… für Prozesse


Workflows und Prozesse im digitalen Archiv


Liegt eine Lieferanten-Rechnung oder ein QM-Dokument zur Freigabe vor? Meist sind in Unternehmen mehrere Mitarbeiter an solchen Vorgängen zur Prüfung und Freigabe beteiligt – mit Papier ist das eine aufwändige Sache. 

StarFinder® Digital Archiv enthält in der Standardversion bereits einen vollständigen Workflow zur Freigabe von Dokumenten. Zusätzlich können noch spezielle Workflows integriert und individuelle Workflows entwickelt werden, die den Anforderungen bereits vorhandener Prozesse entsprechen.

Beispiel – “E-Rechnungen”

Elektronische Rechnungen können direkt aus der “Inbox” von StarFinder® als Workflow gestartet werden. Mit Rechnungen aus Papier ist das Verfahren ebenfalls sehr einfach: Scannen Sie die Rechnung zunächst ein, diese wird dann ebenfalls direkt an die “Inbox” übergeben und von dort kann der Kreditoren-Workflow sofort gestartet werden.

In den Kreditoren-Workflow werden alle Mitarbeiter eingegeben, die daran teilnehmen sollen und deren Aufgaben definiert. Sollte sich ein Mitarbeiter im Urlaub befinden oder krank sein, kann die entsprechende Vertretung ausgewählt werden. Unmittelbar nach dem Start des Kreditoren- Workflows erhalten die beteiligten Mitarbeiter, Information darüber. Jeder kann nun – ggf. auch ortsunabhängig – den Workflow mit der Rechnung prüfen und über die Freigabe entscheiden.

Auf diese Weise wird keine Rechnung mehr vergessen, denn im Workflow wird auch das Zahlungsziel bzw. die Skontofrist hinterlegt. Nach dem endgültigen Abschluss des Vorgangs werden die Dokumente in StarFinder® archiviert. Durch den geschlossenen Prozess und die Archivierung auf entsprechenden Medien werden sämtliche Belege GoBD-konform und revisionssicher aufbewahrt.

Beispiel – QM-Workflow

Mit einem intuitiv bedienbaren QM-Workflow verwalten und lenken QMBs Dokumente sicher und effizient. Mitarbeitern können nach Bedarf individuelle Zugriffsrechte eingeräumt werden. Einfacher und übersichtlicher kann das betriebliche Qualitätsmanagement kaum realisiert werden.

Die rollenbasierte Zuordnung von Benutzern als Inhaber, Leser, Ersteller und Prüfer von QM-Prozessen ermöglicht eine einfache Pflege und Rückverfolgbarkeit der Aufgaben in allen relevanten QM-Dokumenten. Die integrierte Wiedervorlage ermöglicht die Überprüfung der Wirksamkeit von Aufgabenergebnissen.

Durch eine frei skalierbare Wiedervorlage werden ausgewählte Mitarbeiter und Verantwortliche an festgelegte Fristen erinnert oder gezielt auf neue und geänderte Dokumente aufmerksam gemacht. Die nachvollziehbare Workflow- und Dokumenten-Historie mit Kommentarfunktion ermöglicht es QM-Beauftragten Stellenbeschreibungen, Formblätter und Dienstanweisungen kontinuierlich zu verbessern.

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