Die 5S-Methode im Rahmen der Prozessoptimierung

Ihre Kollegen halten sich an den strikten Prozessablauf und vergessen dabei ihren Arbeitsplatz? Die Schreibutensilien gehen unter den Papierstapeln verloren und Sie müssen ein Chaos durchforsten, um Ihre Materialien zu finden?
Chaos und lange Suchzeiten wirken sich negativ auf die Arbeitsmotivation aus. Und leider ist es oftmals so, dass der Kunde die sinkende Motivation zu spüren bekommt.

Sie möchten ungeordneten Papierstapeln und langen Suchzeiten den Kampf ansagen?
Wir informieren Sie über die 5S-Methode!

Was ist die 5S-Methode?

Im Rahmen eines Entwurfs des Produktionssystems für den Automobilhersteller Toyota prägte der Japaner Taiichi Ono 5S. Zu Beginn wurde 5S nur in Produktionsstätten angewandt, mittlerweile wird es aber auch zunehmend in Dienstleistungs- und Softwareunternehmen genutzt.
Hinter 5S stecken 5 japanische Begriffe, deren Anfangsbuchstabe jeweils „S“ ist:

  • Seirii
  • Seiton
  • Seiso
  • Seiketsu
  • Shitsuke

Im Deutschen hat man also versucht Übersetzungen zu wählen, welche ebenfalls mit dem Buchstaben „S“ beginnen. Daher wirkt die jeweilige Übersetzung nicht immer ganz so passend, der Aussagekern jedoch ist verständlich.

Seirii = Sortieren

Prüfen Sie Ihren Arbeitsplatz: Sind Ihre Arbeitsutensilien, welche Sie tagtäglich nutzen, in greifbarer Nähe? Sind Ihre notwendigen Materialien innerhalb weniger Sekunden auffindbar?

Seiton = Setzen (eher anordnen)

Für eine einzuhaltende Struktur bieten sich Beschriftungen gut an. Wichtig ist, dass das Arbeitsmaterial immer an dem gleichen Ort gelagert wird und dementsprechend gekennzeichnet ist. Hilfreich ist eine Beschriftung der Regale, in welchen das Material gelagert wird. Mitarbeiter gewöhnen sich an den Standort und können die Gegenstände langfristig schnell auffinden.

Seiso = Sauberkeit

Der Frühling naht! Viele sind bei milderen Temperaturen und dem nahenden Frühjahr motiviert Ordnung zu schaffen. Nutzen Sie diese Motivation und räumen Sie Ihren Arbeitsplatz komplett auf. Sortieren Sie Ihre Unterlagen aus oder heften diese ab. Wenn nötig, wischen Sie doch gleich noch Ihren Schreibtisch kurz ab. An einem sauberen Arbeitsplatz mach die Arbeit doch gleich mehr Spaß.

Seiketsu = Standardisierung

Grundlegende Arbeitsabläufe werden für eine Standardisierung zusammengefasst und zur Orientierung an die jeweiligen Arbeitsplätze übergeben.
Damit auch weiterhin Ordnung am Arbeitsplatz herrscht, sollte jeder Mitarbeiter täglich die letzten fünf Minuten vor Arbeitsende zum Aufräumen nutzen. Morgens einen ordentlichen und sauberen Arbeitsplatz aufzufinden ist wesentlich angenehmer, als mit Chaos in den Tag zu starten.

Shitsuke = Selbstdisziplin

Um eine kontinuierliche Ordnung am Arbeitsplatz gewährleisten zu können, ist Selbstdisziplin zwingend erforderlich. Ein kleiner Wettbewerb zwischen den Mitarbeitern ist ein Anreiz. Hierbei kann beispielsweise monatlich ein Preis für den ordentlichsten und saubersten Arbeitsplatz verliehen werden.

Wofür dient die 5S-Methode?

5S wirkt sich positiv auf das ganze Unternehmen aus. Wenn wirklich alle mit der 5S-Methode arbeiten, fühlt man sich automatisch gezwungen mitzumachen. Denn wer möchte schon bei seinen Kollegen einen schlechten Eindruck durch Unordnung und Dreck erwecken. Das Wohlfühlen wirkt sich positiv auf die Laune Ihrer Mitarbeiter und Kollegen aus.

Sie möchten Ihre Prozesse optimieren? Nutzen Sie die 5S-Methode als Einstieg in die Prozessoptimierung!
Durch klare Struktur werden Kosten effizient eingespart. Schnelle Erfolge stärken die Motivation Ihrer Mitarbeiter.

Großer Aufwand oder doch leichter Einstieg?

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist die 5S-Methode geeignet. Die Umsetzung der Prozessoptimierung gelingt leicht und ohne tiefes Grundlagenwissen, weshalb kleine Erfolge schnell erzielt werden.
Unter Rücksichtnahme auf alle Mitarbeiter sowie die langsame Einführung der 5S-Methode, wird Effizienz ohne große Investition erreicht.

 

StarFinder® DIGITAL ARCHIV sorgt für die digitale Ablage in Ihrem Unternehmen. Durch einen klar strukturierten Arbeitsablauf wissen Ihre Mitarbeiter, wann und wo sie die Dokumente digital archivieren müssen. Durch die Digitalisierung ist der Arbeitsplatz von all den Papierstapeln befreit und die Dokumente können schnell und einfach wiedergefunden werden. Der Workflow ermöglicht es Ihnen, Freigabeprozesse digital durchzuführen.
Gerne unterstützen wir Sie bei Erstellung des Workflows, der genau auf Ihre Arbeitsabläufe und Wünsche angepasst ist.

 

 

 

10 Tipps: Passwort-Sicherheit im Unternehmen

Die Auswahl guter Passwörter und deren Verwaltung sind das A und O jedes sicherheitsbewussten Unternehmens. „123123“ – schon ist der eigene Account geknackt. Ohne stringentes Passwort-Management haben Hacker leichtes Spiel. Um seine Accounts zu schützen, benötigt man gute und vor allem sichere Passwörter.

Wir geben Ihnen ein paar Tipps, mit denen Sie Ihre Passwort-Sicherheit erhöhen.

Top 10-Liste der schlechtesten Passwörter 2015

Die IT-Sicherheitsfirma Splashdata veröffentlicht jedes Jahr eine Liste der schlechtesten Passwörter. Die schlechtesten Passwörter sind die, die am häufigsten verwendet werden – und damit für Hacker am leichtesten zu knacken sind. Nach dieser Logik analysiert die IT-Sicherheitsfirma „Splashdata“ jedes Jahr öffentlich geleakte Passwortlisten und errechnet daraus ein Ranking der häufigsten Passwörter. Mehr als zwei Millionen Passwörter flossen in den Report 2015 – darunter größtenteils Kennwörter von englischsprachigen Anwendern.

Hier die Top 10 der schlechtesten Passwörter 2015:

1             123456

2             password

3             12345678

4             qwerty

5             12345

6             123456789

7             football

8             1234

9             1234567

10           baseball

So vergeben Sie ein sicheres Passwort

Viele Mitarbeiter möchten sich leicht ihr Passwort merken können und wählen deshalb einfache Kennwörter, wie den Namen des Partners, der Kinder oder das Geburtsdatum. Zudem wird häufig ein einziges Passwort für (fast) alle Accounts verwendet – wenn auch manchmal etwas abgeändert. Das ist äußerst gefährlich und fahrlässig.

Nutzen Sie die folgenden Tipps und wenden Sie sichere Passwörter an:

  1. Passwörter nicht weitergeben und notieren
  2. Keine Wörter verwenden, die im Wörterbuch stehen
  3. Kombinationen aus unterschiedlichsten Zeichen, wie Ziffern und Satzzeichen sowie Groß- und Kleinschreibung wählen
  4. Unvorhersehbare Kombinationen nutzen, z. B. aus einem „a“ ein @ machen
  5. Fremdsprachenkenntnisse miteinbauen
  6. Satzmethode anwenden
  7. Mehr als die Mindestanzahl an Zeichen benutzen
  8. Für jeden Dienst/Account ein anderes Passwort wählen
  9. Alte Passwörter nicht wieder verwenden
  10. Passwörter häufig ändern

Jetzt sind Sie dran! Ändern Sie Ihr Passwort – am besten auch in Ihrem StarFinder® Account!

 

WhatsApp-Daten für Facebook zugänglich: Das müssen Sie wissen

Der beliebte Messenger-Dienst WhatsApp teilt künftig Daten mit seinem Eigentümer Facebook – dies gab das Unternehmen erst neulich bekannt. Damit sorgt es bei mittlerweile über einer Milliarde Nutzern für Unsicherheit, Kritik und Fragen.

Facebook soll die Telefon-Nummer des Nutzers erhalten sowie Informationen dazu, wann er bei dem Dienst aktiv war. Doch was passiert damit? Es heißt, dass damit die Werbung bei Facebook besser personalisiert wird. Auch die Freunde-Suche solle so verbessert werden. Whats-App-Nutzer können teilweise widersprechen.

So widersprechen Sie dem Datenaustausch

Mit der Deaktivierung widersprechen Sie, dass Ihre WhatsApp-Daten für Werbezwecke genutzt werden. Nicht verhindern können Sie jedoch, dass die Daten Facebook zur Verfügung gestellt werden. Dazu gehören derzeit die Telefonnummer und Nutzungszeit. WhatsApp nimmt sich auch das Recht heraus, Kontaktlisten und Chatpartner weiterzuleiten. Durch die Einführung der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung können die Inhalte der Chats nicht eingesehen und weitergegeben werden.

Wer am 25. August bestehender WhatsApp-Nutzer war, könne Facebook verbieten, die Profilinformationen zur Personalisierung der Werbung und Freunde-Vorschläge einzusetzen. An Facebook weitergegeben, werde die Telefonnummer trotzdem.

So widersprechen Sie:

1. Möglichkeit

In der Meldung der neuen Datenschutz- und Nutzungsbedingungen von Whatsapp das Häkchen entfernen: Am unteren Ende des Textes gibt es ein Auswahlkästchen. Entfernt man hier das Häkchen oder schiebt den Regler nach links, werden die Daten nach Unternehmensangaben nicht zur Verbesserung von Facebook-Werbung genutzt. Anschließend muss man auf “Zustimmen” tippen oder kann Whatsapp nicht mehr nutzen.

2. Möglichkeit

In den Einstellungen: Wer den neuen Nutzungsbedingungen reflexartig zugestimmt hat, kann noch bis zu 30 Tage später die Datenweitergabe widerrufen. Dazu geht man in die Einstellungen von Whatsapp unter “Account” und entfernt das Häkchen oder verschiebt den Regler bei “Meine Account-Info teilen”.

Screen WhatsApp

Wer diese 30-Tages-Frist verpasst, hat keine Chance mehr der Nutzung zu widersprechen.

Ganz Abschalten nicht möglich

Das Abschalten der Datennutzung bedeutet nicht, dass die Daten nicht trotzdem erhoben und an Facebook weitergegeben werden. Nach Informationen von Whatsapp sollen sie aber im Widerspruchsfall nur für Zwecke wie der Verbesserung von Infrastruktur und Zustellsystemen oder der Bekämpfung von Spam oder Missbrauch genutzt werden.

Ohne WhatsApp?

Als Alternative zu WhatsApp bieten sich verschiedene Messenger-Apps an, die sich nur wenig in der Bedienung und Leistungsfähigkeit unterscheiden. Der Anbieter „Threema“  setzt schon länger Verschlüsselungen ein, schnitt in unterschiedlichen Tests gut ab und ist beim Thema Datenschutz unbedenklicher. Um miteinander zu kommunizieren, muss jedoch jeder Chatpartner den gleichen Messenger installieren.

 

Telefonieren Sie elektronischen Rechnungen ruhig nach

Viele bevorzugen und erwarten auch heute noch lieber die Rechnungsversendung per Post, statt digital als PDF oder JPG. In unserer digitalen Zeit ist eine Rechnungsstellung per Mail gar nicht so ungewöhnlich und die Anzahl sollte auch nicht unterschätzt werden – immer mehr Firmen stellen auf eine digitale Rechnungsstellung um.

Obacht!

In der digitalen Welt sollte man nicht leichtsinnig sein. Oft begegnen uns E-Mails von uns unbekannten Absendern oder ungenauen Informationen, weshalb diese meist im Spam-Ordner oder Papierkorb landen. Die Angst vor Viren ist nicht unbegründet. Allerdings kann genau diese Vorsicht auch Ihnen zum Nachteil werden, wenn Sie Ihre Rechnungen online versenden und mit unzureichenden Informationen für den Empfängern füllen.

Würden Sie bei dem Betreff „Ihre Mahnung“ inklusive einem nicht ganz eindeutigen Anhang Vertrauen schenken? Die Unsicherheit umgehen Sie ganz einfach, wenn Sie in Ihrer E-Mail vertrauenswürdig und zuverlässig auftreten.

Wie gelingt Ihnen das?

Tipp 1:  Gleiche Mailadresse

Nutzen Sie für Rechnungsstellung und –Eingang immer die gleiche Mail-Adresse. Hier bieten sich Rechnung@ oder Buchhaltung@ an. Die Empfänger gewöhnen sich an diese Adresse, was Ihnen eine leichtere Zuordnung ermöglicht.

Tipp 2: Maileingang überprüfen

Gerade bei Neukunden bietet es sich an, bei einem kurzen Anruf freundlich nachzufragen, ob die Rechnung angekommen ist oder versehentlich vergessen wurde. Bei einer Mahnung ist der Griff zum Telefon meist erfolgreicher, als eine erneute Mail. Denn wird die erste Mail als unseriös eingestuft, so ist das auch bei der zweiten Nachricht der Fall. Nach dem Telefonat kann die Rechnung oder eine Zahlungserinnerung erneut mit dem Hinweis „wie soeben telefonisch besprochen…“ versendet werden. Die Bitte um sofortige Überweisung beschleunigt den Ablauf und ein erneutes Untergehen Ihrer Rechnung wird somit vermieden. Zudem merkt sich der Kunde automatisch Ihre Mailadresse und kann diese bei der nächsten Rechnungsstellung zuordnen.

Tipp 3:  Kurz und knackig

Für viele Rechnungsempfänger ist ein Stichwort in Bezug auf Ihr Produkt und Ihre Dienstleistung ein kleiner Hinweis mit großer Wirkung – Der Kunde kann Ihre Rechnung schneller zuordnen. Ihre Mühe, zu Beginn Ihres Textes auf das Produkt oder das Datum der Bestellung zu verweisen, macht sich bemerkbar. Viele Mails werden gleich bei Empfang gelöscht, kann Ihr Firmenname oder der Betreff „Ihre Mahnung“ nicht sofort zugeordnet werden.

Fazit

Kleine Unaufmerksamkeiten führen schneller als gedacht zu solchen Missverständnissen. Durch die Beachtung der oben aufgeführten Tipps können Sie diese umgehen. Der Griff zum Telefon ist meist erfolgreicher, als sich nur auf die digitale Welt und die Technik zu verlassen. Die Hoffnung auf eine erfolgreiche Rechnungszustellung allein, ermöglicht Ihnen keinen regelmäßigen Zahlungseingang.

Gut abgelegte Rechnungen sind das A & O!

Sollte eine erneute Rechnungszustellung notwendig sein, so spart eine digitale Ablage viel Zeit. Die bereits gestellten Rechnungen können binnen weniger Sekunden gefunden werden. Je kürzer der Zeitraum zwischen Telefonat und Mailempfang ist, desto leichter kann Ihre Mail zugeordnet werden. Das digitale Archiv StarFinder® unterstützt Sie bei Ihrer Suche!

 

 

Checkliste: Was muss auf einer Rechnung stehen?

Unvollständige Rechnungen kommen in der Praxis nicht selten vor. Doch eine Rechnung, die nicht alle Pflichtangaben enthält, gefährdet den Vorsteuerabzug.

Welche Angaben gehören auf eine korrekte, vollständige Rechnung? Im § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) hat der Gesetzgeber genau festgelegt, welche Angaben enthalten sein müssen, damit das Dokument im Fall einer Prüfung nachvollziehbar ist.

Das muss auf einer Rechnung stehen

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des Kunden (Leistungsempfänger)
  • die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers
  • das Ausstellungsdatum
  • eine einmalig von dem Unternehmer vergebene Rechnungsnummer
  • die Menge der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
  • die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
  • Zeitpunkt der Lieferung und Vereinnahmung des Entgelts, wenn diese nicht identisch sind
  • das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen bzw. mit einem Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Aufschlüsselung von Entgeltminderungen
  • angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Betrag
  • ein Hinweis über die Aufbewahrungspflicht, wenn der Unternehmer eine Werkslieferung oder sonstige Leistung in Zusammenhang mit einen Grundstück ausführt

 

 

Egal, ob Papierrechnungen oder elektronische Rechnung – folgende Merkmale sollten bei einer Rechnung kontrolliert werden:

  • Echtheit der Herkunft der Rechnung (Identität des Rechnungsausstellers)
  • Unversehrtheit des Rechnungsinhalts (Rechnungspflichtangaben wurden auf dem Versandweg oder beim Empfänger nicht geändert)
  • Lesbarkeit der Rechnung

Das muss auf einer Kleinbetrags-Rechnung stehen

Eine Rechnung mit einem Betrag nicht größer als 150,- € muss nach §33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung nur folgende Angaben enthalten:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (jedoch nicht des Leistungsempfängers)
  • das Ausstellungsdatum
  • die Menge der gelieferte Artikel / Dienstleistungen
  • die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
  • angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Betrag

Aufbewahrungspflicht für Rechnungen

“Papier- und elektronische Rechnungen sind nach § 14b UStG zehn Jahre aufzubewahren. Während des gesamten Aufbewahrungszeitraums müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden (§ 14b Absatz 1 Satz 2 UStG n. F.).”

Viele Unternehmen wissen noch nicht, dass elektronische Rechnungen auch zwingend elektronisch archiviert werden müssen. E-Mails mit Rechnungsanhang ebenso. Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig.

 

Das digitale Archiv StarFinder® garantiert eine rechtssichere Archivierung, bei der gewährleistet ist, dass elektronische Rechnungen nachträglich nicht geändert werden können.