StarFinder® als Archiv der Geschäftsleitung

Mit StarFinder®, dem DIGITAL ARCHIV für Ihre Geschäftsleitung, verfügen Sie in nur 3 Schritten und geringem Zeitaufwand über ein Archiv, in dem Sie google-artig alle Dokumente und E-Mails nach sämtlichen Wort-Inhalten durchsuchen können!

  1. Schritt: DIGITAL ARCHIV installieren
  2. Schritt: E-Mail und Scanner einrichten
  3. Schritt: 4 Stunden Zeit für die Inbetriebnahme

Digitale Entscheidungsgrundlage

Entscheidungen im Bereich der Geschäftsleitung müssen heute immer öfter auf der Grundlage digitaler Dokumente getroffen werden. Die Einschätzung von Risiken und Chancen hängt maßgeblich davon ab, dass alle benötigten Daten, in der aktuellsten Version, dann zur Verfügung stehen, wenn sie tatsächlich erforderlich sind. Wer stundenlang nach den benötigten Daten und Dokumenten sucht, verschwendet Energie, Zeit und Geld.

Behörden fordern Nachweise oder Belege immer häufiger in elektronischer Form an. Wer am Nachweis der Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Belege scheitert, hat schlechte Karten. Dokumente die irgendwann, von irgendwem, irgendwo gespeichert wurden und deren Änderungshistorien nicht rekonstruierbar sind, wird sich die Finanzverwaltung nicht zufrieden geben. Das Stichwort heißt: „Revisionssichere Archivierung“.

Unabhängig von der bestehenden IT

Durch eine von der firmeneigenen IT getrennte digitale Archivierung wird der Zugriff auf kritische Daten deutlich beschränkt. Die Archivierung von Daten und Dokumenten in einem unabhängigen System wird häufig gerade von der Geschäftsleitung gewünscht, um zusätzlichen Datenschutz, erweiterte Datensicherheit und mehr Freiheit für strategische Entscheidungen zu erhalten. Dies ist gerade für die Bereiche Vertragswesen, Personal sowie Beteiligungen & Übernahmen von großer Bedeutung. Mit den Kenntnissen eines Key-Users verwalten Sie Ihr Archiv – ein spezielles „IT Know-How“ ist nicht erforderlich.

  • Sichern Sie die Zukunft Ihres Unternehmens durch die Digitalisierung Ihrer Geschäfts- und Abstimmungsprozesse
  • Nutzen Sie Ihr Archiv als effektive Lösung zur Digitalisierung Ihrer Prozesse
  • Sparen Sie durch die Digitalisierung Kosten, gewinnen Sie Rechtssicherheit und Transparenz
  • Schnelles Suchen und Finden begleitet Sie auf dem Weg in die digitale Zukunft

Erhöhte Manipulationssicherheit

Die seit 01.01.17 gültigen GoBD Vorschriften erfordern einen speziellen Umgang mit digitalen Daten in vielen weiteren Unternehmensbereichen – fragen Sie hierzu auch Ihren Steuerberater. Unser Digital Archiv hilft Ihnen, wenn erforderlich, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und zu pflegen. Ihre Daten liegen auf einem StarFinder® Server, der sehr hohen Anforderungen an Daten- und Manipulationssicherheit entspricht. Es handelt sich um eine bei Bedarf GoBD konforme Komplettlösung mit revisionssicherem Server und einer entsprechenden Datensicherung für Ihr Geschäftsleitungsarchiv.  Die Datensicherung erfolgt verschlüsselt auf ein von uns geliefertes Datensicherungssystem (i.d.R. über eine NAS im LAN des Kunden, allerdings räumlich getrennt).

Sicheres Backup

Backupoptimierung: Durch spezielle Methoden von Microsoft wird nahezu sichergestellt, dass ein Backup nicht infizierbar ist, sodass im Falle einer Infektion die Möglichkeit besteht, Ihren StarFinder® zeitnah wiederherzustellen. Dateien in Ihrem digitalen Archiv von StarFinder®  werden auf dem Server permanent von uns überwacht, sodass die neuen und gefährlichen Krypto-/Rabsomtrojaner Ihr DIGITAL Archiv bei Befall nicht vollständig infizieren können.

GoBD-konform und TÜV-geprüft

Auch in weiteren Unternehmensbereichen verhindert ein GoBD konformer Umgang (seit 01.01.2017) mit der elektronischen Belegablage, dass die Finanzverwaltung (Finanzamt) Ihre Buchführung verwerfen oder gar Ihre Umsätze schätzen kann. Der Steuerpflichtige allein ist für die Einhaltung der GoBD zuständig und muss die GoBD Regeln wie z.B.: Unveränderlichkeit der archivierten Daten sicherstellen (auch die sehr wichtige Verfahrensdokumentation !). Die Finanzbehörde wird in Zukunft vermutlich verstärkt die Ordnungsmäßigkeit der Buchführungssysteme prüfen (Buchungspraktiken / Verfahrensdokumentation etc). StarFinder®  bietet Ihnen eine TÜV-geprüfte Datensicherheit für Ihr DIGITAL ARCHIV.

Durch eine effektive Anbindung Ihrer diversen Systemen wie Buchführungsprogramm, ERP, CRM, Personalwesen schützen Sie Ihre Daten, erhalten schnellen Zugriff und haben bei Ausfall der führenden Systeme fast schon so etwas wie ein Notfallprogramm.

Lagerraum für Akten ist kostbar. Die Suche nach Dokumenten, Unterlagen und Informationen ist ein weitestgehend unsichtbarer Kostentreiber. Der Bundesfinanzminister sagt „Ja“ zum Schreddern von Rechnungen und steuerrelevanten Dokumenten unter bestimmten Bedingungen. Mit einem digitalen Archiv sparen Sie Zeit, Geld und Nerven und erlangen enorme Vorteile:

  • Google-artige Volltextsuche
  • Bei Bedarf Export der entsprechenden Akte zum Mitnehmen
  • Digitale Freigabeprozesse und Wiedervorlagen
  • StarFinder®  General Mail Archiv mit schneller und automatisierter Archivierung aller Exchange Mails

und vieles mehr.

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Jetzt Digitalisierungsprämie für Ihr Digital Archiv sichern

Digitalisierungsprämie beantragen und 50% Anschaffungskosten für Ihr digitales Archiv sparen.

Die Digitalisierung verändert die Arbeitswelt und damit auch die Anforderungen an kleine und mittlere Unternehmen tiefgreifend. Häufig mangelt es  KMU jedoch an den nötigen finanziellen Mitteln um schnell und erfolgreich digitale Projekte umzusetzen. Um Unternehmen auf dem Weg ins digitale Zeitalter einen kräftigen Schub zu versetzen, bietet das Land Baden-Württemberg Förderung in Form einer Digitalisierungsprämie an.

Die elektronische Archivierung ist einer der Grundbausteine bei der Optimierung von Geschäftsabläufen im digitalen Zeitalter.

In dem Digital Archiv StarFinder® sind Informationen und Dokumente jederzeit verfügbar. Die einfache Bedienbarkeit macht StarFinder® zur vielgenutzten, unternehmenseigenen Suchmaschine. StarFinder® ist die ideale Plattform für die Zusammenarbeit aller Mitarbeiter, und als System zur Sicherung des gesamten Unternehmenswissens.

Das Digital Archiv StarFinder® erleichtert den Umgang mit sowie das Finden von Dokumenten erheblich, darüber hinaus schafft es die Voraussetzung zur Erfüllung der Anforderungen gemäß GoBD 2015.

Mit der Digitalisierungsprämie gefördert, werden beispielsweise:

  • die Anschaffung digitaler Lösungen, die einen deutlichen Mehrwert für die betrieblichen Abläufe bieten.
  • die mit der Anschaffung verbundenen Dienstleistungen
  • die notwendigen Schulungen der Mitarbeiter/innen

Antragsberechtigt sind kleine und mittlere Unternehmen (KMU) aller Wirtschaftszweige, mit Sitz, Niederlassung oder einer Betriebsstätte in Baden-Württemberg, in der die geförderte digitale Lösung zum Einsatz kommt. Als KMU gelten hier Unternehmen, die folgende Kriterien erfüllen:

  • Vorjahresumsatz höchstens 20 Mio. Euro oder Vorjahresbilanzsumme höchstens
    20 Mio. Euro,
  • maximal 100 Beschäftigte (Vollzeitäquivalent),
  • Beteiligung eines Nicht-KMU am Unternehmen geringer als 25 Prozent und
  • öffentliche Beteiligung am Unternehmen geringer als 25 Prozent.

Gefördert werden Vorhaben mit Ausgaben von mindestens 5.000 und von weniger als 100.000 Euro.  Die Förderung beträgt 50 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 10.000 Euro.

Nutzen sie jetzt das Angebot der Landesregierung durch die Anschaffung und Implementierung Ihres unternehmenseigenen, digitalen Archivs. Wir informieren Sie gerne über die Möglichkeiten und unterstützen Sie bei Ihrem Antrag.

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Ich interessiere mich für ein DIGITAL ARCHIV und die damit verbundene Förderung und wünsche einen Rückruf.

Weitere Informationen zur Förderung finden Sie im Merkblatt “Digitalisierungsprämie”.

Es wird ernst! GoBD gelten ab 01.01.2017 in vollem Umfang

Ab dem 1. Januar 2017 gelten die Verordnungen der GoBD, inklusive der Regelungen aus dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom November 2010, uneingeschränkt. Das heißt: Die Schonfrist endet zum 31. Dezember 2016 endgültig.

Was sind die GoBD?

Die GOBD, oder „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, legen fest, wie die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) durch Softwaresysteme umgesetzt werden müssen. Dies beinhaltet die maschinelle Auswertbarkeit, die Verfahrensdokumentation, das interne Kontrollsystem und die elektronische Archivierung sowie den Datenzugriff der Finanzbehörden.

Konkret bedeutet das, dass für jedes in der Buchhaltung eingesetzte DV-Verfahren eine Dokumentation der organisatorischen und technischen Prozesse benötigt wird. Dazu zählen elektronische Kassen- und Warenwirtschaftssysteme sowie Archiv- und Datenmanagementsysteme.

Doch nicht nur Belege aus eigenen DV-Systemen, sondern auch elektronisch empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sind innerhalb eines digitalen Archivs im Ursprungsformat aufzubewahren. Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist müssen die Dokumente jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Die GoBD als Chance

Was durch die GoBD zur Pflicht wird, ist von großem Nutzen für jedes Unternehmen, wird hier doch nichts anderes verlangt als die digitale Archivierung digitaler Dokumente. Auch kleine Unternehmen können jetzt das aufbauen, was bisher großen Unternehmen vorbehalten war: Ein eigenes Digital Archiv in dem man in google-artiger Manier nach jedem beliebigen Dokumenteninhalt suchen und jedes Dokument ohne den geringsten Ablageaufwand wieder finden kann.

Bei einer automatisierten digitalen Archivierung hält sich die Mehrarbeit deutlich in Grenzen und die Vorteile überwiegen. Jeder Mitarbeiter erhält einen schnellen Zugriff auf seine wichtigen Dokumente und das komplette Unternehmenswissen, das erspart viel Zeit bei der täglichen Suche nach Informationen.

Was ist zu tun?

Software-Systeme und Prozesse, die mit steuerrelevanten Daten zu tun haben, müssen den Anforderungen der GoBD genügen.

Zur Erfüllung der Anforderungen der GoBD hinsichtlich Datensicherheit, Unveränderbarkeit, Aufbewahrung als auch der maschinellen Auswertbarkeit, der elektronischen Aufbewahrung und Erfassung, der Nachvollziehbar- und Nachprüfbarkeit sowie der Regelungen zum Datenzugriff ist eine rechtssichere Archivierungslösung unverzichtbar.

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Was müssen Sie beachten?

Mehrere der neuen Vorgaben machen Anpassungen in den kaufmännischen Prozessen notwendig, zumindest aber die Überprüfung vorhandener oder die Erstellung neuer Verfahrensdokumentationen.

Direkte Auswirkungen haben die GoBD durch die Einführung zeitgerechter Buchung und Authentizität von Belegen. Während viele Unternehmen üblicherweise einmal im Monat buchen, müssen unbare Geschäftsvorfälle nun innerhalb von 10 Tagen und Eingangsrechnungen innerhalb von 8 Tagen erfasst werden. Kassenaufzeichnungen grundsätzlich täglich erfolgen sollten.

Elektronische Archivierung ist der Papierablage gleichgestellt. Die elektronische Buchführung und die elektronische Archivierung steuer- und handelsrechtlicher Belege sind nach den gleichen Prinzipien zu bewerten wie die Ablage in Papierform.

Steuerlich relevante Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden, wobei gescannte Papierdokumente das Original ersetzen können. Umgekehrt gilt das nicht. Eine Rechnung, die Sie als PDF erhalten, muss auch als PDF aufbewahrt werden.

Es ist ausdrücklich erlaubt, Papierbelege durch gescannte Dokumente zu ersetzen. Das heißt, Unternehmen und Freiberufler können viel Platz, Raum und Geld einsparen. Der Prozess der Papiervernichtung ist in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben, damit Betriebsprüfer alle Abläufe schnell verstehen und nachvollziehen können.

Wesentliche Voraussetzung für die Umsetzung der neuen Vorschriften ist die „Verfahrensdokumentation“. In der Verfahrensdokumentation müssen Unternehmen genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.  Die Verfahrensdokumentation soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Archivierung innerhalb eines Unternehmens darstellen.

Die Lösung

Archivieren Sie alle Dokumente zentral, vollständig, GoBD-konform und revisionssicher in Ihrem digitalen Archivierungssystem.

Mit dem Komplettsystem StarFinder® DIGITAL ARCHIV lassen sich die gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen an eine korrekte und ordnungsgemäße Buchführung umsetzen und erfüllen.

StarFinder® ist die einzigartige Suchmaschine für Informationen, Dokumente, Dateien, E-Mails u. v. m. in Ihrem hausinternen Netzwerk. DasDigital Archiv ist die Komplettlösung inkl. versiegelter Hardware und ist rechtskonform für die Archivierung gem. GoBD 2015.

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Sommer? Sonne? Urlaubszeit!

Liebe Kunden und Partner,

am Strand Sonne tanken, gemütliche Grill- und Gartenfeste feiern, schwimmen, segeln oder Rad fahren – der Sommer hat viel zu bieten.

Die Urlaubszeit steht vor der Tür

Auch das StarFinder®-Team gönnt sich eine kleine Auszeit. Vom 15. bis 26. August 2016 haben wir Betriebsferien. In dringenden Fällen steht für SLA-Kunden die E-Mail-Adresse: support@netcontrol.de zur Verfügung.

Ab dem 29. August 2016 sind wir wieder wie gewohnt für Sie erreichbar.

Wir wünschen Ihnen erholsame und sonnige Tage!

Ihr Netcontrol-Team

 

StarFinder® Oster-Gewinnspiel: And the winner is…

Zu Ostern erreichte uns ein tolles Dankeschön von unserem langjährigen Partner „SIEBER EDV“ für unsere Unterstützung bei einem Info-Nachmittag zu StarFinder® bei der Handwerkskammer in Wiesbaden: Mehrere Schokoladen-Osterhasen grinsten uns fröhlich aus dem Paket an.

Unter dem StarFinder® Motto „…finden statt suchen“ riefen wir ein kleines Oster-Gewinnspiel ins Leben.

Oster-Gewinnspiel 2016

Zu Ostern stand das Suchen wieder hoch im Kurs, denn wer uns die richtige Zahl unserer Milka Osterhasen auf dem Bild per E-Mail zusandte, gewinnt einen neuen PlusTek Scanner A 150 im Wert von über 500 EUR. Mit dem Einsendeschluss am 24. März 2016 wurde das Oster-Gewinnspiel beendet.

Neun lila Osterhasen hatten sich auf unserem Bild versammelt.

Zahlreiche richtige Antworten erreichten uns – an dieser Stelle vielen Dank für die rege Teilnahme. Mitte April hat das Los entschieden und der Gewinner steht fest: Herr Marcel Kipp von Stapler Center Pieckert GmbH.

Herzlichen Glückwunsch, Herr Kipp!

Ein toller Preis

Der PlusTek Scanner A 150 ist einfach easy: Keine Knöpfe, keine Rätsel, intuitiv, reduziert und adaptiv, schnell und benutzerfreundlich in nur 3 Schritten, scannt auch an mobile Endgeräte und in die Cloud, einfachste Installation, Plug & Scan.

Der Scanner kann ohne Anschluss an einen externen Computer eingesetzt werden. Der 7″ Multi-Touch-Monitor ermöglicht eine spielend einfache Bedienung.

So geht das „Ersetzende Scannen“ noch leichter von der Hand.
Einfach Scannen mit PlusTek. Einfach Archivieren mit StarFinder®.

Viel Spaß und Erfolg mit dem Gewinn!