7 Mythen über die E-Mail-Archivierung

Der Trend geht immer mehr zu dem digitalen Postversand über. Dennoch, die Archivierung der E-Mails wird leider meist nicht so ernst genommen, wie die Archivierung von Dokumenten in Papierform. Nur ein geringer Anteil der Unternehmer nutzt für die Archivierung eine rechtskonforme Lösung.

Doch wie wird das Thema der E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen behandelt?

Wir helfen Ihnen, die 7 Mythen über die E-Mail-Archivierung aufzudecken!

1. Jede Mail muss archiviert werden

Die meisten Unternehmen denken, es muss jede E-Mail archiviert werden, sei es Auftragsbestätigungen oder Werbemails.
Es ist zwar richtig, dass die komplette Geschäftskorrespondenz für sechs bis zehn Jahre, je nach Art des Dokuments, ab Ende des Kalenderjahres aufbewahrt werden muss, Spam, Werbemittel oder Newsletter sind hiervon allerdings nicht betroffen. Diese E-Mails können Sie also ohne ein schlechtes Gewissen löschen und müssen diese somit auch nicht archivieren.

2. Jede Mail darf archiviert werden

Wie in Mythos eins bereits angedeutet, ist zwischen E-Mails, welche archiviert werden können und E-Mails, die archiviert werden müssen zu unterscheiden. Dennoch gibt es auch E-Mails, die unter keinen Umständen archiviert werden dürfen.
Es ist zwar eine Ausnahme, aber dennoch gibt es Unternehmen, welche den Mitarbeitern die private E-Mail-Nutzung gestattet. Diese Unternehmen werden laut Gesetz automatisch zum Anbieter von Telekommunikationsdiensten. Liegt keine eindeutige Erlaubnis der Mitarbeiter vor, so ist die Überwachung und Speicherung privater E-Mails nicht erlaubt.

3. Das Verbot privater Mails in Unternehmen ist juristisch ohne Alternativen

Viele Unternehmen sehen davon ab, private E-Mails zu verbieten. Hintergrund hierfür ist, dass mittlerweile die Social-Media-Nutzung in die Arbeit miteinbezogen wird. Die Nutzung der Netzwerke wie Facebook oder Twitter erfordert meist die E-Mail-Korrespondenz während der Arbeitszeit.

Effektiver als ein Verbot ist es, den Mitarbeitern andere Möglichkeiten für die E-Mail-Nutzung zu bieten. Wenn die Mitarbeiter beispielsweise ein weiteres, separates E-Mail-Konto besitzen, oder Ihnen die Nutzung von Freemail-Accounts gestattet wird, besteht keine Gefahr der fehlerhaften Archivierung.

4. Das E-Mail-Archiv muss verschlüsselt sein

Oftmals ist die Suche nach einem den Vorgaben entsprechenden Passwort die größte Hürde. Ein Passwort hat aber auch etwas Positives: Die eigenen Daten sind vor Verlust oder Missbrauch geschützt.
Es gibt keine gesetzliche Vorgabe, dass Sie Ihre Daten verschlüsseln müssen. Dennoch sollte jeder in seinem eigenen Interesse genau dies tun.
Eine rechtskonforme und technische Lösung bietet Ihnen die Möglichkeit zur Sicherung Ihrer Daten. Mitarbeiter, welche Zugriff auf die E-Mails brauchen, können durch Rechtevergabe oder Eingabe des Passworts ganz leicht auf die entsprechenden Daten zugreifen.

5. Bordmittel des E-Mail-Servers bieten alle nötigen Optionen

Nahezu alle E-Mail-Anbieter bieten nicht nur den Mailversand und –empfang an. Oft können auch Termine im Kalender sowie die eigenen Kontakte im Adressbuch gespeichert werden. All diese Daten werden auf dem E-Mail-Server gesichert. Durch zusätzliche Sicherung auf dem Endgerät des Anwenders, wird zwar die Datenmenge auf dem Mail-Server reduziert, die Compliance wird allerdings nicht geboten. Die Daten sind vor fremden Zugriff demnach nicht gesichert und für den Administrator ist die Verwaltung von hohem Aufwand geprägt.

Es ist daher unausweichlich, alle E-Mails revisionssicher, also unveränderbar, zu speichern. Hierfür ist eine serverbasierte Lösung optimal.

6. Ein E-Mail-Archivsystem garantiert Rechtskonformität

Viele und gerade die neueren Systeme steigern die Motivation zur rechtskonformen Archivierung. Allerdings liegt es immer an der Art der Bearbeitung und Archivierung der E-Mails. Systeme zur Archivierung dienen demnach zwar der Archivierung, jeder muss letztendlich aber darauf achten, dass die E-Mails vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind und revisionssicher gesichert werden.

7. E-Mail-Archivierung erfolgt nur aus juristischen Gründen

Grundlegend sind zusätzliche Sicherungen von Daten immer empfehlenswert, auch wenn dies nicht gesetzlich geregelt ist.

Versehentlich gelöschte oder durch einen Komplett-Absturz des Mailservers verlorene E-Mails können schnell und einfach wieder gefunden werden. Zusätzlich ermöglicht Ihnen eine Archivierung der E-Mails einen schnellen Sucherfolg der gesuchten E-Mail. Dies ist für Ihre Mitarbeiter eine leicht gewonnene Ersparnis an Zeit.

 

StarFinder® DIGITAL ARCHIV bietet Ihnen nicht nur eine serverbasierte und revisionssichere E-Mail-Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails. Sie können bereits vorab auswählen, in welche Dokumenten-Kategorie die E-Mails archiviert werden.

Zudem ermöglicht Ihnen die OCR-Auslesung eine einfache Volltext-Suche.

Nicht jeder soll auf die archivierten E-Mails Zugriff haben? Kein Problem! Durch die Rechtevergabe können Sie selbst entscheiden, welche Ihrer Mitarbeiter auf die E-Mails zugreifen dürfen.

 

Sie haben Fragen? Gerne zeigen wir Ihnen StarFinder® DIGITAL ARCHIV in Form einer kostenlosen Online-Präsentation!

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