Auch E-Mails müssen archiviert werden

Viele Unternehmen nutzen E-Mails heute ganz selbstverständlich im täglichen Kontakt mit Partnern und Kunden.  Anfragen werden beantwortet, Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge werden empfangen und versendet und mehr.

E-Mail sicher archivieren

Was viele Unternehmen nicht wissen ist, dass die komplette Geschäftskorrespondenz  bis zu zehn Jahre lang archiviert werden muss. Das gilt auch für Geschäftsbriefe, die als Anhang einer  E-Mail versendet werden. E-Mail-Anhänge müssen darüber hinaus auch dann archiviert werden, wenn die E-Mail ohne diese Anlagen unverständlich oder unvollständig sein würde.

Damit das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung auf diese Informationen zugreifen kann sind folgende Aspekte für die revisionssichere Archivierung von E-Mails besonders zu beachten:

Alle relevanten E-Mails und deren Dateianhänge müssen vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden.

Die Daten müssen maschinell auswertbar sein.

Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung

Die Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung des Verbandes “Organisations- und Informationssysteme e. V.”  erläutern, was dies konkret für die Archivierung elektronischer  Dokumente bedeutet und stellen somit einen hervorragenden Leitfaden dar:

  • Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
  • Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder  im Archiv selbst verloren gehen.
  • Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.
  • Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.
  • Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.
  • Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.
  • Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden.
  • Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.
  • Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem Sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden.
  • Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.
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