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Die 5S-Methode im Rahmen der Prozessoptimierung

Ihre Kollegen halten sich an den strikten Prozessablauf und vergessen dabei ihren Arbeitsplatz? Die Schreibutensilien gehen unter den Papierstapeln verloren und Sie müssen ein Chaos durchforsten, um Ihre Materialien zu finden?
Chaos und lange Suchzeiten wirken sich negativ auf die Arbeitsmotivation aus. Und leider ist es oftmals so, dass der Kunde die sinkende Motivation zu spüren bekommt.

Sie möchten ungeordneten Papierstapeln und langen Suchzeiten den Kampf ansagen?
Wir informieren Sie über die 5S-Methode!

Was ist die 5S-Methode?

Im Rahmen eines Entwurfs des Produktionssystems für den Automobilhersteller Toyota prägte der Japaner Taiichi Ono 5S. Zu Beginn wurde 5S nur in Produktionsstätten angewandt, mittlerweile wird es aber auch zunehmend in Dienstleistungs- und Softwareunternehmen genutzt.
Hinter 5S stecken 5 japanische Begriffe, deren Anfangsbuchstabe jeweils „S“ ist:

  • Seirii
  • Seiton
  • Seiso
  • Seiketsu
  • Shitsuke

Im Deutschen hat man also versucht Übersetzungen zu wählen, welche ebenfalls mit dem Buchstaben „S“ beginnen. Daher wirkt die jeweilige Übersetzung nicht immer ganz so passend, der Aussagekern jedoch ist verständlich.

Seirii = Sortieren

Prüfen Sie Ihren Arbeitsplatz: Sind Ihre Arbeitsutensilien, welche Sie tagtäglich nutzen, in greifbarer Nähe? Sind Ihre notwendigen Materialien innerhalb weniger Sekunden auffindbar?

Seiton = Setzen (eher anordnen)

Für eine einzuhaltende Struktur bieten sich Beschriftungen gut an. Wichtig ist, dass das Arbeitsmaterial immer an dem gleichen Ort gelagert wird und dementsprechend gekennzeichnet ist. Hilfreich ist eine Beschriftung der Regale, in welchen das Material gelagert wird. Mitarbeiter gewöhnen sich an den Standort und können die Gegenstände langfristig schnell auffinden.

Seiso = Sauberkeit

Der Frühling naht! Viele sind bei milderen Temperaturen und dem nahenden Frühjahr motiviert Ordnung zu schaffen. Nutzen Sie diese Motivation und räumen Sie Ihren Arbeitsplatz komplett auf. Sortieren Sie Ihre Unterlagen aus oder heften diese ab. Wenn nötig, wischen Sie doch gleich noch Ihren Schreibtisch kurz ab. An einem sauberen Arbeitsplatz mach die Arbeit doch gleich mehr Spaß.

Seiketsu = Standardisierung

Grundlegende Arbeitsabläufe werden für eine Standardisierung zusammengefasst und zur Orientierung an die jeweiligen Arbeitsplätze übergeben.
Damit auch weiterhin Ordnung am Arbeitsplatz herrscht, sollte jeder Mitarbeiter täglich die letzten fünf Minuten vor Arbeitsende zum Aufräumen nutzen. Morgens einen ordentlichen und sauberen Arbeitsplatz aufzufinden ist wesentlich angenehmer, als mit Chaos in den Tag zu starten.

Shitsuke = Selbstdisziplin

Um eine kontinuierliche Ordnung am Arbeitsplatz gewährleisten zu können, ist Selbstdisziplin zwingend erforderlich. Ein kleiner Wettbewerb zwischen den Mitarbeitern ist ein Anreiz. Hierbei kann beispielsweise monatlich ein Preis für den ordentlichsten und saubersten Arbeitsplatz verliehen werden.

Wofür dient die 5S-Methode?

5S wirkt sich positiv auf das ganze Unternehmen aus. Wenn wirklich alle mit der 5S-Methode arbeiten, fühlt man sich automatisch gezwungen mitzumachen. Denn wer möchte schon bei seinen Kollegen einen schlechten Eindruck durch Unordnung und Dreck erwecken. Das Wohlfühlen wirkt sich positiv auf die Laune Ihrer Mitarbeiter und Kollegen aus.

Sie möchten Ihre Prozesse optimieren? Nutzen Sie die 5S-Methode als Einstieg in die Prozessoptimierung!
Durch klare Struktur werden Kosten effizient eingespart. Schnelle Erfolge stärken die Motivation Ihrer Mitarbeiter.

Großer Aufwand oder doch leichter Einstieg?

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist die 5S-Methode geeignet. Die Umsetzung der Prozessoptimierung gelingt leicht und ohne tiefes Grundlagenwissen, weshalb kleine Erfolge schnell erzielt werden.
Unter Rücksichtnahme auf alle Mitarbeiter sowie die langsame Einführung der 5S-Methode, wird Effizienz ohne große Investition erreicht.

 

StarFinder® DIGITAL ARCHIV sorgt für die digitale Ablage in Ihrem Unternehmen. Durch einen klar strukturierten Arbeitsablauf wissen Ihre Mitarbeiter, wann und wo sie die Dokumente digital archivieren müssen. Durch die Digitalisierung ist der Arbeitsplatz von all den Papierstapeln befreit und die Dokumente können schnell und einfach wiedergefunden werden. Der Workflow ermöglicht es Ihnen, Freigabeprozesse digital durchzuführen.
Gerne unterstützen wir Sie bei Erstellung des Workflows, der genau auf Ihre Arbeitsabläufe und Wünsche angepasst ist.

 

HAPAK und StarFinder® – Gemeinsam für den Mittelstand

Viele Handwerks- und Dienstleistungsunternehmen nutzen für die Auftragsbearbeitung die Softwarelösung HAPAK. Die kaufmännische Software bietet Firmen, sei es der Einmannbetrieb oder das große Unternehmen, durch den einfachen und modernen Aufbau auch mit einem kleinen Budget die intuitive Arbeitsweise.

Sowohl HAPAK als auch StarFinder® DIGITAL ARCHIV legen großen Wert auf einfache Bedienung und hohen Nutzen für mittelständische Unternehmen. Diese gemeinsame Philosophie führte Netcontrol und HAPAK zusammen.

Die Schnittstelle zwischen StarFinder® DIGITAL ARCHIV und HAPAK ermöglicht es den Firmen, welche die Softwaren HAPAK und StarFinder® nutzen,  Dokumente einfach und schnell in StarFinder® zu archivieren. Rechnungen oder Belege müssen nicht gesondert eingescannt und archiviert werden, denn die Archivierung in StarFinder® DIGITAL ARCHIV erfolgt bereits beim Drucken oder Speichern einer Buchung in HAPAK.

Die Einsparung von weiteren Arbeitsschritten verschafft wertvolle Arbeitszeit. Diese kann in weitere Aufgaben erfolgreich investiert werden.

Die Anforderungen der GoBD hinsichtlich der Datensicherheit, Unveränderbarkeit sowie der elektronischen Aufbewahrung und Erfassung werden sowohl bei HAPAK als Vorsystem, als auch bei StarFinder® als digitales Archiv gewährleistet.

 

Sie haben noch Fragen? Gerne stehen wir Ihnen hierfür zur Verfügung – auch bei einer unverbindlichen Online-Präsentation.

Verfahrensdokumentation – Hohe Hürde für kleine Unternehmen

Viele kleine Unternehmen empfinden die GoBD als kaum oder schwer verständlich. Darüber hinaus erscheint gerade kleinen Unternehmen der Aufwand für interne Kontrollsysteme und die Verfahrensdokumentation als zu hoch. Und auch die umfassenden Vorgaben hinsichtlich der Verfahrensdokumentation bereiten den Unternehmen Sorge. Die zahlreichen Anforderungen an die Verfahrensdokumentation sind für viele kleine Unternehmen kaum zu bewältigen und lösen ein Übermaß an Bürokratie und Ressourcenverbrauch aus.

Zu dieser Erkenntnis kommt nicht nur, wer täglich mit dem Thema beschäftigt ist, sondern auch eine Umfrage des DIHK zum Thema GoBD unter 732 Unternehmen.

Digitale Archivierung inkl. Verfahrensdokumentation

Das digitale Archiv StarFinder® bietet Unternehmen ab sofort die Möglichkeit, schnell und einfach eine Verfahrensdokumentation zur digitalen Ablage nach GoBD zu generieren.

Durch die Integration eines Plugins kann jedes Unternehmen in StarFinder®, auf Basis einer standardisierten Verfahrensdokumentation, schnell und einfach eine Verfahrensdokumentation erstellen und zugleich innerhalb des digitalen Archivs ablegen.

Nach der Erstellung wird die Verfahrensdokumentation als PDF-Gesamtdokument archiviert und kann jederzeit abgerufen werden. Bei Änderungen und Korrekturen wird eine neue Verfahrensdokumentation generiert und als neue Version abgelegt. Alle Vorgängerversionen des Dokuments werden dabei revisionssicher archiviert und können bei Bedarf jederzeit eingesehen und überprüft werden.

Die hohen Anforderungen der Politik an die Verfahrensdokumentation sind ein entscheidender Faktor dafür, dass elektronische Rechnungen, trotz des großen Einsparpotenzials, von kleinen Unternehmen noch immer nicht verwendet werden. Mit unserem Plugin wird der Schritt in die digitale Zukunft vereinfacht, indem wir eine bürokratische Hürde für kleine und mittelständische Unternehmen entfernen und damit Raum und Zeit für wichtige Dinge schaffen.

12 gute Argumente für die digitale Archivierung

Kleine und mittelgroße Unternehmen sind grundsätzlich bereit Unterlagen elektronisch aufzubewahren. Der weitaus überwiegende Teil erkennt auch die zahlreichen Vorteile der digitalen Archivierung. Dennoch zögern etliche KMU mit der Einführung eines elektronischen Archivierungssystems.

Was ist digitale Archivierung?

Digitale Archivierung bedeutet grundsätzlich die systematische, unveränderbare und nachhaltige Speicherung von Dokumenten auf einem digitalen Datenträger. Dabei kann es sich um digitalisierte, ehemals papiergebundene Dokumente handeln, es können aber auch bereits in digitaler Form vorliegende Dokumente archiviert werden, zum Beispiel E-Mails, elektronische Rechnungen oder Bilddateien.

Die digitale Archivierung ist wesentlich kostengünstiger und besser zur langfristigen Aufbewahrung von Informationen geeignet, als die Vorhaltung von Lagerräumen, Regalen und Aktenordnern. Zumal mit der weiter wachsenden Anzahl an originär elektronischer Informationen Lösungen gefunden werden müssen, die das Ausdrucken und abheften von E-Mails oder elektronisch erzeugten, versendeten und empfangenen Dokumenten überflüssig machen.

Ein digitales Archiv verbessert und beschleunigt, über die einfache und platzsparende Aufbewahrung hinaus, aber auch die Auffindbarkeit, Verfügbarkeit und Bereitstellung von Informationen.

Umstellung auf digitale Archivierung – Hinderungsgründe

Für die Mehrzahl der kleinen und mittelständischen Unternehmen bietet die elektronische Aufbewahrung von Unterlagen aller Art deutliche Vorteile Grundsätzlich spricht also vieles dafür diese Form der Aufbewahrung zukünftig stärker zu nutzen.

Woran also liegt es, wenn Unternehmen dennoch weiterhin auf die Aufbewahrung in Papierform setzen?

Die 10 häufigsten Faktoren, die Unternehmen an einer Umstellung auf die vollständige elektronische Aufbewahrung hindern können:

  1. Organisatorische Abläufe müssten umgestellt werden.
  2. Archivierung in Papierform hat sich bewährt.
  3. Rechtliche Grundlagen und Buchführungsgrundsätze sind nicht bzw. nur teilweise verständlich.
  4. Zweifel an der Akzeptanz elektronischer Belege durch die Finanzverwaltung.
  5. Rechtsunsicherheiten bei der Archivierung von E-Mails.
  6. Bedenken wegen der Sicherheit und Zuverlässigkeit elektronischer Systeme.
  7. Anschaffungskosten eines elektronischen Archivierungssystems.
  8. Probleme bei Systemumstellungen werden erwartet.
  9. Unterlagen werden nur wenig oder teilweise in elektronischer Form empfangen.
  10. Laufende Kosten eines Archivierungssystems.

(Quelle: Bericht zu dem BMF-Projekt “Elektronische Archivierung von Unternehmensdokumenten stärken”)

Vorteile der elektronischen Aufbewahrung

Was aber, wenn das alles gar nicht so schlimm ist, wie es vielen Unternehmen auf den ersten Blick erscheint? Sehen wir uns doch mal an, welche Vorteile Unternehmen durch die elektronische Aufbewahrung sehen.

  1. Durch schnellen Datenzugriff, Zeit sparen
  2. Durch digitale Weiterverarbeitung, Zeit sparen
  3. Platz sparen und Raum schaffen
  4. Zugriff von verschiedenen Orten
  5. Material sparen
  6. Miete sparen
  7. Aktualität/Verfügbarkeit
  8. Transparenz/Dokumentation
  9. Sicherheit
  10. Durch die schnelle Ablage, Zeit sparen
  11. Personalkosten sparen
  12. Durch das schnelle Vernichten, Zeit sparen

(Quelle: Bericht zu dem BMF-Projekt “Elektronische Archivierung von Unternehmensdokumenten stärken”)

Da kann einem vor lauter sparen schon ganz schwindelig werden. Alles in Allem sind die Vorteile als solche sicherlich groß genug um die häufig befürchteten Nachteile auszugleichen.

Individuelle Workflows erhöhen die Akzeptanz

Sicherlich gilt es bei der Einführung eines Systems zur digitalen Archivierung neue Organisationsstrukturen zu schaffen und neue Prozesse einzuführen. Diese können mit StarFinder® durch optimierte und individuelle Workflows an die gewohnten Arbeitsabläufe angepasst werden. Dies erhöht die Akzeptanz bei den Mitarbeitern erheblich.

Rechtssicher elektronisch archivieren

Die digitale Archivierung von Belegen ist zulässig, sofern sie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Wenn Sie also Belege nicht mehr in Papierform aufbewahren möchten, benötigen Sie ein revisionssicheres Archivsystem wie beispielsweise StarFinder®.

Zusätzlich zur Nutzung einer geeigneten Archivierungslösung muss vom Unternehmen eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. In der Verfahrensdokumentation muss genau beschrieben sein, wie Sie ihre Dokumente und Belege erfassen, empfangen, verarbeiten, ausgegeben und aufbewahren. Ein entsprechendes Muster finden Sie beispielsweise beim Deutschen Steuerberaterverband.

Kosten senken durch digitale Archivierung

So sehr sich die Archivierung in Papierform auch bewährt hat, so kostenintensiv ist sie jedoch auch. Sie können davon ausgehen, dass sich die digitale Archivierung innerhalb eines halben Jahres in Ihrem Unternehmen lohnen wird. Und sie hilft dazu noch Kosten einzusparen.

Digital archivieren Vorteile

Sicherheit und Datenschutz erhöhen

Sie haben Bedenken bezüglich der Sicherheit Ihrer Daten? StarFinder® gibt es als Komplettlösung inklusive Server und NAS. Das heißt, Sie haben die Möglichkeit alle Ihre Daten auf einem Server innerhalb Ihres Unternehmens zu archivieren. Der Zugriff von außen erfolgt über eine sichere VPN-Verbindung. Um Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen, gibt es eine ausgefeilte Benutzerverwaltung. So sieht jeder nur das, was für ihn bestimmt ist.

DMS oder digitales Archiv mit DMS-Funktionen?

Bleiben noch die Kosten. Ganz ehrlich, natürlich können Sie sich ein Dokumentenmanagementsystem für mehrere 10.000 Euro anschaffen. Die Frage ist ob Sie das wirklich brauchen. Ich gebe da immer wieder das Pareto-Prinzip in Bezug auf Excel als Beispiel an. 80 Prozent der Verwender von Excel nutzen etwa 20% der gebotenen Möglichkeiten. Genau so ist es wenn Sie als KMU ein Dokumentenmanagementsystem der Extraklasse anschaffen. 80% der dort vorhandenen Anwendungsmöglichkeiten werden Sie nie nutzen.

80% der Dokumente in Ihrem Unternehmen werden Sie wahrscheinlich nur einmal verwenden und niemals wieder suchen. Ist es also wirklich notwendig alle Dokumente in einem aufwendigen Ablage-Workflow zu verwalten? Mit Ihrem digitalen Archiv bestimmen Sie welche Dokumente einfach archiviert werden und welche einen individuellen Workflow benötigen. Und unabhängig von der Art der Ablage finden Sie 100% der abgelegten Dokumente jederzeit wieder.

Das digitale Archiv StarFinder enthält alles was Sie wirklich benötigen. StarFinder ist intuitiv bedienbar und bedarf daher keiner aufwendigen Schulung.

Sie können StarFinder® übrigens unverbindlich und kostenlos 30 Tage testen.

Melden Sie sich doch einfach an.

 

 

7 Mythen über die E-Mail-Archivierung

Der Trend geht immer mehr zu dem digitalen Postversand über. Dennoch, die Archivierung der E-Mails wird leider meist nicht so ernst genommen, wie die Archivierung von Dokumenten in Papierform. Nur ein geringer Anteil der Unternehmer nutzt für die Archivierung eine rechtskonforme Lösung.

Doch wie wird das Thema der E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen behandelt?

Wir helfen Ihnen, die 7 Mythen über die E-Mail-Archivierung aufzudecken!

1. Jede Mail muss archiviert werden

Die meisten Unternehmen denken, es muss jede E-Mail archiviert werden, sei es Auftragsbestätigungen oder Werbemails.
Es ist zwar richtig, dass die komplette Geschäftskorrespondenz für sechs bis zehn Jahre, je nach Art des Dokuments, ab Ende des Kalenderjahres aufbewahrt werden muss, Spam, Werbemittel oder Newsletter sind hiervon allerdings nicht betroffen. Diese E-Mails können Sie also ohne ein schlechtes Gewissen löschen und müssen diese somit auch nicht archivieren.

2. Jede Mail darf archiviert werden

Wie in Mythos eins bereits angedeutet, ist zwischen E-Mails, welche archiviert werden können und E-Mails, die archiviert werden müssen zu unterscheiden. Dennoch gibt es auch E-Mails, die unter keinen Umständen archiviert werden dürfen.
Es ist zwar eine Ausnahme, aber dennoch gibt es Unternehmen, welche den Mitarbeitern die private E-Mail-Nutzung gestattet. Diese Unternehmen werden laut Gesetz automatisch zum Anbieter von Telekommunikationsdiensten. Liegt keine eindeutige Erlaubnis der Mitarbeiter vor, so ist die Überwachung und Speicherung privater E-Mails nicht erlaubt.

3. Das Verbot privater Mails in Unternehmen ist juristisch ohne Alternativen

Viele Unternehmen sehen davon ab, private E-Mails zu verbieten. Hintergrund hierfür ist, dass mittlerweile die Social-Media-Nutzung in die Arbeit miteinbezogen wird. Die Nutzung der Netzwerke wie Facebook oder Twitter erfordert meist die E-Mail-Korrespondenz während der Arbeitszeit.

Effektiver als ein Verbot ist es, den Mitarbeitern andere Möglichkeiten für die E-Mail-Nutzung zu bieten. Wenn die Mitarbeiter beispielsweise ein weiteres, separates E-Mail-Konto besitzen, oder Ihnen die Nutzung von Freemail-Accounts gestattet wird, besteht keine Gefahr der fehlerhaften Archivierung.

4. Das E-Mail-Archiv muss verschlüsselt sein

Oftmals ist die Suche nach einem den Vorgaben entsprechenden Passwort die größte Hürde. Ein Passwort hat aber auch etwas Positives: Die eigenen Daten sind vor Verlust oder Missbrauch geschützt.
Es gibt keine gesetzliche Vorgabe, dass Sie Ihre Daten verschlüsseln müssen. Dennoch sollte jeder in seinem eigenen Interesse genau dies tun.
Eine rechtskonforme und technische Lösung bietet Ihnen die Möglichkeit zur Sicherung Ihrer Daten. Mitarbeiter, welche Zugriff auf die E-Mails brauchen, können durch Rechtevergabe oder Eingabe des Passworts ganz leicht auf die entsprechenden Daten zugreifen.

5. Bordmittel des E-Mail-Servers bieten alle nötigen Optionen

Nahezu alle E-Mail-Anbieter bieten nicht nur den Mailversand und –empfang an. Oft können auch Termine im Kalender sowie die eigenen Kontakte im Adressbuch gespeichert werden. All diese Daten werden auf dem E-Mail-Server gesichert. Durch zusätzliche Sicherung auf dem Endgerät des Anwenders, wird zwar die Datenmenge auf dem Mail-Server reduziert, die Compliance wird allerdings nicht geboten. Die Daten sind vor fremden Zugriff demnach nicht gesichert und für den Administrator ist die Verwaltung von hohem Aufwand geprägt.

Es ist daher unausweichlich, alle E-Mails revisionssicher, also unveränderbar, zu speichern. Hierfür ist eine serverbasierte Lösung optimal.

6. Ein E-Mail-Archivsystem garantiert Rechtskonformität

Viele und gerade die neueren Systeme steigern die Motivation zur rechtskonformen Archivierung. Allerdings liegt es immer an der Art der Bearbeitung und Archivierung der E-Mails. Systeme zur Archivierung dienen demnach zwar der Archivierung, jeder muss letztendlich aber darauf achten, dass die E-Mails vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind und revisionssicher gesichert werden.

7. E-Mail-Archivierung erfolgt nur aus juristischen Gründen

Grundlegend sind zusätzliche Sicherungen von Daten immer empfehlenswert, auch wenn dies nicht gesetzlich geregelt ist.

Versehentlich gelöschte oder durch einen Komplett-Absturz des Mailservers verlorene E-Mails können schnell und einfach wieder gefunden werden. Zusätzlich ermöglicht Ihnen eine Archivierung der E-Mails einen schnellen Sucherfolg der gesuchten E-Mail. Dies ist für Ihre Mitarbeiter eine leicht gewonnene Ersparnis an Zeit.

 

StarFinder® DIGITAL ARCHIV bietet Ihnen nicht nur eine serverbasierte und revisionssichere E-Mail-Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails. Sie können bereits vorab auswählen, in welche Dokumenten-Kategorie die E-Mails archiviert werden.

Zudem ermöglicht Ihnen die OCR-Auslesung eine einfache Volltext-Suche.

Nicht jeder soll auf die archivierten E-Mails Zugriff haben? Kein Problem! Durch die Rechtevergabe können Sie selbst entscheiden, welche Ihrer Mitarbeiter auf die E-Mails zugreifen dürfen.

 

Sie haben Fragen? Gerne zeigen wir Ihnen StarFinder® DIGITAL ARCHIV in Form einer kostenlosen Online-Präsentation!