Elektronische Archivierung

Archivierung elektronischer Rechnungen

Elektronische Rechnungen bieten für Unternehmen jede Menge Vorteile.  Neben einer deutlichen Senkung von Kosten für Materialien und Porto  bringt die Einführung der elektronischen Rechnung auch eine nicht zu verachtende Zeitersparnis. Aber bei der Umstellung sollten sie dennoch einige wichtige Dinge beachten.

10 Merksätze für elektronische Rechnungen

  • Auch für elektronische Rechnungen gilt die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
  • Alle Rechnungen sind umsatzsteuerrechtlich gleich zu behandeln.
  • Zwischen dem Rechnungsaussteller und dem Rechnungsempfänger muss Einvernehmen  über den Empfang elektronischer Rechnungen bestehen.
  • Für jede Rechnung ist die Echtheit der Herkunft (»Authentizität«) und die Unversehrtheit des Inhalts (»Integrität«) zu gewährleisten.
  • Umsatzsteuerliche Pflichtangaben müssen für das menschliche Auge lesbar dargestellt werden.
  • Jede Rechnung muss die in §§ 14 Abs. 4, 14a UStG aufgezählten Pflichtangaben enthalten.
  • Alle Rechnungen müssen unveränderbar aufbewahrt werden.
  • Rechnungen dürfen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht oder vernichtet werden.
  • Papierrechnungen können unter bestimmten Voraussetzungen digitalisiert (gescannt) aufbewahrt werden.
  • Die Vorgänge müssen nachvollziehbar dokumentiert sein.
  • Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff (Umsatzsteuer-Nachschau und GDPdU)

Quelle: Bitkom – 10 Merksätze für elektronische Rechnungen

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