Die EU-Datenschutzgrundverordnung im Hinblick auf E-Mail Archivierung

Am 25. Mai 2018 wird die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) wirksam und bringt eine grundsätzliche Änderung des europäischen Datenschutzes mit sich. Die bisher geltenden einzelstaatlichen Regelungen innerhalb der Europäischen Union, welche teils erhebliche Unterschiede aufweisen, sollen hiermit harmonisiert und vereinheitlicht werden.

Besonders personenbezogene Daten rücken nun noch mehr in den Fokus. Wichtig hierbei: Die EU-DSGVO gilt nicht nur für Unternehmen in Deutschland und in der EU, sondern auch für Unternehmen, welche Daten von EU-Bürgern außerhalb der EU verarbeiten.

Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Regelungen der DSGVO ist als eine unternehmensweite Aufgabenstellung anzusehen. Der Umgang mit personenbezogenen Daten erfordert dabei Kontrolle, Ordnung und Transparenz.

Neben der EU-DSGVO ergeben sich Anforderungen an die Archivierung von E-Mails auch aus den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Grundsätzlich besteht zwischen DSGVO und den GoBD, im Hinblick auf Datensicherheit, eine hohe Übereinstimmung.

Neben technischen Anwendungen sind für die Einhaltung geltender Regelungen prozessuale und organisatorische Neustrukturierungen zu berücksichtigen. Der Einsatz eines GoBD-konformen, digitalen Archivs für die revisionssichere Ablage von E-Mails ist, im Hinblick auf die Einhaltung rechtlicher Anforderungen im gesamten Bereich E-Mail-Management und Datenschutz, sowohl sinnvoll als auch nahezu unumgänglich.

Bislang unklar bleibt, inwiefern die EU-DSGVO tatsächlich strikter gehandhabt wird, als das bislang geltende Datenschutzrecht in Deutschland. Fest stehen jedoch Sanktionen mit Bußgeldern in Höhe von bis zu 4 % des globalen Jahresumsatzes und der persönlichen Haftung von Geschäftsführern und Vorständen, sodass davon ausgegangen werden kann das dem Datenschutz künftig eine deutlich stärkere Rolle zukommen wird.

Lesen Sie hier mehr zum Thema EU-DSGVO und E-Mail Archivierung:

https://www.storage-insider.de/e-mail-archivierung-hilft-bei-erfuellung-der-compliance-anforderungen-a-687446/

https://www.computerwoche.de/a/was-nun-auf-unternehmen-zukommt,3226751

 

7 Mythen über die E-Mail-Archivierung

Der Trend geht immer mehr zu dem digitalen Postversand über. Dennoch, die Archivierung der E-Mails wird leider meist nicht so ernst genommen, wie die Archivierung von Dokumenten in Papierform. Nur ein geringer Anteil der Unternehmer nutzt für die Archivierung eine rechtskonforme Lösung.

Doch wie wird das Thema der E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen behandelt?

Wir helfen Ihnen, die 7 Mythen über die E-Mail-Archivierung aufzudecken!

1. Jede Mail muss archiviert werden

Die meisten Unternehmen denken, es muss jede E-Mail archiviert werden, sei es Auftragsbestätigungen oder Werbemails.
Es ist zwar richtig, dass die komplette Geschäftskorrespondenz für sechs bis zehn Jahre, je nach Art des Dokuments, ab Ende des Kalenderjahres aufbewahrt werden muss, Spam, Werbemittel oder Newsletter sind hiervon allerdings nicht betroffen. Diese E-Mails können Sie also ohne ein schlechtes Gewissen löschen und müssen diese somit auch nicht archivieren.

2. Jede Mail darf archiviert werden

Wie in Mythos eins bereits angedeutet, ist zwischen E-Mails, welche archiviert werden können und E-Mails, die archiviert werden müssen zu unterscheiden. Dennoch gibt es auch E-Mails, die unter keinen Umständen archiviert werden dürfen.
Es ist zwar eine Ausnahme, aber dennoch gibt es Unternehmen, welche den Mitarbeitern die private E-Mail-Nutzung gestattet. Diese Unternehmen werden laut Gesetz automatisch zum Anbieter von Telekommunikationsdiensten. Liegt keine eindeutige Erlaubnis der Mitarbeiter vor, so ist die Überwachung und Speicherung privater E-Mails nicht erlaubt.

3. Das Verbot privater Mails in Unternehmen ist juristisch ohne Alternativen

Viele Unternehmen sehen davon ab, private E-Mails zu verbieten. Hintergrund hierfür ist, dass mittlerweile die Social-Media-Nutzung in die Arbeit miteinbezogen wird. Die Nutzung der Netzwerke wie Facebook oder Twitter erfordert meist die E-Mail-Korrespondenz während der Arbeitszeit.

Effektiver als ein Verbot ist es, den Mitarbeitern andere Möglichkeiten für die E-Mail-Nutzung zu bieten. Wenn die Mitarbeiter beispielsweise ein weiteres, separates E-Mail-Konto besitzen, oder Ihnen die Nutzung von Freemail-Accounts gestattet wird, besteht keine Gefahr der fehlerhaften Archivierung.

4. Das E-Mail-Archiv muss verschlüsselt sein

Oftmals ist die Suche nach einem den Vorgaben entsprechenden Passwort die größte Hürde. Ein Passwort hat aber auch etwas Positives: Die eigenen Daten sind vor Verlust oder Missbrauch geschützt.
Es gibt keine gesetzliche Vorgabe, dass Sie Ihre Daten verschlüsseln müssen. Dennoch sollte jeder in seinem eigenen Interesse genau dies tun.
Eine rechtskonforme und technische Lösung bietet Ihnen die Möglichkeit zur Sicherung Ihrer Daten. Mitarbeiter, welche Zugriff auf die E-Mails brauchen, können durch Rechtevergabe oder Eingabe des Passworts ganz leicht auf die entsprechenden Daten zugreifen.

5. Bordmittel des E-Mail-Servers bieten alle nötigen Optionen

Nahezu alle E-Mail-Anbieter bieten nicht nur den Mailversand und –empfang an. Oft können auch Termine im Kalender sowie die eigenen Kontakte im Adressbuch gespeichert werden. All diese Daten werden auf dem E-Mail-Server gesichert. Durch zusätzliche Sicherung auf dem Endgerät des Anwenders, wird zwar die Datenmenge auf dem Mail-Server reduziert, die Compliance wird allerdings nicht geboten. Die Daten sind vor fremden Zugriff demnach nicht gesichert und für den Administrator ist die Verwaltung von hohem Aufwand geprägt.

Es ist daher unausweichlich, alle E-Mails revisionssicher, also unveränderbar, zu speichern. Hierfür ist eine serverbasierte Lösung optimal.

6. Ein E-Mail-Archivsystem garantiert Rechtskonformität

Viele und gerade die neueren Systeme steigern die Motivation zur rechtskonformen Archivierung. Allerdings liegt es immer an der Art der Bearbeitung und Archivierung der E-Mails. Systeme zur Archivierung dienen demnach zwar der Archivierung, jeder muss letztendlich aber darauf achten, dass die E-Mails vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind und revisionssicher gesichert werden.

7. E-Mail-Archivierung erfolgt nur aus juristischen Gründen

Grundlegend sind zusätzliche Sicherungen von Daten immer empfehlenswert, auch wenn dies nicht gesetzlich geregelt ist.

Versehentlich gelöschte oder durch einen Komplett-Absturz des Mailservers verlorene E-Mails können schnell und einfach wieder gefunden werden. Zusätzlich ermöglicht Ihnen eine Archivierung der E-Mails einen schnellen Sucherfolg der gesuchten E-Mail. Dies ist für Ihre Mitarbeiter eine leicht gewonnene Ersparnis an Zeit.

 

StarFinder® DIGITAL ARCHIV bietet Ihnen nicht nur eine serverbasierte und revisionssichere E-Mail-Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails. Sie können bereits vorab auswählen, in welche Dokumenten-Kategorie die E-Mails archiviert werden.

Zudem ermöglicht Ihnen die OCR-Auslesung eine einfache Volltext-Suche.

Nicht jeder soll auf die archivierten E-Mails Zugriff haben? Kein Problem! Durch die Rechtevergabe können Sie selbst entscheiden, welche Ihrer Mitarbeiter auf die E-Mails zugreifen dürfen.

 

Sie haben Fragen? Gerne zeigen wir Ihnen StarFinder® DIGITAL ARCHIV in Form einer kostenlosen Online-Präsentation!

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Tatort E-Mail-Postfach: 10 Tipps zur E-Mail-Organisation

Die Anzahl der täglich empfangenen geschäftlichen E-Mails nimmt seit Jahren zu. Ständig ist man auf der Suche nach versteckten E-Mails und benötigten Informationen im E-Mail-Postfach.

Damit der Posteingang nicht überquillt und man in der stetig steigenden E-Mail-Flut nicht untergeht, ist ein gutes Ablage- und Ordnungssystem äußerst wichtig. Wir verraten Ihnen ein paar Regeln und Tricks wie Sie im Kampf gegen das Chaos gewinnen.

1. Feste E-Mail-Bearbeitungszeiten einrichten

Jede E-Mail innerhalb von 10 Minuten zu beantworten, ist nicht sinnvoll und auch gar nicht notwendig. Dadurch wird man unnötig von der wichtigen Arbeit abgelenkt. Richten Sie sich feste E-Mail-Bearbeitungszeiten ein. Sinnvoll ist es, seine E-Mails direkt am Morgen zu bearbeiten.

Es empfiehlt sich die 3-Minuten-Regel: Bearbeiten Sie sofort, was sich innerhalb von 3 Minuten erledigen lässt.

2. “Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb.” Kurt Tucholsky

E-Mails, die uninteressant oder unnötig sind, sofort löschen.

Wenn täglich mehrere SPAM-E-Mails im Posteingang landen, lohnt es sich, mit den Kollegen aus der IT-Abteilung zu sprechen und spezielle SPAM-Filterregeln einzurichten! Diese filtern SPAM-E-Mails automatisch raus.

3. Der Posteingang: Meine ToDo-Liste

Der Posteingang muss als Durchgangsstelle genutzt werden und nicht als Sammelordner. E-Mails im Posteingang sollten die offenen Punkte einer ToDo-Liste sein, so verschafft man sich leicht Überblick über seine Aufgaben. Wurden die E-Mails gelesen/bearbeitet/beantwortet, wandern Sie am besten in einen entsprechenden Unterordner oder direkt ins Archiv.

4. Posteingang aufräumen: Organisation durch Unterordner

Unterordner schaffen Ordnung im E-Mail-Postfach. Aber weniger ist mehr: Muss man sich erst durch lange und verzweigte Ordnerpfade klicken um eine E-Mail zu finden, ist nichts gewonnen. Als Richtwert gilt eine Sortierung mit höchstens drei Ebenen als optimal.

Nehmen Sie sich zuvor kurz Zeit um eine sinnvolle Ordnerstruktur für Ihren Aufgabenbereich zu bestimmen.

5. Reihenfolge der Ordner festlegen

E-Mailprogramme stellen die erstellten Unterordner in alphabetischer Reihenfolge dar, was jedoch nicht immer optimal ist. Ein einfacher Trick um dies zu beeinflussen, ist die Unterordner zu nummerieren. So kann man leicht seine optimale Reihenfolge festlegen und schnell wieder anpassen.

6. E-Mails markieren und Überblick behalten

E-Mails sollten nie in die Ordnerstruktur verschoben werden, wenn sie noch nicht abgeschlossen sind. In Outlook können wichtige E-Mails schnell und einfach farbig hervorgehoben werden. So hat man einen besseren Überblick.

7. Filter-Regeln für mehr Freiraum

Für eine Vorsortierung der E-Mails können in E-Mail-Programmen verschiedene Regeln erstellt werden. Mit Hilfe von Filterregeln werden bestimmte E-Mails automatisch in den korrekten Ordner abgelegt und somit wertvolle Zeit eingespart.

Zum Beispiel: Lassen Sie Ihre Newsletter doch alle direkt in einen Unterordner schieben!

Filterregeln sollten zuvor genau geprüft und wohl dosiert eingesetzt werden.

8. Social-Media im E-Mail-Postfach

Ablenkung durch E-Mails, die nicht dringend sind, kennt jeder. Wer z. B. soziale Netzwerke nutzt, bekommt immer wieder E-Mails mit Kontaktanfragen, Geburtstagserinnerungen oder verschiedene andere Benachrichtigungen.

Richten Sie sich einen „Social-Media“-Ordner ein. Dort können alle Benachrichtigungen und ähnliche E-Mails rein – per Regel voll automatisch. Diese E-Mails können dann im Block z. B. einmal die Woche, gelesen und ggf. bearbeitet werden.

9. Gesendete und empfangene E-Mails nicht trennen

Gesendete und empfangene E-Mails sollten in einem Ordner abgelegt werden. Dadurch hat man die komplette Korrespondenz beisammen und sieht auf einen Blick, auf welche E-Mail welche Antwort folgt. Ohne langes Suchen kann man einen Vorgang oder ein Projekt überblicken und recherchieren.

10. Archivierung von E-Mails

Die Archivierung von E-Mails ist heute für Unternehmen, schon aus rechtlichen Gründen, eine zwingende Notwendigkeit. Außerdem vermeiden Sie so, dass die sorgfältig angelegte Ordnerstruktur nicht überquillt und die Daten nicht verloren gehen. In den meisten Unternehmen ist in der Regel bereits ein klarer Archivierungsprozess definiert.

Wenn Sie geschäftliche E-Mails inklusive Anhänge, wie vom Gesetzgeber gefordert, manipulationssicher und untersuchbar speichern möchten, empfiehlt es sich ein geeignetes digitales Archiv wie StarFinder® zu nutzen.

 

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Wissen sichern – Der digitale Schatz im Unternehmen

Informationen und Wissen vermehren sich schnell, Personal wechselt immer häufiger und die Unternehmen werden größer, verzweigter und meistens auch unübersichtlicher. Viele Unternehmen sitzen auf einem wahren Schatz von Informationen, wissen ihn jedoch nicht zu managen und zu nutzen. „Wissen zu managen ist ebenso wichtig, wie Finanzen zu managen“, sagte einst Prof. Hans-Jörg Bullinger, Präsident der Fraunhofer-Gesellschaft.

Dazu redet alle Welt über die Digitalisierung der Lebens- und Arbeitswelt. Finden Sie Ihren digitalen Schatz und heben Sie ihn für Ihre Mitarbeiter.

Der digitale Schatz

Häufig sind Informationen im ganzen Unternehmen verteilt. Sie liegen in Archivräumen, in Ordnern, in Akten, auf Schreibtischen, in Laufwerken, in E-Mail-Postfächern oder auf dem persönlichen Desktop. Diese Insellösungen verbergen viel wertvolles Wissen, das verschollen bleibt, wenn es nicht auf Knopfdruck zur Verfügung steht. Suchen kostet Zeit, Nerven, Mitarbeiter und viel Geld.

Es gilt daher, alle Informationen im Unternehmen zentral und sicher zu archivieren, bequem durchsuchbar zu machen und interne Prozesse zu automatisieren. So wird das Wissen effizient nutzbar. Die Basis für diese Verfügbarkeit sind elektronische Dokumente.

Befreien Sie E-Mails aus dem Posteingang

Auf einem Computer sammeln sich in einer Woche hunderte E-Mails. Im Extremfall wird täglich diese hohe Anzahl an elektronischer Post empfangen. Viele dieser E-Mails schlummern meistens friedlich in den Posteingängen der Mitarbeiter vor sich hin.

Benötigt ein Kollege eine Information aus der E-Mail, wird sie zuerst mühsam gesucht und anschließend an alle möglichen Empfänger weitergeleitet. So wandern und liegen eine Menge an E-Mails im Unternehmen rum und verbrauchen immer mehr Speicherplatz. Ist ein Kollege im Urlaub oder gar nicht mehr im Unternehmen tätig, sind seine E-Mails nicht mehr erreichbar und kostbares Wissen geht verloren.

Eine zentrale, übersichtliche, durchsuchbare und rechtssichere Archivierung aller E-Mails schafft Zugang zu diesen Informationen und ermöglicht Mitarbeitern, den benötigten Zugriff.

Wissen langfristig sichern

In einem digitalen Archiv werden alle Dokumente, E-Mails und Dateien erfasst, gesichert und verteilt, die täglich im Unternehmen produziert werden und auf unterschiedlichsten Kanälen im Unternehmen eintreffen.

Zusätzlich bildet das digitale Archiv die optimale Grundlage, um gemeinsam an Projekten und Prozessen zu arbeiten und Wissen zu speichern, zu teilen und weiterzuentwickeln. Die Verwendung elektronischer Akten vereinfacht das gemeinsame Arbeiten enorm. Alle notwendigen Informationen stehen zentral und transparent zur Verfügung. Mitarbeiter, die auf diese Dokumente zugreifen können, haben die Möglichkeit sich eine Meinung zu bilden und ihr Wissen und ihre Fähigkeiten einzubringen und zu teilen – z. B. über praktische Notizfunktionen.

Mit dieser transparenten Form des Informations- und Wissensmanagements bieten Sie allen Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten, Erfahrungen und Kompetenzen voll auszunutzen.

StarFinder® bietet, für Unternehmen jeder Größe, einen individuellen und kostengünstigen Einstieg in die digitale Archivierung und kann jederzeit an wachsende Bedürfnisse angepasst werden. Bis zum vollständigen Dokumentenmanagement.

 

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Zehn Leitsätze zur E-Mail-Archivierung

Vor etwas mehr als einem Jahr hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die neuen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz GoBD) veröffentlicht. Dabei handelt es sich um eine Reihe gesetzlicher Bestimmungen, um digitale Dokumente gesetzeskonform und sicher zu archivieren.

Diese Vorgaben beziehen sich auch auf die Behandlung von steuerrelevanten E-Mails in Unternehmen. Der Bitkom-Verband hat die zehn wichtigsten Regelungen, die für sie gelten, übersichtlich zusammengefasst.

  1. E-Mails sind aufbewahrungspflichtig: E-Mails mit der Funktion eines Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs müssen aufbewahrt werden.
  2. E-Mails sind elektronisch aufzubewahren: Ausdrucke auf Papier reichen nicht aus.
  3. Dateianhänge sind im Original aufzubewahren: Steuerrelevante Anhänge müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Verschlüsselte E-Mails müssen auch unverschlüsselt gespeichert werden.
  4. E-Mail als Transportmittel: Dient eine E-Mail als reines Transportmittel für eine andere elektronische Datei, zum Beispiel eine Rechnung, muss sie nicht aufbewahrt werden. Die isolierte Speicherung der transportierten Datei reicht aus.
  5. E-Mails sind zu indexieren: Von besonderer Bedeutung ist das Kriterium der Ordnung. Danach müssen E-Mails mittels einer Indexstruktur identifizierbar und klassifizierbar sein. Insbesondere muss eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg hergestellt werden.
  6. E-Mails sind unverändert zu archivieren: Die Aufbewahrung von geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz innerhalb des Mailsystems oder des Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen reicht nicht aus, um die Anforderungen an die Unveränderbarkeit zu erfüllen.
  7. Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben: Bei der Konvertierung einer Volltext-recherchierbaren E-Mail in eine anderes Format müssen die Recherchemöglichkeiten erhalten bleiben.
  8. Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren: Die Prozesse für den Empfang und Versand von aufbewahrungspflichtigen bzw. steuerlich relevanten E-Mails ist in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Die Verfahrensdokumentation muss insbesondere ausführen, wie die in den GoBD definierten Ordnungskriterien umgesetzt wurden.
  9. E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff: Betriebsprüfer dürfen laut GoBD E-Mails mit einer Volltextsuche durchsuchen und maschinell auswerten. Daher sollten sie mit steuerlicher Relevanz getrennt von anderer Korrespondenz aufbewahrt werden.
  10. Rechnungen als E-Mails sind zulässig: Seit der Änderung durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist es möglich, dass E-Mails ohne weitere Voraussetzungen als elektronische Rechnungen fungieren und beim Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen.

Die vollständigen Leitsätze können beim Bitkom-Verband heruntergeladen werden. Allgemeine Leitsätze zur elektronischen Archivierung und GoBD hat der Verband bereits im Oktober veröffentlicht. Damals kommentierte Frank Früh, Bereichsleiter ECM: „Für manche Unternehmen sind die komplexen Gesetzestexte immer noch ein Grund, die Finger von der elektronischen Archivierung zu lassen. Dabei sind die wichtigsten Aspekte schnell erklärt.“

Revisionssichere E-Mail-Archivierung mit StarFinder®

StarFinder® unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Archivierungspflichten! Das einzigartige DIGITAL ARCHIV ist intuitiv bedienbar, GoBD-konform und TÜV-zertifiziert. Unternehmen können mit StarFinder® E-Mails und alle anderen Arten von Dokumenten und Dateien digital ablegen.