5 kurze Tipps: So meistern Sie die GoBD entspannt

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz GoBD) sind mittlerweile seit über einem Jahr gültig. Dennoch herrscht in vielen Unternehmen immer noch Unklarheit, z. B. wenn es um die GoBD-konforme Aufbewahrung oder vollständige und lückenlose Erfassung von steuerrelevanten Daten geht.

Wir geben Ihnen fünf kurze Tipps, wie sich mithilfe eines digitalen Archivs viele GoBD-Anforderungen unkompliziert und schnell erfüllen lassen.

1. Ordnung und Vollständigkeit ist wichtig!

Wichtig ist, Geschäftsvorfälle und die dazugehörigen aufbewahrungspflichtigen Dokumente und Daten vollständig, ordnungsgemäß und zeitgerecht zu erfassen und anschließend revisionssicher zu archivieren. Eine zeitnahe Erfassung von Eingangsrechnungen innerhalb von acht bis zehn Tagen muss beachtet werden.

2. Jederzeit Nachweise ermöglichen können!

Geschäftsvorfälle müssen in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgt werden können und sich bei Bedarf rückwirkend abrufen und nachvollziehen lassen.

3. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!

Zur Einhaltung der Ordnungsvorschriften verlangt die Abgabenordnung (AO), Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren.

4. Archivieren Sie elektronisch!

Nicht nur Belege aus eigenen DV-Systemen, sondern auch elektronisch empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sind innerhalb eines digitalen Archivs im Ursprungsformat aufzubewahren. Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist müssen die Dokumente jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

5. Achtung: Verfahrensdokumentation!

Wesentliche Voraussetzung der neuen Vorschriften ist die „Verfahrensdokumentation“. In der Verfahrensdokumentation müssen Sie genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Wie bewahren Sie Dokumente GoBD-konform auf?

Archivieren Sie alle Dokumente zentral, vollständig, GoBD-konform und revisionssicher in Ihrem digitalen Archivierungssystem.

Integrierte Protokollfunktionen sorgen für Übersicht und Ordnung. Zu welchem Zeitpunkt und von welchem Mitarbeiter Dokumente archiviert wurden, wird sofort protokolliert und kann jederzeit nachvollzogen werden – z. B. bei einer Betriebsprüfung.

Durch intelligente Benutzerverwaltung erhalten Ihre Mitarbeiter nur auf die Daten Zugriff, die sie für Ihre Arbeit benötigen. Individuelle Workflows dokumentieren und erleichtern Arbeitsabläufe im Unternehmen. Sie sorgen für Transparenz, optimieren und beschleunigen Prozesse und Entscheidungen.

Dank der automatisierten Versionierung lassen sich Änderungen an Dokumenten schnell nachvollziehen. Die Ursprungsversion wird nicht verändert und geht somit nicht verloren.

Mit dem digitalen Archiv StarFinder® und einer Verfahrensdokumentation stehen Sie auf der sicheren Seite.

 

GoBD-Schnellcheck: Kennen Sie sich aus?

Ende letzten Jahres legte das Bundesfinanzministerium die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ vor. Sie kamen als schlichtes Schreiben – aber sie haben es in sich.

Sind Ihre Archivierungsprozesse bereits auf die neuen GoBD angepasst? Wissen Sie was Sie alles beachten müssen? Machen Sie den Schnellcheck.

1. Eine Lieferantenrechnung kommt mit PDF-Rechnung als E-Mail-Anhang im Unternehmen an. Wie gehen Sie damit um?

Richtig! Sie buchen die Rechnung und legen die E-Mail mit Dokumentenanhang im digitalen Archiv ab.

E-Mails sind in der geschäftlichen Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Wichtige Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen, Kommunikation mit Banken und Versicherungen, Auftragsbestätigungen u. v. m. werden per E-Mail versendet. Diese Dokumente müssen natürlich auch archiviert werden – inkl. Anhang.

2. Trotz digitalem Zeitalter treffen auch noch genug steuerlich relevante Dokumente per Post ein. Wie archivieren Sie diese Papiere?

Richtig! Sie scannen diese Dokumente, buchen Rechnungen und archivieren diese dann in einem digitalen Archiv.

Die meisten Unternehmen bewahren die Originale nach dem Scannen auf, da sie unsicher sind, ob und wie sie damit ihre gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllen können. Doch die GoBD erlauben es ausdrücklich: Papierbelege dürfen durch gescannte Dokumente ersetzt werden (Ersetzendes Scannen).

3. Sie setzen unterschiedliche IT-Systeme im Unternehmen ein. Was meinen Sie, für welche elektronischen Daten interessiert sich das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung?

Richtig! Es sind alle steuerlich relevanten elektronischen Daten und Dokumente bereitzustellen.

Alle Dokumente, die für das Finanzamt erforderlich sind, akzeptieren Prüfer in elektronischer Form. Mit den GoBD 2015 besteht sogar die Pflicht alle handelsrechtlich und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumente in elektronischer Form korrekt aufzubewahren und vorweisen zu können. Wichtig: Die Dokumente müssen nach den vorgegebenen Regeln gescannt und archiviert werden.

4. In vielen Unternehmen dominiert das Tagesgeschäft und die Papierberge werden immer größer. Wie lange dürfen Sie Belege liegen lassen?

Richtig! Buchungen und Aufzeichnungen müssen zeitgerecht stattfinden: Unbare Geschäftsvorfälle müssen innerhalb von 10 Tagen und Eingangsrechnungen innerhalb von 8 Tagen erfasst werden. Die Führung von Kassen muss täglich geschehen.

Wird nicht laufend, sondern nur periodenweise gebucht, müssen alle unbaren Vorfälle bis zum Ablauf des Folgemonats erfasst sein.

5. Bei der Rechnungsstellung hat sich ein Fehler eingeschlichen. Die bereits gebuchte Rechnung wird korrigiert. Was ist dabei mit Blick auf die elektronische Archivierung zu beachten?

Richtig! Es genügt, wenn die korrigierte Rechnung im Archiv gespeichert wird. Denn im digitalen Archiv bleibt die ältere Version dennoch erhalten. Eine Veränderungs-Historie wird hinterlegt.

6. Sie sind auf der Suche nach einem passenden Archivsystem. Auf was müssen Sie bei der Auswahl achten?

Richtig! Die Finanzverwaltung schreibt keine bestimmte Lösung vor, jedoch definiert sie Grundsätze für ein digitales Archiv: Unveränderlichkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit archivierter Dokumente. Funktionsweise und Prozesse der digitalen Archivierungen haben den aktuellen steuerrechtlichen Vorschriften zu entsprechen. Zusätzlich gelten Kontroll- und Dokumentationsvorschriften.

 

Was ist nach den GoBD zu beachten? 7 Tipps wie Sie die GoBD 2016 in den Griff bekommen

Zu Beginn des Jahres 2016 darf dieses Thema auf keinen Fall fehlen, denn es gehörte auf jeden Fall zu den größten Änderungen im vergangenen Jahr: Die neuen GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Der Jahreswechsel ist meistens die Zeit, in der Unternehmen Ordnung in ihre Unterlagen bringen. Aber in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen herrscht immer noch Unklarheit. Die geänderten GoBD sorgten und sorgen immer noch für Verwirrung.

7 Tipps wie Sie die GoBD 2016 in den Griff bekommen

Seit zum 1.1.2015 die GoBD in Kraft getreten sind, kommen viele Neuerungen auf Unternehmen zu. Denn die GoBD gelten für alle, die nach den Steuergesetzen verpflichtet sind, Buchführungen oder Aufzeichnungen zu führen. Arbeiten Sie bereits GoBD-konform? Oder schieben Sie die korrekte Umsetzung vor sich her?

Wir geben Ihnen sieben Tipps für die praktische Umsetzung der GoBD.

  1. Informieren Sie sich!

    Viele Firmen haben sich bisher immer noch nicht ausreichend mit den GoBD-Vorschriften beschäftigt. Doch Nichtwissen schützt nicht vor dem Betriebsprüfer. Bereits jetzt finden strenge Betriebsprüfungen in Unternehmen statt. Informieren Sie sich jetzt, bevor ein Mahnbescheid garantiert ist.

  2. Prüfen Sie Ihre Buchhaltung!

    Die neuen Regelungen zur digitalen Buchführung zu kennen, reicht alleine nicht aus – sie müssen umgesetzt werden. Mehrere der neuen Vorgaben machen Anpassungen in den kaufmännischen Prozessen notwendig, zumindest die Überprüfung vorhandener oder die Erstellung neuer Verfahrensdokumentationen.

  3. Buchen Sie zeitnah!

    Direkte Auswirkungen haben die GoBD durch die Einführung zeitgerechter Buchung und Authentizität von Belegen. Während viele Unternehmen üblicherweise einmal im Monat buchen, müssen unbare Geschäftsvorfälle nun innerhalb von 10 Tagen und Eingangsrechnungen innerhalb von 8 Tagen erfasst werden. Die Führung von Kassen muss täglich geschehen.

  4. Archivieren Sie elektronisch!

    Elektronische Archivierung ist der Papierablage gleichgestellt: Die elektronische Buchführung und die elektronische Archivierung steuer- und handelsrechtlicher Belege sind nach den gleichen Prinzipien zu bewerten wie Papiersysteme. Zwar müssen alle steuerlich relevanten Dokumente im Original aufbewahrt werden, doch gescannte Papierdokumente können das Original ersetzen. Umgekehrt gilt das nicht. Eine Rechnung, die als PDF ankommt, muss auch so aufbewahrt werden.

  5. Behalten Sie Kontrolle!

    Wird ein papierloses Arbeiten nach GoBD angestrebt und eine Verfahrensdokumentation erstellt, schreiben die GoBD vor, Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren. Dazu gehören: Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen, Erfassungs- und Plausibilitätsprüfungen, Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten.

  6. Vermeiden und verringern Sie Papierberge!

    Erlaubt ist nun ausdrücklich, Papierbelege durch gescannte Dokumente zu ersetzen. Das heißt, Unternehmen und Freiberufler können viel Platz, Raum und Geld einsparen. Der Prozess der Papiervernichtung ist nur in einer sog. Verfahrensdokumentation zu dokumentieren, damit Betriebsprüfer alle Abläufe schnell verstehen und nachvollziehen können.Hier können Sie Ihre Musterverfahrensdokumentation herunterladen!

  7. GoBD-konforme Lösung einsetzen!

    Die Finanzverwaltung schreibt keine bestimmte Lösung vor, jedoch definiert sie Grundsätze für ein digitales Archiv: Unveränderlichkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit archivierter Dokumente. Mit StarFinder® nutzen Sie ein digitales Archiv, das in Ihrem Unternehmen die Voraussetzungen zur Einhaltung aller relevanten Gesetze schafft. Revisionssicherheit, Dokumentationsechtheit und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen sind mit StarFinder® einfach und sicher einzuhalten. StarFinder® lässt sich problemlos an Ihr eigenes ERP-System anbinden.