Einführung eines digitalen Archivs: Das müssen Sie beachten!

Auch wenn die Digitalisierung inzwischen immer mehr zunimmt, gibt es kaum ein Unternehmen, welches auf die Nutzung von Akten in Papierform vollständig verzichtet. Oftmals haben Unternehmen Angst davor, die Akten abzuschaffen. Doch auch bei Einführung eines digitalen Archivs werden die Akten nicht komplett abgeschafft, denn diese können auch in digitaler Form Anwendung finden.

Nachfolgend finden Sie Tipps für die erfolgreiche Einführung eines Digital Archivs.

Gute und strukturierte Vorbereitung

Der erste Schritt bei der Planung ist die Überprüfung und sorgfältige Dokumentation der aktuellen Prozesse.

Kennzahlen helfen dabei, sich einen Überblick über die Unternehmenssituation und das Optimierungspotential in Bezug auf die Digitalisierung zu verschaffen. Kennzeichen können hierbei sein:

  • Anzahl der Suchvorgänge pro Tag
  • Zeitaufwand für das Ablegen je Dokument
  • Zeitaufwand für das Durchsuchen je Akte
  • Zeitaufwand für die Erfassung und Einsortierung
  • Größe des Archivs
  • Monatliche Miete des Archivs

Durch die Erhebung der Kennzahlen werden Optimierungsmöglichkeiten erkannt und herausgearbeitet.

Dokumentieren Sie aktuelle Prozesse!

Ein digitales Archiv kann nur dann erfolgreich geführt werden, wenn die aktuellen Prozesse eindeutig sind. Eine geordnete Ablagestruktur kann also nur dann erfolgen, wenn die Struktur des Unternehmens vollständig dokumentiert ist. Eine zentrale Rolle spielen hier also die Fragen

  • Welche Art von Dokumenten liegt im Unternehmen vor?
  • Wie werden diese Dokumente abgelegt, verarbeitet und vernichtet?

Was ist die IT-Infrastruktur im Unternehmen?

Für die Einführung eines digitalen Archivs spielen auch die Bestandssysteme eine wichtige Rolle. Bei der Suche für das geeignete System ist es wichtig, ob Schnittstellen für die aktuellen Systeme möglich sind. Unternehmen müssen sich also die Fragen stellen

  • Wird ein ERP-System genutzt?
  • Welche Buchhaltungssoftware wird verwendet?
  • Welches Betriebssystem wird genutzt?
  • Ist ein CRM-System im Einsatz?

Die Implementierung des zukünftigen Prozesses

Sobald die oben aufgeführten Schritte durchgeführt und klare Ziele gesetzt wurden, kann die Einführung des neue Digital Archivs geplant und umgesetzt werden.

Einscannen der Altdokumente

Damit das Digital Archiv auch vollständig genutzt werden kann, sollten zunächst alle Dokumente, egal ob in Papierform oder digital, welche vor der Einführung des digitalen Archivs angefallen sind, eingescannt und digitalisiert werden. Erst wenn ALLE Dateien und Dokumente im Archiv abgelegt sind, kann die Suchzeit deutlich verringert und das digitale Archiv uneingeschränkt genutzt werden. Viele Unternehmen ziehen oft Teilzeitkräfte oder gar externe Scan-Dienstleister hinzu. Dies empfiehlt sich jedoch nur bei einer hohen Anzahl an Dokumenten. Bevor mit dem Scannen gestartet werden kann, muss folgendes geklärt sein:

  • Sollen die Dokumente einzeln eingescannt oder doch stapelweise verarbeitet werden?
  • Welcher Scanner ist für die Menge der Dokumente geeignet?
  • Sollen Dokumente zentral oder dezentral eingescannt werden?
  • Ab welchem Zeitpunkt sollen die Dokumente im Unternehmen eingescannt werden?

Die Archivierung der Dokumente

Alle Dokumente werden in Ihrem Digital Archiv revisionssicher und in langfristig verfügbaren Dateiformaten archiviert. Alle Informationen hierzu haben wir für Sie bereits in dem Artikel „Was bedeutet revisionssichere Archivierung“ zusammengefasst.

Die GoBD legt zum einen fest, dass ab sofort alle in einem Unternehmen elektronisch erzeugten Dokumente zwingend elektronisch archiviert werden müssen. Darüber hinaus fordert die GoBD aber auch eine Verfahrensdokumentation.
In dieser wird detailliert beschrieben, wie im Unternehmen Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Mehr hierzu finden Sie in dem Artikel „Informationen zur Verfahrensdokumentation“.

Die Nutzung und das konsequente Arbeiten mit StarFinder® DIGITAL ARCHIV

Die digitale Archivierung bringt nicht nur den großen Zeitvorteil mit sich, auch die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb von Abteilungen und Teams wird gefördert.

  • Einfach

Alle digitalen Dokumente stehen Ihnen jederzeit in der gewohnten Arbeitsoberfläche zur Verfügung und können mit der googleartigen Suchfunktion einfach gefunden werden.

  • Schnell

Die Dokumente sind nach geringer Suchzeit schnell auffindbar. Unter Anwendung von elektronischen Akten können Sie Ihre Suchergebnisse sogar filtern, so dass Sie das gesuchte Dokument noch schneller finden.

  • Produktiv

Mit dem Reminder von StarFinder® DIGITAL ARCHIV verpassen Sie keine Frist mehr! Durch das Hinzuziehen von Workflows können Sie die Dokumente sogar voll automatisiert an Ihre Kollegen zur Prüfung weitergeben.

Einbeziehung der Mitarbeiter!

Für die erfolgreiche Nutzung des Archivs ist es wichtig, dass auch wirklich alle Mitarbeiter damit arbeiten und es keinerlei Ausnahmen gibt. Motivieren Sie hierzu, wenn nötig, Ihre Mitarbeiter durch das „Wir-Gefühl“.

  • Binden Sie alle Mitarbeiter aktiv in die Einführung des neuen Systems ein
  • Buchen Sie Schulungen für Ihre Mitarbeiter
  • Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter

Auch wenn Sie zunächst kritischen Mitarbeitern begegnen, spätestens wenn diese Mitarbeiter mit StarFinder® DIGITAL ARCHIV arbeiten, erkennen Sie die wohl größten Vorteile: Benutzerfreundlichkeit und Übersicht!

Was bietet StarFinder® DIGITAL ARCHIV?

StarFinder® DIGITAL ARCHIV bietet Ihnen unter anderem die

  • Anbindung an Ihr ERP-System
  • Anbindung an DATEV
  • Automatische E-Mail-Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails sowie die Module
  • Workflow
  • Reminder
  • etc.

Sie möchten frischen Wind in Ihr Unternehmen bringen? Ihr Akten-Archiv soll der Vergangenheit angehören, alle Dokumente sollen digitalisiert werden und die Unternehmensprozesse erleichtert werden? Wir unterstützen Sie – nicht nur in der Planung sondern auch als Scan-Dienstleister!
Ebenso stehen wir Ihnen auch nach Einführung jederzeit für Schulungen oder Workshops zur Verfügung!

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Volltextindizierung durch OCR – Damit Sie finden, was Sie suchen

Lieferscheine, Rechnungen, Verträge und Auftragsbestätigungen sind nur ein Teil des täglich anfallenden Papiervolumens im Büroalltag. Wer alle diese Schriftstücke in Ordnern abheftet, stößt bei der Suche nach einem bestimmten Dokument schnell an die Grenzen des Möglichen.

Wer Dokumente schnell und intuitiv finden möchte, sollte seine Dokumente also so ablegen, dass diese durchsuchbar sind. Am einfachsten geht das mit einem digitalen Archiv, das über eine OCR-Texterkennung verfügt.

Mit einer durch OCR ermöglichten Volltextsuche finden Sie in Sekundenschnelle die Dokumente, in denen ein oder mehrere Ihrer Suchbegriffe enthalten sind. Das funktioniert natürlich auch für die Suche nach Rechnungsnummern, Firmennamen oder Adressen.

Sie müssen das gesuchte Dokument dann nur noch aus der Suchergebnisliste öffnen.

Damit das klappt, muss die vom Scanner erzeugte Bilddatei aber zunächst per Texterkennung oder Optical Character Recognition (OCR) in eine Textdatei umgewandelt werden.

Wie arbeitet die OCR?

Üblicherweise werden Dokumente in Papierform durch das Einscannen digitalisiert. Als Ergebnis liefert der Scanner ausschließlich Rastergrafiken in Form von Bilddateien oder PDFs zurück, erkennt dabei jedoch die tatsächlichen Inhalte.

Hier setzt die OCR an. Die OCR (Optical Character Recognition) gleicht die im Bild vorhandenen Informationen mit Mustern ab, um enthaltene Einzelzeichen zu erkennen und diese wieder zu Wörtern zusammenzusetzen. Durch dieses Verfahren ist es möglich, Textinformation aus Bilddateien zurückzugewinnen, um diese dann elektronisch durchsuchbar zu machen.

Dies funktioniert nicht nur mit gescannten Dokumenten, sondern natürlich auch mit Bildern. Das bedeutet, dass Sie ohne weiteres auch Belege mit Ihrem Smartphone fotografieren und im digitalen Archiv ablegen können. Die OCR erkennt zuverlässig die enthaltenen Zahlen und Wörter und liefert dadurch bei einer Suche das gewünschte Ergebnis.

Texterkennung macht gescannte Informationen also leichter lesbar und durchsuchbar. Durch die Durchsuchbarkeit der Dokumente entfällt die zwingende, manuelle Verschlagwortung und Kategorisierung von Dokumenten.

Die OCR im digitalen Archiv

Die Zielsetzung ist, Papiere und elektronische Daten und Dokumente gezielt und komfortabel zu erfassen, auszulesen und auffindbar zu archivieren.

Digitale Archivierung ermöglicht nicht nur die Vereinfachung und Rationalisierung von Unternehmensprozessen. Das einfache und schnelle Finden von Dokumenten schafft eine entspannte Arbeitsatmosphäre und sorgt für mehr Zeit, die Sie für wichtigeres als die Suche verwenden können.

Nutzen Sie den schnellen Zugriff auf gescannte Dokumente und Belege aller Art und eliminieren Sie gleichzeitig überflüssige Lagerkosten.

StarFinder® verwendet für die Texterkennung die branchenführende Software zur optischen Zeichenerkennung und Bildverarbeitung. Verbringen Sie nie wieder Zeit damit Dokumente abzutippen oder zu verschlagworten.

Wir haben Ihr Interesse geweckt? Gerne zeigen wir Ihnen in Form einer unverbindlichen Onlinepräsentation, wie StarFinder® mit der OCR arbeitet.
Kontaktieren Sie uns doch einfach telefonisch oder über unser Kontaktformular zur Vereinbarung eines Termins!

 

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Die größten Zeitfresser im Büro

Surfen im Internet, ständige Meetings, unnötige E-Mails, die Suche nach Dokumenten und die Unordnung auf dem eigenen Schreibtisch – überall im Büro lauern Zeitfresser, die unsere tägliche Arbeit unterbrechen und verhindern, dass wir unsere eigentlichen Aufgaben erledigen. Man macht zwar ständig irgendwas, geht aber am Abend mit dem Gefühl nach Hause, nichts geschafft zu haben.

Wer sich auf die Suche nach seinen persönlichen Zeitfressern macht, kann meist schnell seine persönliche Top-Ten erstellen und natürlich liefert auch die Recherche im Internet Unmengen an Ergebnissen in Form von Blogbeiträgen, Umfragen und Studien.

Einige der interessantesten Ergebnisse möchte ich Ihnen heute vorstellen.

Technikprobleme

Für eine Studie im Auftrag von Sharp Business Systems im Jahr 2016 hat Censuswide 6045 Bürokräfte aus verschiedenen Branchen in neun Ländern Europas befragt, davon 1015 in Deutschland. Die Befragten sollten dabei selbst einschätzen, wie viel Zeit sie aufgrund technischer Probleme verlieren.

Ergebnis:

Bürokräfte verbringen pro Tag durchschnittlich 22 Minuten mit der Suche nach schwer auffindbaren Dokumenten und Bildern im Netzwerk ihres Unternehmens. Weitere 8 Minuten vergehen beim Warten auf das Hochfahren und Aufwärmen von Druckern. Nochmals 9 Minuten dauert dann das Ausdrucken von Dokumenten.

Eine unübersichtliche Dokumentenablage ist laut Umfrage das gravierendste Problem für deutsche Angestellte: 31 % der Befragten geben an, dass sie Zeit verlieren, weil Dokumente nicht leicht aufzufinden oder zu teilen sind. 25 % klagen über veraltete Technologien, die ihnen ein effizientes Arbeiten erschweren.

Die Future Workforce Study vom IT-Dienstleister Dell, der weltweit Angestellte nach ihrem Arbeitsalltag befragt hat, tendiert in die selbe Richtung.

Laut Dell-Studie sind für 19 % der Befragten „langsame oder fehlerhafte Geräte“ die größten Zeitfresser. Weitere 18 % nennen „langsame oder fehlerhafte Software“.

Zeitfresser Dokumentensuche

Zu einem ganz ähnlichen Ergebnis kommt auch eine aktuelle Studie, für die Kyocera zusammen mit dem Portal Statista 1000 Mitarbeiter, Freiberufler und Teilzeitkräfte aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen befragt hat.

Laut Studie verbringen 67 % der Büroarbeiter viel Zeit mit der Suche nach Informationen in Rechnungen, Aufträgen, Konzepten, Korrespondenzen, Vorlagen oder anderen Dokumenten. Dies mindert natürlich auch die Produktivität in vielen anderen Unternehmensbereichen, da kaum ein Prozess im Unternehmen ohne Dokumente auskommt.

Unterbrechung durch E-Mails

Der Tracking-Software-Anbieter officetime.net befragte im Jahr 2014 rund 1.300 Personen und ermittelte E-Mails als größten Produktivitätskiller.

Ergebnis:

  • 43,5 % der Befragten gaben an, für die Bearbeitung der E-Mails täglich zwischen ein und vier Stunden ihrer Arbeitszeit zu benötigen.
  • 42,3 % der Befragten gaben an, täglich bis zu vier Stunden in Meetings zu verbringen, statt sich den eigentlichen Aufgaben zu widmen.
  • 21,8 % der Befragten berichteten, dass sie täglich einen großen Teil ihrer Arbeitszeit damit verbringen, im Internet zu surfen.

Nur drei von fünf Arbeitstagen sind effizient

Gemeinsam mit der AKAD-Hochschule in Leipzig hat Jürgen Kurz die größte Online-Befragung zur Arbeitseffizienz durchgeführt.

Diese Studie kommt zu dem Schluss, dass Ablenkungen wie Such- und Wartezeiten, unwichtige Anrufe oder Unterbrechungen durch Kollegen und Ineffizienzen wie unklare Absprachen, Datenverlust oder Schnittstellenprobleme aufsummiert zwei Tage in der Woche ergeben.

Ergebnis:

  • Der Arbeitszeitverlust durch Ablenkungen beträgt durchschnittlich 23 %
  • Bis zu 2 Stunden am Tag werden zur Bearbeitung von E-Mails aufgewendet
  • 19 % ihrer Arbeitszeit verbringen die Teilnehmer in Besprechungen. Dabei werden im Durchschnitt lediglich 60 % der besprochenen To-Dos umgesetzt.
  • Durchschnittlich 13 % Suchzeiten fallen täglich an

Das Smartphone lenkt ab

Eine US-Studie von Careerbuilder.com, bei der mehr als 2.000 Personalchefs und HR-Professionals sowie über 3.000 Vollzeit-Arbeitnehmer in Amerika befragt wurden, identifiziert im Gegensatz zu den bisher genannten Studien, das Smartphone als schlimmsten Produktivitätskiller.

Ergebnis:

  • 50 % der Befragten gaben an, dass Arbeitnehmer sich durch Ihr Mobiltelefon ablenken lassen
  • Klatsch und Tratsch im Büro gaben 42 % der Befragten als Zeitfresser an
  • Privates Surfen nennen 39 % der Personalverantwortlichen als Produktivitätskiller
  • 38 % lassen sich von Facebook, Twitter und Co. von ihren Aufgaben ablenken

Zeitfresser eliminieren

Zeitfresser sind zu einem großen Teil vom persönlichen Arbeitsumfeld, als auch von der eigenen Arbeitsweise abhängig. Es lohnt sich daher immer zu identifizieren, warum genau irgendwo Zeit verschwendet wird. Allerdings zeigt sich im Überblick der Studien, dass gerade die Suche nach Dokumenten und Informationen die Produktivität in enormem Masse einschränkt.

Mit dem digitalen Archiv StarFinder® reduzieren Sie Suchzeiten drastisch und optimieren damit den Arbeitsablauf im gesamten Unternehmen. E-Mails und Dokumente werden jederzeit schnell gefunden, können mit Kollegen einfach geteilt und in Prozessen jederzeit verarbeitet werden.

Mit der passenden Technik (Computer, Drucker, Scanner mit Vorlageneinzug) und einem digitalen Archivierungssystem sparen Sie erheblich Zeit ein.

Gerne senden wir Ihnen Informationsmaterial per E-Mail zu oder präsentieren Ihnen unser System zur digitalen Archivierung ganz bequem und zeitsparend online. Ihre Daten sind bei uns selbstverständlich in guten Händen und werden nicht an Dritte weitergegeben.

 

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Wie KMU von der Digitalisierung profitieren

Digitalisierung und die damit verbundenen Prozesse werden noch immer als ein Thema wahrgenommen, dass zumeist nur große Unternehmen betrifft. Aber auch kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) bieten sich durch die Digitalisierung Chancen sich weiterzuentwickeln. 

Angesichts des digitalen Wandels haben die meisten großen und mittelständischen Unternehmen bereits Konsequenzen gezogen. Prozesse in der Organisation, der Kommunikation, dem Marketing und in vielen anderen Bereichen werden mehr und mehr digitalisiert. Kleine und mittelständische Unternehmen sind hier oft noch deutlich zurückhaltender und setzen auf vertraute und bewährte Methoden.

Skepsis gegenüber digitalen Lösungen

Befragt man Geschäftsführer in kleinen Unternehmen zu den Gründen für die Zurückhaltung, stößt man häufig auf Skepsis gegenüber digitalen Lösungen. In vielen kleinen Unternehmen herrscht Unsicherheit darüber, wie Mitarbeiter mit den digitalen Herausforderungen und Werkzeugen zurechtkommen. Und natürlich fürchten viele KMU die entstehenden Kosten.

Der Wandel zu einer immer stärkeren Digitalisierung aller Lebensbereiche ist nicht mehr aufzuhalten. KMU dürfen, um im Wettbewerb bestehen zu können, die Möglichkeiten der Digitalisierung nicht ungenutzt lassen. Viele Mittelständler sehen die Digitalisierung als große Herausforderung an, für die außergewöhnliche Fähigkeiten notwendig sind, die sie nicht leisten können.

Einstieg in die Digitalisierung erleichtern

Elektronische Systeme werden in Unternehmen jeder Größe für viele Aufgabenbereiche genutzt. Das große Unternehmen häufiger auf elektronische Systeme zurückgreifen ergibt sich dabei zwangsläufig , aber auch in kleinen und mittleren Unternehmen sind bestimmte Anwendungen wie beispielsweise Onlinebanking weit verbreitet.

Um kleinen und mittelgroßen Unternehmen den Einstieg in die Digitalisierung zu erleichtern, sind Lösungen notwendig, die an die jeweiligen spezifischen Anforderungen anpassbar, bezahlbar und einfach verständlich und zu bedienen sind.

Einführung der digitalen Archivierung

Bei der Einführung der digitalen Archivierung wird häufig der Aufwand für die Einführung der elektronischen Aufbewahrung als größtes Hindernis genannt. Darüber hinaus herrscht in vielen Unternehmen Unsicherheit darüber, wie eine revisionssichere, elektronische Aufbewahrung ausgestaltet werden kann.

Viele Unternehmen geben zudem an, Unterlagen deshalb in Papierform aufzubewahren, weil es sich für das Unternehmen bewährt hat. Damit stellt also auch der Faktor Gewohnheit ein Argument dar, das man nicht außer Acht lassen kann.

Üblicherweise bestimmt die originäre Form einer Unterlage auch die Form
der Aufbewahrung. Große Unternehmen bewahren Belege jedoch inzwischen überwiegend elektronisch und nur noch selten ausschließlich in Papierform auf. Dies liegt sicherlich an den Vorteilen die ein digitales Archiv bietet.

Vorteile der digitalen Archivierung

Als wichtigste Vorteile der digitalen Archivierung werden sowohl von Unternehmen als auch Steuerberatern häufig die folgenden Argumente genannt:

  • Der Zugriff auf Daten wird erleichtert.
  • Es wird weniger Lagerraum benötigt.
  • Einsparung von Mieten von Lagerräumen
  • Schnelleres Auffinden einzelner Dokumente
  • Ortsunabhängiger Zugriff
  • Schutz vor unbefugtem Zugriff durch Rechtesysteme
  • Geringere Gefahr des Datenverlustes durch Datensicherung
  • Einsparung von Personalkosten
  • Gleichzeitiger Zugriff durch mehrere Mitarbeiter ist möglich
  • Einsparung von Papier

Das Augenmerk auf KMU gerichtet

Mit unserem StarFinder® DIGITAL ARCHIV richten wir das Augenmerk auf Unternehmen mit kleinen bis mittleren Umsatzerlösen, die bislang weitaus seltener als Großunternehmen elektronische Systeme und Unterlagen nutzen und zugleich häufiger als Argument für die Aufbewahrung in Papierform angeben, dass sich diese Form für sie bewährt hat.

Dabei setzen wir auf einfache Bedienung, schnelle und kostengünstige Einführung und geringe laufende Kosten und verzichten bewusst auf Funktionen, die für kleine und mittlere Unternehmen nicht erforderlich sind.

Stattdessen ist StarFinder® DIGITAL ARCHIV individuell auf die Bedürfnisse des einzelnen Unternehmens anpassbar. Für viele unserer Kunden haben wir spezielle Workflows und Funktionen entwickelt, die die Umstellung auf ein elektronisches Archiv vereinfacht und durchführbar gemacht haben. Und natürlich unterstützen wir unsere Kunden mit Umsetzungsempfehlungen, die den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen und in der Praxis unkompliziert anwendbar sind.

 

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12 gute Argumente für die digitale Archivierung

Kleine und mittelgroße Unternehmen sind grundsätzlich bereit Unterlagen elektronisch aufzubewahren. Der weitaus überwiegende Teil erkennt auch die zahlreichen Vorteile der digitalen Archivierung. Dennoch zögern etliche KMU mit der Einführung eines elektronischen Archivierungssystems.

Was ist digitale Archivierung?

Digitale Archivierung bedeutet grundsätzlich die systematische, unveränderbare und nachhaltige Speicherung von Dokumenten auf einem digitalen Datenträger. Dabei kann es sich um digitalisierte, ehemals papiergebundene Dokumente handeln, es können aber auch bereits in digitaler Form vorliegende Dokumente archiviert werden, zum Beispiel E-Mails, elektronische Rechnungen oder Bilddateien.

Die digitale Archivierung ist wesentlich kostengünstiger und besser zur langfristigen Aufbewahrung von Informationen geeignet, als die Vorhaltung von Lagerräumen, Regalen und Aktenordnern. Zumal mit der weiter wachsenden Anzahl an originär elektronischer Informationen Lösungen gefunden werden müssen, die das Ausdrucken und abheften von E-Mails oder elektronisch erzeugten, versendeten und empfangenen Dokumenten überflüssig machen.

Ein digitales Archiv verbessert und beschleunigt, über die einfache und platzsparende Aufbewahrung hinaus, aber auch die Auffindbarkeit, Verfügbarkeit und Bereitstellung von Informationen.

Umstellung auf digitale Archivierung – Hinderungsgründe

Für die Mehrzahl der kleinen und mittelständischen Unternehmen bietet die elektronische Aufbewahrung von Unterlagen aller Art deutliche Vorteile Grundsätzlich spricht also vieles dafür diese Form der Aufbewahrung zukünftig stärker zu nutzen.

Woran also liegt es, wenn Unternehmen dennoch weiterhin auf die Aufbewahrung in Papierform setzen?

Die 10 häufigsten Faktoren, die Unternehmen an einer Umstellung auf die vollständige elektronische Aufbewahrung hindern können:

  1. Organisatorische Abläufe müssten umgestellt werden.
  2. Archivierung in Papierform hat sich bewährt.
  3. Rechtliche Grundlagen und Buchführungsgrundsätze sind nicht bzw. nur teilweise verständlich.
  4. Zweifel an der Akzeptanz elektronischer Belege durch die Finanzverwaltung.
  5. Rechtsunsicherheiten bei der Archivierung von E-Mails.
  6. Bedenken wegen der Sicherheit und Zuverlässigkeit elektronischer Systeme.
  7. Anschaffungskosten eines elektronischen Archivierungssystems.
  8. Probleme bei Systemumstellungen werden erwartet.
  9. Unterlagen werden nur wenig oder teilweise in elektronischer Form empfangen.
  10. Laufende Kosten eines Archivierungssystems.

(Quelle: Bericht zu dem BMF-Projekt “Elektronische Archivierung von Unternehmensdokumenten stärken”)

Vorteile der elektronischen Aufbewahrung

Was aber, wenn das alles gar nicht so schlimm ist, wie es vielen Unternehmen auf den ersten Blick erscheint? Sehen wir uns doch mal an, welche Vorteile Unternehmen durch die elektronische Aufbewahrung sehen.

  1. Durch schnellen Datenzugriff, Zeit sparen
  2. Durch digitale Weiterverarbeitung, Zeit sparen
  3. Platz sparen und Raum schaffen
  4. Zugriff von verschiedenen Orten
  5. Material sparen
  6. Miete sparen
  7. Aktualität/Verfügbarkeit
  8. Transparenz/Dokumentation
  9. Sicherheit
  10. Durch die schnelle Ablage, Zeit sparen
  11. Personalkosten sparen
  12. Durch das schnelle Vernichten, Zeit sparen

(Quelle: Bericht zu dem BMF-Projekt “Elektronische Archivierung von Unternehmensdokumenten stärken”)

Da kann einem vor lauter sparen schon ganz schwindelig werden. Alles in Allem sind die Vorteile als solche sicherlich groß genug um die häufig befürchteten Nachteile auszugleichen.

Individuelle Workflows erhöhen die Akzeptanz

Sicherlich gilt es bei der Einführung eines Systems zur digitalen Archivierung neue Organisationsstrukturen zu schaffen und neue Prozesse einzuführen. Diese können mit StarFinder® durch optimierte und individuelle Workflows an die gewohnten Arbeitsabläufe angepasst werden. Dies erhöht die Akzeptanz bei den Mitarbeitern erheblich.

Rechtssicher elektronisch archivieren

Die digitale Archivierung von Belegen ist zulässig, sofern sie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Wenn Sie also Belege nicht mehr in Papierform aufbewahren möchten, benötigen Sie ein revisionssicheres Archivsystem wie beispielsweise StarFinder®.

Zusätzlich zur Nutzung einer geeigneten Archivierungslösung muss vom Unternehmen eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. In der Verfahrensdokumentation muss genau beschrieben sein, wie Sie ihre Dokumente und Belege erfassen, empfangen, verarbeiten, ausgegeben und aufbewahren. Ein entsprechendes Muster finden Sie beispielsweise beim Deutschen Steuerberaterverband.

Kosten senken durch digitale Archivierung

So sehr sich die Archivierung in Papierform auch bewährt hat, so kostenintensiv ist sie jedoch auch. Sie können davon ausgehen, dass sich die digitale Archivierung innerhalb eines halben Jahres in Ihrem Unternehmen lohnen wird. Und sie hilft dazu noch Kosten einzusparen.

Digital archivieren Vorteile

Sicherheit und Datenschutz erhöhen

Sie haben Bedenken bezüglich der Sicherheit Ihrer Daten? StarFinder® gibt es als Komplettlösung inklusive Server und NAS. Das heißt, Sie haben die Möglichkeit alle Ihre Daten auf einem Server innerhalb Ihres Unternehmens zu archivieren. Der Zugriff von außen erfolgt über eine sichere VPN-Verbindung. Um Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen, gibt es eine ausgefeilte Benutzerverwaltung. So sieht jeder nur das, was für ihn bestimmt ist.

DMS oder digitales Archiv mit DMS-Funktionen?

Bleiben noch die Kosten. Ganz ehrlich, natürlich können Sie sich ein Dokumentenmanagementsystem für mehrere 10.000 Euro anschaffen. Die Frage ist ob Sie das wirklich brauchen. Ich gebe da immer wieder das Pareto-Prinzip in Bezug auf Excel als Beispiel an. 80 Prozent der Verwender von Excel nutzen etwa 20% der gebotenen Möglichkeiten. Genau so ist es wenn Sie als KMU ein Dokumentenmanagementsystem der Extraklasse anschaffen. 80% der dort vorhandenen Anwendungsmöglichkeiten werden Sie nie nutzen.

80% der Dokumente in Ihrem Unternehmen werden Sie wahrscheinlich nur einmal verwenden und niemals wieder suchen. Ist es also wirklich notwendig alle Dokumente in einem aufwendigen Ablage-Workflow zu verwalten? Mit Ihrem digitalen Archiv bestimmen Sie welche Dokumente einfach archiviert werden und welche einen individuellen Workflow benötigen. Und unabhängig von der Art der Ablage finden Sie 100% der abgelegten Dokumente jederzeit wieder.

Das StarFinder® DIGITAL ARCHIV enthält alles was Sie wirklich benötigen. StarFinder® ist intuitiv bedienbar und bedarf daher keiner aufwendigen Schulung.

 

Sie können StarFinder® übrigens unverbindlich und kostenlos 30 Tage testen.

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