5 schnelle Tipps zur GOBD

5 kurze Tipps: So meistern Sie die GoBD entspannt

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz GoBD) sind mittlerweile seit über einem Jahr gültig. Dennoch herrscht in vielen Unternehmen immer noch Unklarheit, z. B. wenn es um die GoBD-konforme Aufbewahrung oder vollständige und lückenlose Erfassung von steuerrelevanten Daten geht.

Wir geben Ihnen fünf kurze Tipps, wie sich mithilfe eines digitalen Archivs viele GoBD-Anforderungen unkompliziert und schnell erfüllen lassen.

1. Ordnung und Vollständigkeit ist wichtig!

Wichtig ist, Geschäftsvorfälle und die dazugehörigen aufbewahrungspflichtigen Dokumente und Daten vollständig, ordnungsgemäß und zeitgerecht zu erfassen und anschließend revisionssicher zu archivieren. Eine zeitnahe Erfassung von Eingangsrechnungen innerhalb von acht bis zehn Tagen muss beachtet werden.

2. Jederzeit Nachweise ermöglichen können!

Geschäftsvorfälle müssen in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgt werden können und sich bei Bedarf rückwirkend abrufen und nachvollziehen lassen.

3. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!

Zur Einhaltung der Ordnungsvorschriften verlangt die Abgabenordnung (AO), Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren.

4. Archivieren Sie elektronisch!

Nicht nur Belege aus eigenen DV-Systemen, sondern auch elektronisch empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sind innerhalb eines digitalen Archivs im Ursprungsformat aufzubewahren. Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist müssen die Dokumente jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

5. Achtung: Verfahrensdokumentation!

Wesentliche Voraussetzung der neuen Vorschriften ist die „Verfahrensdokumentation“. In der Verfahrensdokumentation müssen Sie genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Wie bewahren Sie Dokumente GoBD-konform auf?

Archivieren Sie alle Dokumente zentral, vollständig, GoBD-konform und revisionssicher in Ihrem digitalen Archivierungssystem.

Integrierte Protokollfunktionen sorgen für Übersicht und Ordnung. Zu welchem Zeitpunkt und von welchem Mitarbeiter Dokumente archiviert wurden, wird sofort protokolliert und kann jederzeit nachvollzogen werden – z. B. bei einer Betriebsprüfung.

Durch intelligente Benutzerverwaltung erhalten Ihre Mitarbeiter nur auf die Daten Zugriff, die sie für Ihre Arbeit benötigen. Individuelle Workflows dokumentieren und erleichtern Arbeitsabläufe im Unternehmen. Sie sorgen für Transparenz, optimieren und beschleunigen Prozesse und Entscheidungen.

Dank der automatisierten Versionierung lassen sich Änderungen an Dokumenten schnell nachvollziehen. Die Ursprungsversion wird nicht verändert und geht somit nicht verloren.

Mit dem digitalen Archiv StarFinder® und einer Verfahrensdokumentation stehen Sie auf der sicheren Seite.

 

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