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Archivierung elektronischer Rechnungen – revisionssicher und GoBD-konform

Das Steuervereinfachungsgesetz vom 1. Juli 2011 hat es endlich möglich gemacht: Rechnungen auf elektronischem Weg zu versenden, wird immer üblicher. Kosten für Porto, Druck und Papier können damit eingespart werden. Aber ganz so einfach ist es dann doch nicht, denn jetzt ist die Archivierung Pflicht!

Die meisten Unternehmen wissen noch nicht, dass elektronische Rechnungen auch zwingend elektronisch archiviert werden müssen. E-Mails mit Rechnungsanhang ebenfalls. Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig. Der Gesetzgeber schreibt sogar das Datei-Format und Speichermedium vor.

Wird eine elektronische Rechnung nur ausgedruckt und nicht archiviert, so führt dies zum Verlust des Vorsteuerabzuges. In diesem Fall hat das Unternehmen gegen die Aufbewahrungspflicht verstoßen. Es handelt sich sogar um eine Ordnungswidrigkeit.

Neue Regelungen mit GoBD 2015

Bisher musste die Archivierung elektronischer Rechnungen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GOB), den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GOBS) sowie den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entsprechen.

Seit dem 01.01.2015 gelten neue Regeln für die Archivierung elektronischer Dokumente. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) lösen die bisher geltenden GDPdU und GoBS ab.

Die Archivierung elektronischer Rechnungen muss so erfolgen, dass diese während der Aufbewahrungszeit nicht geändert und jederzeit lesbar gemacht werden können.

Wie archiviere ich eine elektronische Rechnung?

Papier- und elektronische Rechnungen sind nach § 14b UStG zehn Jahre aufzubewahren. Während des gesamten Aufbewahrungszeitraums müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden (§ 14b Absatz 1 Satz 2 UStG n. F.).

Elektronische Rechnungen müssen in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind – und das 10 Jahre lang. Erhalten Sie z. B. eine Rechnung als PDF-Datei, muss diese Datei im PDF-Format aufbewahrt werden. Ist die Rechnung textlich in einer E-Mail versendet worden, muss die E-Mail mit dem kompletten Rechnungstext archiviert werden. Zudem müssen elektronische Belege während der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar, unveränderbar und maschinell auswertbar sein.

Ist eine Rechnung in strukturierter und maschinell auswertbarer Form eingegangen, z.B. als EDI- Datei, müssen Sie sicherstellen, dass die Rechnungen während der zehn Jahre Aufbewahrungszeit auch maschinell auswertbar bleibt. Wenn die empfangene EDI-Datei in eine Bild- oder PDF-Datei umgewandelt und die EDI-Datei vernichtet wird, ist dies aus steuerrechtlicher Sicht nicht zulässig.

Auch bei einem Web-Download, wenn beispielsweise eine Telefonrechnung heruntergeladen wird, muss der Eingang dokumentiert werden.

Wo archiviere ich die elektronische Rechnung rechtssicher?

Die Vorschriften verlangen eine revisionssichere, digitale Dokumentenablage. Ein zentrales, elektronisches Archivierungssystem, auf das Mitarbeiter nach einer bestimmten Rechtevergabe zugreifen können, schafft hier die nötige Ordnung.

Das DIGITAL ARCHIV StarFinder® ist intuitiv bedienbar, den gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich GoBD 2015 entsprechend und TÜV-zertifiziert. Unternehmen können mit StarFinder® alle Arten von Dokumenten digital ablegen. Auf diesem Weg wandelt StarFinder® im Handumdrehen ein passives Aktenlager in einen aktiven Know-how-Pool. In diesem kann google-artig das ganze Unternehmenswissen nach relevanten Inhalten durchsucht werden.

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