Die GoBD-Übergangsfrist endet zum 01.01.2017: Erfüllen Sie die Regelungen vollständig?

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) gelten bereits seit November 2010. Am 31.12.2016 endet die Übergangsfrist. Einzelhändler müssen dann eine GoBD-konforme Kasse verwenden, die direkt digitale Unterlagen für die Buchhaltung veränderungssicher erzeugen kann. Doch mind. ein Drittel der stationären Einzelhändler sind noch nicht ausreichend oder gar nicht darauf vorbereitet.

Stichtag 01.01.2017

Ab dem 1. Januar 2017 gelten die Verordnungen der GoBD, inklusive der Regelungen aus dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom November 2010, uneingeschränkt. Das heißt: Die Schonfrist endet zum 31. Dezember 2016 endgültig. Erfüllen Sie alle Regelungen schon vollständig? Die Auswirkungen für Unternehmen können schwerwiegend sein. Ein Verstoß gegen die GoBD kann zu erheblichen finanziellen Nachteilen führen.

Die Firma LocaFox POS befragte 325 Händler: Wie viele besitzen bereits eine GoBD-konforme Kasse oder haben diese bereits bestellt? Das Ergebnis zeigt, dass bei 30 Prozent der Befragten noch kein neues Kassensystem vorhanden ist  und 15 Prozent wissen nicht, ob ihre derzeitige Kasse den Vorgaben entspricht. Mehrere Branchen sind jedoch weiter mit der Digitalisierung.

In vielen Segmenten bestehen große Informationsdefizite, denn das Bewusstsein, auch Online-Kanäle als Ergänzung zum stationären Geschäft zu verwenden, ist viel zu wenig vorhanden.

GoBD-Umfrage_Inforgrafik

Welche Voraussetzungen sind unter anderem zu erfüllen?

Die GoBD 2015 beschreiben, wie sich die Finanzverwaltung die Buchführung und sonstigen steuerrelevanten Aufzeichnungen in Unternehmen vorstellt. Dies beinhaltet die maschinelle Auswertbarkeit, die Verfahrensdokumentation, das interne Kontrollsystem und die elektronische Archivierung sowie den Datenzugriff der Finanzbehörden.

Des Weiteren wird klargestellt, dass durch Registrierkassen erstellte Kassenbelege automatisch der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen. Die Daten sind während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vollständig, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren. D. h. ab 01.01.17 dürfen nur noch elektronische Registrierkassen eingesetzt werden.

Was ist zu tun?

Alle Software-Systeme und Prozesse, die mit steuerrelevanten Daten zu tun haben, müssen die Anforderungen der GoBD erfüllen. Eine rechtssichere Archivierungslösung ist unverzichtbar. Eine GoBD-konforme Kasse muss ab 2016/2017 im Einsatz sein. Alte Registrierkassen, die die Anforderungen nicht erfüllen, müssen bis zum Ende des Jahres 2016 ersetzt werden.

Einzelhändler sollten die Regelungen als Chance sehen: Ein modernes Kassensystem bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Die modernen Kassen erleichtern durch die Digitalisierung der Daten den Arbeitsalltag und die Händler profitieren von vielen neuen Möglichkeiten (z. B. einer integrierten Warenwirtschaft für die Inventur). Mit nur wenigen Klicks können Produkte auf diversen Online-Plattformen verkauft werden, die Bestände werden automatisch aktualisiert.

GoBD-konforme Archivierung

Den GoBD unterliegen generell sämtliche Kassenbücher, egal, ob sie mit Registrierkassen oder anders elektronisch geführt bzw. aufgezeichnet werden. Es lohnt sich daher, die eigene Buchführung auf die Ordnungsmäßigkeit zu überprüfen.

Doch lassen Sie sich nicht verwirren! Mit dem digitalen Archiv StarFinder®, einer Verfahrensdokumentation und einer GoBD-konformen Kasse stehen Sie auf der sicheren Seite. Archivieren Sie alle ihre Dokumente revisionssicher und effizient in Ihrer intuitiv bedienbaren Archivierungslösung. Durch eine gezielte, digitale Archivierung kann viel Zeit, Platz und Geld gespart werden.

Die Zeit wird knapp – informieren Sie sich jetzt.

 

Quelle

 

Verfahrensdokumentation nach GoBD: Das müssen Sie wissen und umsetzen

Ein äußerst wichtiger Punkt der geltenden GoBD ist die Verfahrensdokumentation. Alle steuerpflichtigen Unternehmen müssen in der Verfahrensdokumentation genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.  Die Verfahrensdokumentation soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Archivierung innerhalb eines Unternehmens darstellen.

Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation gilt grundsätzlich, unabhängig von der Größe oder Komplexität des Unternehmens.

Das müssen Sie wissen und umsetzen

  • Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Inhalt, Aufbau und Ergebnisse des DV-Verfahrens müssen vollständig und schlüssig ersichtlich sein.
  • Aus der Verfahrensdokumentation muss sich ergeben, wie die in den GoBD enthaltenen Anforderungen und Ordnungsvorschriften Beachtung finden.
  • Für die Prüfung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ist eine aussagekräftige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert.
  • Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein.
  • Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.
  • Das Verfahren der elektronischen Erfassung von Papierdokumenten (Scan-Vorgang) muss in der Verfahrensdokumentation niedergelegt werden.
  • Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.
  • Die Beschreibung des Internen Kontrollsystems (IKS) und der Vorgehensweise zur Datensicherung sind Bestandteile der Verfahrensdokumentation.
  • Der automatische Buchungsvorgang muss nachvollziehbar sein.
  • Die Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten.
  • Die Aufbewahrungsfrist für die Verfahrensdokumentation läuft nicht ab, soweit und solange die Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen noch nicht abgelaufen ist, zu deren Verständnis sie erforderlich ist.

Kurze Checkliste zur Verfahrensdokumentation

  • Sind alle relevanten Prozesse und Tätigkeiten durch Verfahrens- und Arbeitsanweisungen dokumentiert?
  • Sind alle relevanten automatischen Bearbeitungsschritte dokumentiert?
  • Liegen aktuelle interne Verfahrensübersichten bzw. ein Verfahrensverzeichnis vor? Werden diese bei Veränderungen zeitnah gepflegt?
  • Liegt eine  Anwenderdokumentation  und  technische  Systemdokumentation für sämtliche IT-Systeme im Unternehmen (Benutzerhandbuch, Administrationshandbuch usw.) vor?
  • Wurden die vom Hersteller gelieferten Dokumentationen durch die Darstellung der individuellen Anpassungen ergänzt?

Inhalte einer Verfahrensdokumentation

Der Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation werden nicht vorgeschrieben. Die Verfahrensdokumentation kann in Papierform, in elektronischer Form oder auch in Kombination geführt und aufbewahrt werden. Doch welche Bestandteile enthält die Verfahrensdokumentation?

Im BMF-Schreiben werden vier Bestandteile zu einer Verfahrensdokumentation gefordert:

  • eine allgemeine Beschreibung,
  • eine Anwenderdokumentation,
  • eine technische Systemdokumentation und
  • eine Betriebsdokumentation.

 

Musterverfahrensdokumentation zum Download

Mit dem digitalen Archiv StarFinder® und einer Verfahrensdokumentation stehen Sie auf der sicheren Seite. Die Anforderungen der GoBD sind, sofern eine Verfahrensdokumentation vorhanden ist, komplett erfüllt.

 

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Besteht Ihr Unternehmen die nächste Betriebsprüfung?

Sie kündigen sich drei bis vier Wochen vorher an und wollen Einsicht in sämtliche Buchhaltungsdaten (physisch und elektronisch): die Betriebsprüfer. Für eine Betriebsprüfung sollte man gut vorbereitet sein. Sind Sie auf dem aktuellen Stand? Die GoBD gelten nun bereits seit über einem Jahr. Unternehmen müssen sich mit dem Thema beschäftigen, denn sie müssen ihre Unterlagen dementsprechend archivieren und zugänglich machen. Ansonsten läuft die nächste Betriebsprüfung nicht positiv ab.

Bestehen Sie die nächste Betriebsprüfung? Betriebsprüfer suchen Lücken – lassen Sie sie keine finden! Wir haben Ihnen kurz und knapp einen kleinen Fragen-Antworten-Katalog zu den GoBD zusammengestellt.

GoBD Fragen-Antworten-Katalog

Was bedeutet GoBD?

GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie regeln die langfristige Aufbewahrung bzw. Archivierung von handels-/steuerrechtlich relevanten Dokumenten und Daten in elektronischer Form.

Welche Unternehmen betreffen die GoBD?

Alle Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen müssen die GoBD beachten – unabhängig von der Unternehmensgröße.

Was regeln die GoBD konkret?

Die GoBD beschreiben, wie sich die Finanzverwaltung die Buchführung und steuerrelevante Aufzeichnungen in Unternehmen vorstellt. Betriebsprüfer orientieren sich daran. Eine Nichtbeachtung kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung gefährden.

Ab wann sind die GoBD gültig?

Die Grundsätze gelten seit dem 1.1.2015. Eine Übergangsfrist gibt es nicht. Alle Unternehmen müssen sich mit dem Thema beschäftigen und ihr Unternehmen auf den aktuellen Stand bringen. Ggf. die Anforderungen rückwirkend erfüllen.

Welche elektronischen Belege müssen aufbewahrt werden?

Elektronische Belege, die im Unternehmen entstanden oder eingegangen sind, müssen unverändert aufbewahrt werden und dürfen nicht vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht werden z. B. elektronische Rechnungen, E-Mails, etc. Bei einer Betriebsprüfung müssen sie sich in der entsprechenden Form rückwirkend abrufen und nachvollziehen lassen.

Ist die „Verfahrensdokumentation“ Pflicht?

Ja, wesentliche Voraussetzung der neuen Vorschriften ist die „Verfahrensdokumentation“. In der Verfahrensdokumentation muss genau beschrieben werden, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Welche Bereiche im Unternehmen sind betroffen?

Die neuen Regelungen zur digitalen Buchführung zu kennen, reicht alleine nicht aus – sie müssen umgesetzt werden. Mehrere der neuen Vorgaben machen Anpassungen in den kaufmännischen Prozessen und Bereichen notwendig, zumindest die Überprüfung vorhandener oder die Erstellung neuer Verfahrensdokumentationen.

StarFinder® unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Archivierungspflichten: Das einzigartige DIGITAL ARCHIV ist intuitiv bedienbar, GoBD 2015-konform und TÜV-zertifiziert. Legen Sie mit StarFinder® alle Arten von Dateien, Dokumente und E-Mails revisionssicher digital ab.

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Die 10 Spielregeln der digitalen Archivierung

Früher oder später erwischt sie jeden: die Nachweispflicht. Dokumente digital und papierlos zu archivieren ist inzwischen nicht nur in großen Unternehmen etabliert. Auch für kleine und mittelständische Betriebe wird die digitale Archivierung immer wichtiger.

Allerdings müssen Unternehmen hierbei einige Spielregeln beachten. Die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD) ” definieren genau, welche gesetzlichen Vorgaben gelten.

Dazu gehören u. a. Kriterien wie Unveränderbarkeit, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit der Unterlagen. Hier sind die zehn Regeln auf die Unternehmen bei der elektronischen Archivierung achten sollten.

Die 10 Spielregeln der digitalen Archivierung

  1. Die Elektronische Archivierung ist technologieneutral.
  2. Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen.
  3. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen.
  4. Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden.
  5. Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben.
  6. Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden.
  7. Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung.
  8. Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden.
  9. Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen.
  10. Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren.

Quelle: Bitkom

Ein Muss: die Verfahrensdokumentation

Soweit Authentizität und Integrität von buchungsrelevanten Belegen und Dokumenten in Papierform gewahrt bleiben, dürfen diese digital archiviert und anschließend entsorgt werden (Ersetzendes Scannen).

Wesentliche Voraussetzung für die Umsetzung der neuen Vorschriften ist die „Verfahrensdokumentation“. In der Verfahrensdokumentation müssen Unternehmen genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.  Die Verfahrensdokumentation soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Archivierung innerhalb eines Unternehmens darstellen.

Hier finden Sie eine Musterverfahrensdokumentation zum Download!

Mit dem digitalen Archiv StarFinder® und einer Verfahrensdokumentation stehen Sie auf der sicheren Seite. Die Anforderungen der GoBD sind, sofern eine Verfahrensdokumentation vorhanden ist, komplett erfüllt.

 

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Arbeiten 2.0: Ersetzendes Scannen statt Papierberge

Viele mittelständische Unternehmen sind, wenn es um das Thema Digitalisierung geht, bereits weit vorne. Einige Unternehmen nähern sich dem Thema eher langsam und nicht wenige sind sehr vorsichtig und versuchen auszusitzen, was man nicht aussitzen kann. Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran und Aktenberge passen genauso wenig ins Bild eines modernen, zukunftsfähigen Unternehmens wie die gute alte Schreibmaschine.

Wie sieht die Situation in Unternehmen aus?

Für viele Firmen ist das „Ersetzende Scannen“ immer noch ein heißes Eisen.

Grundsätzlich dürfen Unternehmen, die zur Aufbewahrung bestimmter Dokumente verpflichtet sind, selbst entscheiden, ob sie weiterhin Papierdokumente in Aktenordner abheften möchten oder ob sie die Dokumente zur einfacheren, elektronischen Weiterverarbeitung digitalisieren.

Viele nutzen bereits die Vorteile eines modernen, digitalen Archivierungssystems oder planen die Einführung. Einige darunter sind trotzdem unsicher, ob die Behörden die digitalen Dokumente akzeptieren. So trifft man in der Praxis häufig auf doppelte Lösungen, bei denen Papierunterlagen zwar eingescannt und im digitalen Archiv abgelegt, aber zusätzlich noch als Papier-Original abgeheftet werden. Die Mitarbeiter haben doppelte Arbeit, statt von den zahlreichen Vorteilen und Erleichterungen des digitalen Archivs zu profitieren.

Ersetzendes Scannen

Unterschriftslose Papiere wie z. B. Rechnungen (in 99,9% der Fälle nutzloses Papier) füllen bei kleinen und mittelständischen Unternehmen massig beheizte Archivfläche und werden so gut wie nie mehr angesehen. Das „Ersetzende Scannen“ von Dokumenten und Belegen ist bereits gängige Praxis in großen Unternehmen und wird von der Finanzverwaltung anerkannt.

Mit den GoBD 2015 (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist der Weg frei für Unternehmen, die bei der Verwaltung von Akten auf das papierlose Büro setzen und Raum, Zeit und Geld sparen möchten.

Die GoBD erlauben es ausdrücklich: Papierbelege dürfen durch gescannte Dokumente ersetzt werden. Der Scanvorgang bedarf jedoch einer sog. Verfahrensdokumentation. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat eine Technische Richtlinie für das „Ersetzende Scannen“ veröffentlicht, die als Handlungsleitfaden dient.

Effiziente und rechtssichere Lösung

Seit dem 01.01.2015 müssen Sie alle handelsrechtlich und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumente in elektronischer Form korrekt aufbewahren. Mit dem digitalen Archiv StarFinder® legen Sie diese und alle anderen Dokumente und Akten revisionssicher und GoBD-konform ab.

Warum verwandeln Sie dazu nicht Ihr kostenintensives Aktenlager in einen aktiven Know-how-Pool für alle Mitarbeiter und sparen in diesem Zug bares Geld? Schaffen Sie ein digitales Wissensmanagement im Unternehmen, das in Sekundenschnelle abrufbar ist und nie verloren geht. Halten Sie Ihre Archivierungspflichten ein. Informieren Sie sich jetzt.

 

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