… für E-Mail


StarFinder Outlook Integration


E-Mails haben sich zum wichtigsten Kommunikationsinstrument in und zwischen Unternehmen entwickelt und beinhalten wertvolle Daten und Informationen, die gesetzlichen Anforderungen unterliegen.

Der Verlust von E-Mails, resp. den darin enthaltenen Informationen, kann zu erheblichen Schäden führen. Die langfristige Archivierung von vorgangsrelevanten E-Mails ist eine unverzichtbare Notwendigkeit – nicht nur um den Anforderungen der GoBD 2015 zu genügen.

Welche E-Mails müssen archiviert werden?

StarFinder bietet volle Outlook IntegrationViele wichtige Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen, Kommunikation mit Banken und Versicherungen, Auftragsbestätigungen u. v. m. werden heute per E-Mail versendet. Geltende rechtliche Anforderungen wie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) verpflichten Unternehmen deshalb zur Archivierung dieser “handelsrechtlichen Briefe”.

Die grundsätzliche Frage, welche E-Mails archiviert werden müssen, beantwortet mit § 147 AO das Steuerrecht. Nach dieser Vorschrift müssen alle ein- und ausgehenden Handels- und Geschäftsbriefe langfristig archiviert werden. Darunter fällte jeder Schriftwechsel, der “ein Geschäft vorbereitet, abwickelt, rückgängig macht oder abschließt”. Das beinhaltet beispielsweise Aufträge, Reklamationsschreiben, Rechnungen, Zahlungsbelege oder Verträge. Nicht als Handelsbriefe zählen dagegen reine Werbesendungen oder Angebote, die nicht zu einem Abschluss geführt haben.


Wie müssen E-Mails archiviert werden?

E-Mails müssen über die Dauer der Aufbewahrungsfrist einschließlich der angehängten Dateien im Original (d. h. digital und nicht als Ausdruck auf Papier) wie folgt archiviert werden:

  • vollständig
  • manipulationssicher
  • jederzeit verfügbar und
  • maschinell lesbar

Dabei ist unbedingt zu beachten, dass nicht jede Person Zugriff auf alle archivierten E-Mails hat, um den Anforderungen des betrieblichen Datenschutzes (BDSG) gerecht zu werden. Darüber hinaus muss sichergestellt sein, dass private E-Mails von Mitarbeitern aus Datenschutzgründen nicht archiviert werden. Wenn Sie also alle E-Mails automatisiert archivieren, empfiehlt es sich die private Nutzung des geschäftlichen E-Mail-Kontos z. B. zu untersagen.

StarFinder® entspricht den gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich GoBD und ist bezüglich Datensicherheit TÜV-zertifiziert.

StarFinder® bietet alles …

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