Scan to StarFinder

Ablage ohne Umwege: Digitale Archivierung mit SHARP-Multifunktionsgeräten und StarFinder®

Mit den „GoBD“ wurde der Weg frei für das papierlose Büro. Jedes Unternehmen benötigt eine effiziente, digitale Lösung für bürointerne Dokumente und Arbeitsabläufe, aber nicht nur aus rechtlichen Gründen.

Einfachheit ist das A und O, denn niemand möchte lange mit komplizierter Ablage und Sucherei beschäftigt sein. Mit den passenden SHARP-Scannern lassen sich jetzt die Ordnerstrukturen des digitalen Archivs StarFinder® abbilden. Der Speicherort des einzuscannenden Dokuments kann bereits vor dem eigentlichen Digitalisierungsvorgang ausgewählt werden. Mit nur wenigen Klicks am Scanner wird das Dokument rechtssicher archiviert – ohne lange am Computer beschäftigt zu sein. So wird das Ablegen von Dokumenten erheblich beschleunigt.

Wir zeigen Ihnen, wie einfach das Ablegen ins digitale Archiv ist.

StarFinder digital Archiv SIRIUS Screen 1

So sieht das Display zum Start des Multifunktionssystems/Scanner aus. Sie legen das gewünschte Dokument oder die gewünschten Dokumente ein und klicken „Scan to Starfinder“.

 

StarFinder digital Archiv SIRIUS Screen 2

Nach Anklicken des Buttons „Scan to Starfinder“ können Sie die entsprechende Kategorie und den Mitarbeiter auswählen. Die roten Felder sind Pflichtfelder, die schwarzen Felder optionale Eingaben.

 

StarFinder digital Archiv SIRIUS Screen 3

Durch Anklicken des Buttons „Kategorie“ öffnen sich Ihre Kategorien, in die das Dokument archiviert werden kann.

 

StarFinder digital Archiv SIRIUS Screen 4

StarFinder digital Archiv SIRIUS Screen 5

Nach Anklicken des Buttons „Mitarbeiter“ kann ein Mitarbeiter ausgewählt werden. Der Name des Mitarbeiters wird in den Dateinamen des Dokuments übernommen. Somit besteht die Möglichkeit der Nachprüfung, wer es eingescannt hat.

Nach diesen beiden Schritten kann das Dokument gescannt werden und wandert automatisch ins digitale Archiv. Sie brauchen sich nicht weiter darum zu kümmern. Einfacher geht es nicht!

 

StarFinder digital Archiv SIRIUS Screen 6

StarFinder digital Archiv SIRIUS Screen 7

Wenn Sie einen zusätzlichen Suchbegriff eingeben möchten, klicken Sie den Button „zusätzlicher Suchbegriff“. Dieser wird in den Dateinamen übernommen, falls man einen Suchbegriff benötigt, der im Dokument nicht enthalten ist.

 

StarFinder digital Archiv SIRIUS Screen 8

Es gibt auch die Möglichkeit im Stapel zu scannen und eine Trennung der Dokumente durch einen Barcode zu nutzen, dazu klicken Sie „Trennung durch Barcodes“. Noch einfacher ist die Trennung durch Leerseiten.

 

StarFinder digital Archiv SIRIUS Screen 9

Final gibt es die Möglichkeit, die Scaneinstellungen für das Dokument zu verändern. Diese mögliche Einstellung kann entfallen, wenn man das Recht hierfür nicht vergeben möchte.

Mehr Informationen zur Simply SIRIUS Solution Starfinder finden Sie hier.

 

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