Ersetzendes Scannen statt Papierberge

Arbeiten 2.0: Ersetzendes Scannen statt Papierberge

Viele mittelständische Unternehmen sind, wenn es um das Thema Digitalisierung geht, bereits weit vorne. Einige Unternehmen nähern sich dem Thema eher langsam und nicht wenige sind sehr vorsichtig und versuchen auszusitzen, was man nicht aussitzen kann. Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran und Aktenberge passen genauso wenig ins Bild eines modernen, zukunftsfähigen Unternehmens wie die gute alte Schreibmaschine.

Wie sieht die Situation in Unternehmen aus?

Für viele Firmen ist das „Ersetzende Scannen“ immer noch ein heißes Eisen.

Grundsätzlich dürfen Unternehmen, die zur Aufbewahrung bestimmter Dokumente verpflichtet sind, selbst entscheiden, ob sie weiterhin Papierdokumente in Aktenordner abheften möchten oder ob sie die Dokumente zur einfacheren, elektronischen Weiterverarbeitung digitalisieren.

Viele nutzen bereits die Vorteile eines modernen, digitalen Archivierungssystems oder planen die Einführung. Einige darunter sind trotzdem unsicher, ob die Behörden die digitalen Dokumente akzeptieren. So trifft man in der Praxis häufig auf doppelte Lösungen, bei denen Papierunterlagen zwar eingescannt und im digitalen Archiv abgelegt, aber zusätzlich noch als Papier-Original abgeheftet werden. Die Mitarbeiter haben doppelte Arbeit, statt von den zahlreichen Vorteilen und Erleichterungen des digitalen Archivs zu profitieren.

Ersetzendes Scannen

Unterschriftslose Papiere wie z. B. Rechnungen (in 99,9% der Fälle nutzloses Papier) füllen bei kleinen und mittelständischen Unternehmen massig beheizte Archivfläche und werden so gut wie nie mehr angesehen. Das „Ersetzende Scannen“ von Dokumenten und Belegen ist bereits gängige Praxis in großen Unternehmen und wird von der Finanzverwaltung anerkannt.

Mit den GoBD 2015 (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist der Weg frei für Unternehmen, die bei der Verwaltung von Akten auf das papierlose Büro setzen und Raum, Zeit und Geld sparen möchten.

Die GoBD erlauben es ausdrücklich: Papierbelege dürfen durch gescannte Dokumente ersetzt werden. Der Scanvorgang bedarf jedoch einer sog. Verfahrensdokumentation. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat eine Technische Richtlinie für das „Ersetzende Scannen“ veröffentlicht, die als Handlungsleitfaden dient.

Effiziente und rechtssichere Lösung

Seit dem 01.01.2015 müssen Sie alle handelsrechtlich und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumente in elektronischer Form korrekt aufbewahren. Mit dem digitalen Archiv StarFinder® legen Sie diese und alle anderen Dokumente und Akten revisionssicher und GoBD-konform ab.

Warum verwandeln Sie dazu nicht Ihr kostenintensives Aktenlager in einen aktiven Know-how-Pool für alle Mitarbeiter und sparen in diesem Zug bares Geld? Schaffen Sie ein digitales Wissensmanagement im Unternehmen, das in Sekundenschnelle abrufbar ist und nie verloren geht. Halten Sie Ihre Archivierungspflichten ein. Informieren Sie sich jetzt.

 

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