Fragezeichen rund um die digitale Archivierung und GOBD

5 wichtige Fragen zu Ihrem Papierarchiv

Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, E-Mails, Notizen, Fotos, Zeichnungen – vieles kommt zusammen, wenn ein Kunde über mehrere Jahre begleitet wird. Die klassische papierbasierte Kunden- und Lieferantenakte stirbt aus. Spätestens bei der Archivierung digital erstellter Dokumente stoßen Aktenordner endgültig an ihre Grenzen. Für elektronische Dokumente gelten die gleichen Bestimmungen und Archivierungsfristen wie für Papierdokumente, aber nur Ausdrucken und Ablegen reicht dem Gesetzgeber nicht aus. Die optimale Lösung bietet ein digitales Archiv.

Papierakten bedeuten hohes Papieraufkommen

Papierakten brauchen sehr viel Platz und Mitarbeiter suchen häufig ewig nach bestimmten Dokumenten. Gemäß einer IDC Studie wird sogar jedes Dokument 3-5-mal kopiert. Diese Mehrfachkopien produzieren zusätzlichen Erstellungs- und Kostenaufwand. Viele Belege werden somit mehrfach abgelegt. Das Original-Dokument im Kreditoren- und eine Kopie im Projektordner usw. Diese Kopien sind nicht mehr organisierbar. Die Kosten für die Ablage-Infrastruktur (Räume, Schränke, Register, Ordner, etc.) sind unheimlich hoch. Dazu sind die Zugriffsrechte auf Papierakten sehr schwierig zu managen.

Die Sicherheit eines herkömmlichen Papierarchivs ist oft kaum gewährleistet:

  1. Haben Sie eine vollständige Kopie ihres Papierarchivs?
  2. Was passiert, wenn alles durch einen Brand verloren geht?
  3. Haben Sie Ihr Papierarchiv gegen Diebstahl gesichert?
  4. Haben wirklich nur berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf Verträge und Mitarbeiterdaten?
  5. Ist wirklich die aktuelle Vertragsversion oder die korrigierte Rechnung im Archivordner abgelegt oder liegt diese noch auf dem Tisch eines Mitarbeiters?

E-Akte fördert Kundenbindung

Die Kundenbindung gehört zu den wichtigsten Prozessen, um den Kunden zufriedenzustellen und langfristig an das Unternehmen zu binden. Hierfür müssen jedoch alle beteiligten Personen wie der Vertrieb schnell reagieren und die richtigen Entscheidungen treffen können. Eine Menge an Informationen und Dokumenten fallen an, z. B. Anfragen, Bestellungen, Angebote oder Rückfragen. Diese müssen im Falle einer Kundenanfrage schnell verfügbar sein. Mit digitalen Kundenakten kann jedes benötigte Dokument ortsunabhängig sofort aufgerufen, angezeigt und somit die gewünschten Informationen bereitgestellt werden.

Das digitale Archiv und seine Vorteile

StarFinder® ist das digitale Archiv mit dem Sie sämtliche Dokumente rechtssicher und übersichtlich ablegen, ortsunabhängig suchen und in Sekundenschnelle finden können.

Jeder Mitarbeiter verbringt mind. 10% seiner täglichen Arbeitszeit mit Abheften, Suchen, Recherchieren, Organisieren und Verwalten von Dokumenten. Eine administrative Arbeitskraft schlägt mit ca. 50.000 EUR Lohnkosten pro Jahr zu buche. 10% davon sind 5.000 EUR pro Jahr. Eine hohe Zahl! Die Einführungskosten für StarFinder® sind pro Mitarbeiter deutlich tiefer und damit bereits im ersten Jahr ausgeglichen.

Mit der Einführung von StarFinder® profitieren Sie von

  • einheitlicher und übersichtlicher Aktenstruktur
  • schneller und automatischer Ablage aller Dokumente ohne Dubletten
  • schneller Volltext und indexbasierter Suche
  • flexibler Zugriffskontrolle
  • hoher Backup-Funktionalität
  • ortsunabhängiger Verfügbarkeit
  • individuellen Workflows zur Beschleunigung von Prozessen
  • revisionssicherer Ablage
  • Kosteneinsparungen (Material, Miete, Personalkosten)

 

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