Die EU-Datenschutzgrundverordnung im Hinblick auf E-Mail Archivierung

Am 25. Mai 2018 wird die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) wirksam und bringt eine grundsätzliche Änderung des europäischen Datenschutzes mit sich. Die bisher geltenden einzelstaatlichen Regelungen innerhalb der Europäischen Union, welche teils erhebliche Unterschiede aufweisen, sollen hiermit harmonisiert und vereinheitlicht werden.

Besonders personenbezogene Daten rücken nun noch mehr in den Fokus. Wichtig hierbei: Die EU-DSGVO gilt nicht nur für Unternehmen in Deutschland und in der EU, sondern auch für Unternehmen, welche Daten von EU-Bürgern außerhalb der EU verarbeiten.

Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Regelungen der DSGVO ist als eine unternehmensweite Aufgabenstellung anzusehen. Der Umgang mit personenbezogenen Daten erfordert dabei Kontrolle, Ordnung und Transparenz.

Neben der EU-DSGVO ergeben sich Anforderungen an die Archivierung von E-Mails auch aus den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Grundsätzlich besteht zwischen DSGVO und den GoBD, im Hinblick auf Datensicherheit, eine hohe Übereinstimmung.

Neben technischen Anwendungen sind für die Einhaltung geltender Regelungen prozessuale und organisatorische Neustrukturierungen zu berücksichtigen. Der Einsatz eines GoBD-konformen, digitalen Archivs für die revisionssichere Ablage von E-Mails ist, im Hinblick auf die Einhaltung rechtlicher Anforderungen im gesamten Bereich E-Mail-Management und Datenschutz, sowohl sinnvoll als auch nahezu unumgänglich.

Bislang unklar bleibt, inwiefern die EU-DSGVO tatsächlich strikter gehandhabt wird, als das bislang geltende Datenschutzrecht in Deutschland. Fest stehen jedoch Sanktionen mit Bußgeldern in Höhe von bis zu 4 % des globalen Jahresumsatzes und der persönlichen Haftung von Geschäftsführern und Vorständen, sodass davon ausgegangen werden kann das dem Datenschutz künftig eine deutlich stärkere Rolle zukommen wird.

Lesen Sie hier mehr zum Thema EU-DSGVO und E-Mail Archivierung:

https://www.storage-insider.de/e-mail-archivierung-hilft-bei-erfuellung-der-compliance-anforderungen-a-687446/

https://www.computerwoche.de/a/was-nun-auf-unternehmen-zukommt,3226751

 

StarFinder® als Archiv der Geschäftsleitung

Mit StarFinder®, dem DIGITAL ARCHIV für Ihre Geschäftsleitung, verfügen Sie in nur 3 Schritten und geringem Zeitaufwand über ein Archiv, in dem Sie google-artig alle Dokumente und E-Mails nach sämtlichen Wort-Inhalten durchsuchen können!

  1. Schritt: DIGITAL ARCHIV installieren
  2. Schritt: E-Mail und Scanner einrichten
  3. Schritt: 4 Stunden Zeit für die Inbetriebnahme

Digitale Entscheidungsgrundlage

Entscheidungen im Bereich der Geschäftsleitung müssen heute immer öfter auf der Grundlage digitaler Dokumente getroffen werden. Die Einschätzung von Risiken und Chancen hängt maßgeblich davon ab, dass alle benötigten Daten, in der aktuellsten Version, dann zur Verfügung stehen, wenn sie tatsächlich erforderlich sind. Wer stundenlang nach den benötigten Daten und Dokumenten sucht, verschwendet Energie, Zeit und Geld.

Behörden fordern Nachweise oder Belege immer häufiger in elektronischer Form an. Wer am Nachweis der Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Belege scheitert, hat schlechte Karten. Dokumente die irgendwann, von irgendwem, irgendwo gespeichert wurden und deren Änderungshistorien nicht rekonstruierbar sind, wird sich die Finanzverwaltung nicht zufrieden geben. Das Stichwort heißt: „Revisionssichere Archivierung“.

Unabhängig von der bestehenden IT

Durch eine von der firmeneigenen IT getrennte digitale Archivierung wird der Zugriff auf kritische Daten deutlich beschränkt. Die Archivierung von Daten und Dokumenten in einem unabhängigen System wird häufig gerade von der Geschäftsleitung gewünscht, um zusätzlichen Datenschutz, erweiterte Datensicherheit und mehr Freiheit für strategische Entscheidungen zu erhalten. Dies ist gerade für die Bereiche Vertragswesen, Personal sowie Beteiligungen & Übernahmen von großer Bedeutung. Mit den Kenntnissen eines Key-Users verwalten Sie Ihr Archiv – ein spezielles „IT Know-How“ ist nicht erforderlich.

  • Sichern Sie die Zukunft Ihres Unternehmens durch die Digitalisierung Ihrer Geschäfts- und Abstimmungsprozesse
  • Nutzen Sie Ihr Archiv als effektive Lösung zur Digitalisierung Ihrer Prozesse
  • Sparen Sie durch die Digitalisierung Kosten, gewinnen Sie Rechtssicherheit und Transparenz
  • Schnelles Suchen und Finden begleitet Sie auf dem Weg in die digitale Zukunft

Erhöhte Manipulationssicherheit

Die seit 01.01.17 gültigen GoBD Vorschriften erfordern einen speziellen Umgang mit digitalen Daten in vielen weiteren Unternehmensbereichen – fragen Sie hierzu auch Ihren Steuerberater. Unser Digital Archiv hilft Ihnen, wenn erforderlich, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und zu pflegen. Ihre Daten liegen auf einem StarFinder® Server, der sehr hohen Anforderungen an Daten- und Manipulationssicherheit entspricht. Es handelt sich um eine bei Bedarf GoBD konforme Komplettlösung mit revisionssicherem Server und einer entsprechenden Datensicherung für Ihr Geschäftsleitungsarchiv.  Die Datensicherung erfolgt verschlüsselt auf ein von uns geliefertes Datensicherungssystem (i.d.R. über eine NAS im LAN des Kunden, allerdings räumlich getrennt).

Sicheres Backup

Backupoptimierung: Durch spezielle Methoden von Microsoft wird nahezu sichergestellt, dass ein Backup nicht infizierbar ist, sodass im Falle einer Infektion die Möglichkeit besteht, Ihren StarFinder® zeitnah wiederherzustellen. Dateien in Ihrem digitalen Archiv von StarFinder® werden auf dem Server permanent von uns überwacht, sodass die neuen und gefährlichen Krypto-/Rabsomtrojaner Ihr DIGITAL ARCHIV bei Befall nicht vollständig infizieren können.

GoBD-konform und TÜV-geprüft

Auch in weiteren Unternehmensbereichen verhindert ein GoBD konformer Umgang (seit 01.01.2017) mit der elektronischen Belegablage, dass die Finanzverwaltung (Finanzamt) Ihre Buchführung verwerfen oder gar Ihre Umsätze schätzen kann. Der Steuerpflichtige allein ist für die Einhaltung der GoBD zuständig und muss die GoBD Regeln wie z.B.: Unveränderlichkeit der archivierten Daten sicherstellen (auch die sehr wichtige Verfahrensdokumentation !). Die Finanzbehörde wird in Zukunft vermutlich verstärkt die Ordnungsmäßigkeit der Buchführungssysteme prüfen (Buchungspraktiken / Verfahrensdokumentation etc). StarFinder®  bietet Ihnen eine TÜV-geprüfte Datensicherheit für Ihr DIGITAL ARCHIV.

Durch eine effektive Anbindung Ihrer diversen Systemen wie Buchführungsprogramm, ERP, CRM, Personalwesen schützen Sie Ihre Daten, erhalten schnellen Zugriff und haben bei Ausfall der führenden Systeme fast schon so etwas wie ein Notfallprogramm.

Lagerraum für Akten ist kostbar. Die Suche nach Dokumenten, Unterlagen und Informationen ist ein weitestgehend unsichtbarer Kostentreiber. Der Bundesfinanzminister sagt „Ja“ zum Schreddern von Rechnungen und steuerrelevanten Dokumenten unter bestimmten Bedingungen. Mit einem digitalen Archiv sparen Sie Zeit, Geld und Nerven und erlangen enorme Vorteile:

  • Google-artige Volltextsuche
  • Bei Bedarf Export der entsprechenden Akte zum Mitnehmen
  • Digitale Freigabeprozesse und Wiedervorlagen
  • StarFinder® General Mail Archiv mit schneller und automatisierter Archivierung aller Exchange Mails

und vieles mehr.

 

Jetzt Informationen anfordern!

 

 

Verfahrensdokumentation – Hohe Hürde für kleine Unternehmen

Viele kleine Unternehmen empfinden die GoBD als kaum oder schwer verständlich. Darüber hinaus erscheint gerade kleinen Unternehmen der Aufwand für interne Kontrollsysteme und die Verfahrensdokumentation als zu hoch. Und auch die umfassenden Vorgaben hinsichtlich der Verfahrensdokumentation bereiten den Unternehmen Sorge. Die zahlreichen Anforderungen an die Verfahrensdokumentation sind für viele kleine Unternehmen kaum zu bewältigen und lösen ein Übermaß an Bürokratie und Ressourcenverbrauch aus.

Zu dieser Erkenntnis kommt nicht nur, wer täglich mit dem Thema beschäftigt ist, sondern auch eine Umfrage des DIHK zum Thema GoBD unter 732 Unternehmen.

Digitale Archivierung inkl. Verfahrensdokumentation

Das digitale Archiv StarFinder® bietet Unternehmen ab sofort die Möglichkeit, schnell und einfach eine Verfahrensdokumentation zur digitalen Ablage nach GoBD zu generieren.

Durch die Integration eines Plugins kann jedes Unternehmen in StarFinder®, auf Basis einer standardisierten Verfahrensdokumentation, schnell und einfach eine Verfahrensdokumentation erstellen und zugleich innerhalb des digitalen Archivs ablegen.

Nach der Erstellung wird die Verfahrensdokumentation als PDF-Gesamtdokument archiviert und kann jederzeit abgerufen werden. Bei Änderungen und Korrekturen wird eine neue Verfahrensdokumentation generiert und als neue Version abgelegt. Alle Vorgängerversionen des Dokuments werden dabei revisionssicher archiviert und können bei Bedarf jederzeit eingesehen und überprüft werden.

Die hohen Anforderungen der Politik an die Verfahrensdokumentation sind ein entscheidender Faktor dafür, dass elektronische Rechnungen, trotz des großen Einsparpotenzials, von kleinen Unternehmen noch immer nicht verwendet werden. Mit unserem Plugin wird der Schritt in die digitale Zukunft vereinfacht, indem wir eine bürokratische Hürde für kleine und mittelständische Unternehmen entfernen und damit Raum und Zeit für wichtige Dinge schaffen.

 

Ich will mehr!

Kostenlose Online-Präsentation.StarFinder 30 Tage unverbindlich testen.Sonstiges





Einwilligungserklärung
Ich stimme der Einwilligungserklärung zu

 

 

Informationen zur Verfahrensdokumentation

Seit 1. Januar 2015 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz „GoBD“. Soweit Authentizität und Integrität von buchungsrelevanten Belegen und Dokumenten in Papierform gewahrt bleiben, dürfen diese digital archiviert und anschließend entsorgt werden. Damit ist der Weg frei für Unternehmen, die bei der Verwaltung von Akten auf das papierlose Büro setzen und Raum, Zeit und Geld sparen möchten.

Wesentliche Inhalte

Die GoBD legt zum einen fest, dass ab sofort alle in einem Unternehmen elektronisch erzeugten Dokumente zwingend elektronisch archiviert werden müssen. Darüber hinaus fordert die GoBD aber auch eine Verfahrensdokumentation.

In der Verfahrensdokumentation müssen Unternehmen genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.  Die Verfahrensdokumentation soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Archivierung innerhalb eines Unternehmens darstellen.

Die seit 1. Januar 2015 geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) fordern für zahlreiche Bereiche Verfahrensdokumentationen von den steuerpflichtigen Unternehmen. Das betrifft auch die geordnete und sichere Belegablage.

Die gesetzlichen Grundlagen für die Verfahrensdokumentation sind vielfältig. Sie werden in der GoBD beschrieben und kommentiert und ergeben sich darüber hinaus aus HGB, AO, BGB, UStG, BDSG und anderen mehr.

Keine neue Idee

Bereits 1995 heißt es in den GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung bzw. Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme), dass »für jedes DV-gestützte Buchführungssystem eine Verfahrensdokumentation auf das Papier gebracht werden muss«.

2001 rückte, durch die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), die Verfahrensdokumentation kurzzeitig in den Brennpunkt der steuerlichen Prüfung. Durch die GDPdU wurde beschlossen, dass alle Anlagen mit steuerlich relevanten Informationen, in einer Verfahrensdokumentation mit eingebracht werden müssen.

Dabei sollte die Verfahrensdokumentation dem Nachweis und der Transparenz der Erfüllung aller gesetzlichen Vorgaben und Anforderungen dienen und den Ablauf des Abrechnungsverfahrens zwischen der Entstehung bis zum Wiederauffinden der Daten beschreiben. Darüber hinaus sollte in der Verfahrensdokumentation die sachlogische und die programmtechnische Lösung beschrieben werden, außerdem die Wahrung der Programm-Identität und der Datenintegrität. Enthalten sein sollte auch eine Arbeitsanweisung für die Anwendung und Archivierung des Programms.

Die Gründe für die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation sind leicht nachzuvollziehen. Aber gerade kleine und mittelständische Unternehmen sind mit der Erstellung einer Verfahrensdokumentation häufig überfordert. Es fehlt ihnen sowohl an zeitlichen als auch personellen Ressourcen.

Dokumentation gefordert

Mit den seit 1. Januar 2015 geltenden „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) ist die Verfahrensdokumentation wieder in den Fokus gerückt.

Die GoBD fordern unmissverständlich eine Verfahrensdokumentation von steuerpflichtigen Unternehmen. Das betrifft auch die geordnete und sichere Belegablage.

Die Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation ziehen sich wie ein roter Faden durch die GoBD. Bei vielen Einzelthemen wird wiederholt auf die Notwendigkeit einer Dokumentation verwiesen. Eine konkrete Definition der Inhalte einer Verfahrensdokumentation wird jedoch auch in den GoBD nicht gegeben.

Forderung der Finanzverwaltung

Das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 fasst die Anforderungen der Finanzverwaltung an die  IT-gestützte Buchführung zusammen und stellt unter Kapitel 3.1 Absatz 34 klar:

„Die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen erfordert eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation…, die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweist und den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entspricht.“

Das heißt schlicht nichts anderes, als dass die digitale Buchführung von einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit prüfbar sein soll. Als Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit des Verfahrens sieht die Finanzverwaltung eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation, die alle zum Verständnis der Buchführung erforderlichen Verfahrensbestandteile, Daten und Dokumentbestände beschreibt.

In der Verfahrensdokumentation müssen Unternehmen, entsprechend Kapitel 10.1. des BMF-Schreibens, deshalb so genau wie möglich beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.  Die Verfahrensdokumentation soll also nichts weiter, als den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Archivierung innerhalb eines Unternehmens so darstellen, dass der automatische Buchungsvorgang nachvollziehbar ist.

Inhalte der Verfahrensdokumentation

Die technische Ausführung und die Art der Gestaltung einer Verfahrensdokumentation sind dem Buchführungspflichtigen überlassen. Sie kann also sowohl in Papierform oder als digitales Dokument erstellt werden und vorliegen. Allerdings muss sichergestellt sein, dass Veränderungen an der Verfahrensdokumentation nachvollziehbar sind. Eine Versionierung und die Vorhaltung vergangener Versionen sind daher unerlässlich. Die Verfahrensdokumentation muss immer die aktuellen, wie auch die historischen Verfahrensinhalte nachweisen.

Unter einer Verfahrensdokumentation versteht die Finanzverwaltung die Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Prozesses. Das heißt, dass beispielsweise bei der Verarbeitung von elektronischen Dokumenten der gesamte Prozess, von der Entstehung über die Ablage, Verarbeitung und Archivierung bis zum Wiederfinden und der maschinellen Lesbarkeit nachvollziehbar beschrieben sein soll. Darüber hinaus muss in der Verfahrensdokumentation auch definiert sein, wie Belege gegen Verlust, Veränderung und Reproduktion gesichert werden.

Welche Inhalte eine Verfahrensdokumentation benötigt, wird in den GoBD nicht abschließend definiert. Eine Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung (Zielsetzung und Überblick), einer Anwenderdokumentation (Verfahren und Maßnahmen), einer technischen Beschreibung (Hard- und Software) und der Betriebsdokumentation.

Beschreibung der Inhalte

  • Allgemeine Beschreibung

Die allgemeine Beschreibung beinhaltet Informationen zu den Rahmenbedingungen, Zielsetzungen und den Anwendungsbereich der Verfahrensdokumentation. Dies umfasst insbesondere eine kurze Beschreibung des Unternehmens, der betroffenen Organisationsbereiche, des Gegenstands der Digitalisierung und Archivierung und der verwendeten Softwarelösungen. Darüber hinaus sollten in diesem Abschnitt die Verantwortlichkeiten geregelt werden.

  • Anwenderdokumentation

Die Anwenderdokumentation erklärt die Verfahren und Maßnahmen die bei der Verarbeitung von Belegen zu beachten sind. Sie beschreibt insbesondere wie Daten erfasst, erstellt, geprüft, vorbereitet, digitalisiert, abgelegt, archiviert und vernichtet werden. Darüber hinaus regelt die Anwenderdokumentation auch die Verfahren zur Kontrolle und die entsprechenden Verantwortlichkeiten.

  • Technische Beschreibung

Die technische Systemdokumentation enthält alle erforderlichen Informationen zur im Verfahren eingesetzten Hard- und Software. Soweit keine intern entwickelten Lösungen zum Einsatz kommen, sollte bezüglich der Spezifikationen der einzelnen Komponenten auf Handbücher und technische Beschreibungen der Hersteller verwiesen werden.

  • Betriebsdokumentation

In der Betriebsdokumentation sind typischerweise Anweisungen und Dokumentationen zum IT-Betrieb enthalten. In diesem Teil sollten die relevanten, firmenspezifischen Architekturen, Vorgehensweisen, Abhängigkeiten und Einstellungen von IT Systemen. Dazu gehören auch Informationen zur IT-Sicherheit wie Zugriffsrechte und Datensicherung.

Aufgrund von Überschneidungen sind die einzelnen Bereiche nicht immer klar abgrenzbar. Da jedoch keine formellen Vorgaben zur Verfahrensdokumentation bestehen, sind Unternehmen in der Strukturierung nicht gebunden.

Ebenso können relevante Teile der Verfahrensdokumentation bereits im Unternehmen vorliegen. Die Verfahrensdokumentation kann durchaus aus mehreren Dokumenten bestehen oder auf andere Dokumente verweisen, beispielsweise auf Handbücher, Arbeitsanweisungen, Anwenderdokumentation, auf Testdokumentationen oder IT-Sicherheitsrichtlinie usw.).

Checkliste

  • Sind alle relevanten Prozesse und Tätigkeiten durch Verfahrens- und Arbeitsanweisungen dokumentiert?
  • Sind alle relevanten Bearbeitungsschritte bekannt und dokumentiert?
  • Liegen aktuelle interne Verfahrensübersichten bzw. ein Verfahrensverzeichnis vor?
  • Liegt eine  Anwenderdokumentation  und  technische  Systemdokumentation für sämtliche IT-Systeme im Unternehmen  vor?
  • Sind alle involvierten Mitarbeiter bezüglich der Abläufe geschult?
  • Sind IT-Richtlinien im Unternehmen vorhanden?
  • Können Veränderungen zeitnah eingepflegt werden?
  • Liegen Dokumentationen der Hersteller zu den verwendeten Softwarelösungen (Benutzerhandbuch, Administrationshandbuch usw.) vor?
  • Wurden die vom Hersteller gelieferten Dokumentationen durch die Darstellung der individuellen Anpassungen ergänzt?

Revisionssicherheit

Mit dem digitalen Archiv StarFinder® und einer Verfahrensdokumentation stehen Sie auf der sicheren Seite. Die Anforderungen der GoBD sind, sofern eine Verfahrensdokumentation vorhanden ist, komplett erfüllt.

Wir unterstützen sie gerne bei der Erstellung Ihrer „Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege“.

Rechtlicher Hinweis

Diese Website dient allein der Information zur Verfahrensdokumentation gemäß GoBD. Sie stellt keine Rechtsberatung dar und kann eine Rechtsberatung nicht ersetzen.

Die auf diese Website zur Verfügung gestellten Informationen werden nach Möglichkeit aktuell gehalten. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen übernehmen wir keine Gewähr.

 

Es wird ernst! GoBD gelten ab 01.01.2017 in vollem Umfang

Ab dem 1. Januar 2017 gelten die Verordnungen der GoBD, inklusive der Regelungen aus dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom November 2010, uneingeschränkt. Das heißt: Die Schonfrist endet zum 31. Dezember 2016 endgültig.

Was sind die GoBD?

Die GOBD, oder „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, legen fest, wie die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) durch Softwaresysteme umgesetzt werden müssen. Dies beinhaltet die maschinelle Auswertbarkeit, die Verfahrensdokumentation, das interne Kontrollsystem und die elektronische Archivierung sowie den Datenzugriff der Finanzbehörden.

Konkret bedeutet das, dass für jedes in der Buchhaltung eingesetzte DV-Verfahren eine Dokumentation der organisatorischen und technischen Prozesse benötigt wird. Dazu zählen elektronische Kassen- und Warenwirtschaftssysteme sowie Archiv- und Datenmanagementsysteme.

Doch nicht nur Belege aus eigenen DV-Systemen, sondern auch elektronisch empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sind innerhalb eines digitalen Archivs im Ursprungsformat aufzubewahren. Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist müssen die Dokumente jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Die GoBD als Chance

Was durch die GoBD zur Pflicht wird, ist von großem Nutzen für jedes Unternehmen, wird hier doch nichts anderes verlangt als die digitale Archivierung digitaler Dokumente. Auch kleine Unternehmen können jetzt das aufbauen, was bisher großen Unternehmen vorbehalten war: Ein eigenes Digital Archiv in dem man in google-artiger Manier nach jedem beliebigen Dokumenteninhalt suchen und jedes Dokument ohne den geringsten Ablageaufwand wieder finden kann.

Bei einer automatisierten digitalen Archivierung hält sich die Mehrarbeit deutlich in Grenzen und die Vorteile überwiegen. Jeder Mitarbeiter erhält einen schnellen Zugriff auf seine wichtigen Dokumente und das komplette Unternehmenswissen, das erspart viel Zeit bei der täglichen Suche nach Informationen.

Was ist zu tun?

Software-Systeme und Prozesse, die mit steuerrelevanten Daten zu tun haben, müssen den Anforderungen der GoBD genügen.

Zur Erfüllung der Anforderungen der GoBD hinsichtlich Datensicherheit, Unveränderbarkeit, Aufbewahrung als auch der maschinellen Auswertbarkeit, der elektronischen Aufbewahrung und Erfassung, der Nachvollziehbar- und Nachprüfbarkeit sowie der Regelungen zum Datenzugriff ist eine rechtssichere Archivierungslösung unverzichtbar.

Was müssen Sie beachten?

Mehrere der neuen Vorgaben machen Anpassungen in den kaufmännischen Prozessen notwendig, zumindest aber die Überprüfung vorhandener oder die Erstellung neuer Verfahrensdokumentationen.

Direkte Auswirkungen haben die GoBD durch die Einführung zeitgerechter Buchung und Authentizität von Belegen. Während viele Unternehmen üblicherweise einmal im Monat buchen, müssen unbare Geschäftsvorfälle nun innerhalb von 10 Tagen und Eingangsrechnungen innerhalb von 8 Tagen erfasst werden. Kassenaufzeichnungen grundsätzlich täglich erfolgen sollten.

Elektronische Archivierung ist der Papierablage gleichgestellt. Die elektronische Buchführung und die elektronische Archivierung steuer- und handelsrechtlicher Belege sind nach den gleichen Prinzipien zu bewerten wie die Ablage in Papierform.

Steuerlich relevante Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden, wobei gescannte Papierdokumente das Original ersetzen können. Umgekehrt gilt das nicht. Eine Rechnung, die Sie als PDF erhalten, muss auch als PDF aufbewahrt werden.

Es ist ausdrücklich erlaubt, Papierbelege durch gescannte Dokumente zu ersetzen. Das heißt, Unternehmen und Freiberufler können viel Platz, Raum und Geld einsparen. Der Prozess der Papiervernichtung ist in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben, damit Betriebsprüfer alle Abläufe schnell verstehen und nachvollziehen können.

Wesentliche Voraussetzung für die Umsetzung der neuen Vorschriften ist die „Verfahrensdokumentation“. In der Verfahrensdokumentation müssen Unternehmen genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.  Die Verfahrensdokumentation soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Archivierung innerhalb eines Unternehmens darstellen.

Die Lösung

Archivieren Sie alle Dokumente zentral, vollständig, GoBD-konform und revisionssicher in Ihrem digitalen Archivierungssystem.

Mit dem Komplettsystem StarFinder® DIGITAL ARCHIV lassen sich die gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen an eine korrekte und ordnungsgemäße Buchführung umsetzen und erfüllen.

StarFinder® ist die einzigartige Suchmaschine für Informationen, Dokumente, Dateien, E-Mails u. v. m. in Ihrem hausinternen Netzwerk. Das DIGITAL ARCHIV ist die Komplettlösung inkl. versiegelter Hardware und ist rechtskonform für die Archivierung gem. GoBD 2015.

 

Jetzt testen !

Kostenlose Online-Präsentation.StarFinder 30 Tage unverbindlich testen.Sonstiges





Einwilligungserklärung
Ich stimme der Einwilligungserklärung zu