsatzbereit für 99.- €/Monat.

 

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