Daten in Ordnern sammeln

Archivierung von Alt-Dokumenten

Während der Einführung eines digitalen Archivs müssen die alten Aktenbestände in die neue elektronische Landschaft eingepflegt werden. Der Gedanke, jeden Ordner aus dem Schrank zu nehmen und jedes Dokument einzuscannen, klingt sehr aufwendig und zeitintensiv. Aber der einmalige Aufwand lohnt sich! Eine Akten-Archivierung bzw. – Digitalisierung kann auch von einem speziellen Dienstleister durchgeführt werden.

Bei Alt-Akten kann es ausreichend sein, die vollständige Akte in ein einziges PDF-Dokument zu scannen bzw. zu archivieren (also keine Vereinzelung der Dokumente oder Registertrennung) und mit einem speziellen Index zu versehen. Wenn die Akte benötigt wird, kann über eine OCR-Volltextsuche die Struktur teilweise wieder kompensiert werden.

Bessere Qualität durch Digitalisierung

Die analogen Informationen von Dokumenten erleiden bei jedem Kopiervorgang einen Qualitätsverlust. Bei einer Digitalisierung ist das anders. Digitale Inhalte sind sogenannte „diskrete Werte“, sie sind lesbar und somit dem digitalen Original gleichwertig. Oder sie sind nicht mehr lesbar, was durch redundante Speicherung vermieden werden soll.

Warum eine digitale Archivierung durchführen?

Immer mehr Informationen kommen auf elektronischem Weg ins Unternehmen bzw. werden dort elektronisch erzeugt (z. B. E-Mails, Office-Dokumente, etc.). Durch die getrennte Ablage der Dokumente stellen weder die Papierakten, die digitalen Ordner noch die E-Mail-Verzeichnisse den vollständigen fachlichen Sachverhalt dar. Es existiert kein Pool mit dem kompletten Unternehmenswissen. Das digitale Archiv fasst das ganze Wissensmanagement zusammen.

Zudem müssen gesetzliche Archivierungspflichten eingehalten werden. Seit dem 1.1.2015 gelten die neuen GoBD-Regeln für die Archivierung elektronischer Dokumente. Das digitale Archiv ermöglicht die relevanten Gesetze hinsichtlich Revisionssicherheit zu erfüllen.

Ein wichtiger Vorteil der Akten-Digitalisierung und -Archivierung ist die enorme Platzersparnis und der dadurch resultierende Kostenvorteil. Ein weiterer Pluspunkt ist die Arbeitszeitersparnis durch schnelleres Auffinden von Informationen. Per Mausklick können die Nutzer alle Dokumente in Sekundenschnelle am Computer betrachten, ausdrucken, mit anderen Programmen weiterverarbeiten oder per E-Mail versenden. Je schneller die richtigen Informationen zur Verfügung stehen, desto schneller können Entscheidungen gefällt und Kunden zufrieden gestellt werden. Die Material- und Lohnkostenersparnis ist ebenfalls zu erwähnen. In Ämtern und Behörden ist die digitale Aktenarchivierung die Basis für das funktionierende Verwaltungshandeln und maßgebend für das erforderte Wissensmanagement.

Nutzen Sie Ihren Scanner

Die meisten Unternehmen verfügen über einen Scanner. Wenn das nicht der Fall ist, macht es durchaus Sinn sich einen geeigneten Scanner anzuschaffen. Somit können Alt-Bestände digitalisiert und zukünftig bequem Papier-Dokumente im digitalen Archiv abgelegt werden. Bei der Anschaffung eines Dokumenten-Scanners sollten folgende Auswahlkriterien berücksichtigt werden:

  • Welche Dokumente sollen erfasst werden: handelt es sich hierbei um Bücher, Verträge, Personalakten oder Fotos?
  • Sollen die Dokumente im Stapel oder einzeln gescannt werden?
  • Wie viele Dokumente sollen am Tag/Woche/Monat eingescannt werden? Hier sollten saisonale Spitzen bedacht werden, denn zu bestimmten Zeiten kann eine Menge an Papierdokumenten auf einmal anfallen.

Ggf. müssen mehrere Scanner eingeführt und diese als Netzwerkgerät initialisiert werden, dadurch können mehrere Mitarbeiter – unabhängig ihres Standortes – darauf zugreifen.

Vom Aktenlager zum digitalen Know-How-Pool

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