Vorteile der digitalen E-Mail-Archivierung

Die E-Mail ist das wichtigste Kommunikationsmittel. Sie transportiert viele Informationen und Daten, die für Unternehmen von großer Bedeutung sind. Unternehmen müssen sich daher die Grundsatzfrage stellen, wie sie das Aufbewahren und den Umgang mit den Inhalten ihrer E-Mails handhaben wollen.

Viele Online-Versandhändler und Unternehmen verschicken mittlerweile Ihre Rechnungen elektronisch als Anhang einer E-Mail. Und auch der Staat hat mit dem E-Rechnungsgesetz, das im November 2018 in Kraft treten soll, den elektronischen Rechnungen den Weg in die Verwaltung geebnet. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes müssen demnach ab November 2020 in elektronischer Form gestellt werden. Nur sogenannte Direktaufträge mit einem Auftragswert bis zu 1.000 € sind davon ausgenommen.

Zunächst scheint dieses E-Rechnungsgesetz nur eine Änderung für die öffentliche Verwaltung darzustellen. Doch der Schein trügt. Viele kleine, mittelständische und große Unternehmen sind davon betroffen, denn fast jedes zweite Unternehmen in Deutschland steht in einer Geschäftsbeziehung mit einer öffentlichen Einrichtung. Rechnungen beispielsweise an Kindergärten, Sparkassen, Stadtwerke oder Krankenhäuser müssen in Zukunft verpflichtend als elektronische Rechnung gesendet, empfangen und verarbeitet werden. (vgl. §3 ERechV)

E-Mail und GoBD

Die Umstellung im Öffentlichen Sektor auf eine digitale Verwaltung gibt Anlass, nachzufragen, wie Unternehmen den Umgang mit E-Rechnungen handhaben.

Es gibt noch immer Unternehmen, die sich weiterhin auf ihre klassische Papierablage verlassen. Eine Rechnung die als Anhang einer E-Mail ankommt, wird dort noch immer ausgedruckt und abgeheftet. Allerdings ist das Archivieren von elektronischen Rechnungen in Form eines Ausdrucks höchst bedenklich. Denn auch schon heute gibt es in Bezug auf die elektronische Rechnung einige Vorschriften und Anforderungen zu beachten. Die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) legen fest, dass elektronische Rechnungen auch digital archiviert werden müssen.

Darüber hinaus müssen e-Rechnungen zwar einerseits gegen unberechtigte Zugriffe und Veränderungen geschützt, andererseits aber abrufbar und gegen Verlust gesichert sein. Es ist also nicht ausreichend, die elektronischen Rechnungen in einem Ordner auf einem Rechner zu hinterlegen. Zum Einen sind die Daten dort vor unberechtigten Zugriffen nicht ausreichend geschützt, zum Andern können Daten dort auch versehentlich leicht und unwiederbringlich gelöscht werden. Auch das Risiko, dass das Speichermedium kaputtgeht, ist nicht zu unterschätzen.

Viele Unternehmen wissen um die Anforderungen der digitalen Archivierung und bewahren daher Ihre E-Rechnungen oder Verträge in einem Dokumentenmanagementsystem oder digitalen Archiv auf. Dieses kann rechtskonform entweder auf einem eigenen Server oder aber in einem deutschen Rechenzentrum betrieben werden.

Digitalisierung verbessert Prozesse

Trotz Digitalisierung verzichten nicht alle Unternehmen auch auf die Papierablage. Doch diese doppelte Archivierung ist nicht effizient, gerade auch weil sie mit Ressourcenverschwendung, wie Papier und Platz, einhergeht.

Hinzu kommt, dass der Ausdruck von elektronischen Dokumenten nicht als Beleg anerkannt wird, wenn der Betriebsprüfer auf den Plan tritt. Hier muss das digitale Original vorliegen. Die Papierablage hat also höchstens für die eigene Buchhaltung noch Relevanz und auch hier gibt es eine bessere Lösung.

Ein Digitales Archiv bietet Unternehmen die Möglichkeit mit standardisierten oder individuell angepassten Workflows Arbeitsprozesse in ihrem Betrieb zu vereinfachen. Wenn beispielsweise mehrere Mitarbeiter an der Prüfung und Freigabe von Rechnungen beteiligt sind, können E-Rechnungen über einen Workflow denjenigen Mitarbeitern vorgelegt werden, die damit befasst sind. Auf diese Weise wird keine Rechnung mehr vergessen, denn im Workflow wird auch das Zahlungsziel bzw. die Skontofrist hinterlegt.

Damit wird deutlich, dass die digitale Archivierung Prozesse beschleunigt, Bearbeitungszeiten verkürzt und Mitarbeiter bei Routineaufgaben unterstützt. Mit einem digitalen Archiv sparen Unternehmen deshalb nicht nur Zeit und Platz, sondern auch Geld.

Die digitale Archivierung von E-Mails ist also nicht nur aus rechtlichen Gründen unverzichtbar, sie stellt für das Unternehmen im Hinblick auf Transparenz und Effizienz einen großen Gewinn dar.

StarFinder® DIGITAL ARCHIV bietet Ihnen nicht nur eine serverbasierte und revisionssichere E-Mail-Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails. Sie können bereits vorab auswählen, in welche Dokumenten-Kategorie die E-Mails archiviert werden.

Nicht jeder soll auf die archivierten E-Mails Zugriff haben? Kein Problem! Durch die Rechtevergabe können Sie selbst entscheiden, welche Ihrer Mitarbeiter auf die E-Mails zugreifen dürfen.
Mit dem StarFinder® DIGITAL ARCHIV erhalten Sie ein Komplettsystem zur rechtskonformen Archivierung gemäß GoBD – auf Wunsch auch mit integrierter Vorlage für die Verfahrensdokumentation.

Prozessoptimierung durch passenden Workflow

„Ein Arbeitsablauf (englisch: workflow) ist eine definierte Abfolge von Aktivitäten in einem Arbeitssystem einer Organisation.“ Quelle: Wikipedia

Laut einer aktuellen Studie, der bitkom Research Group, arbeitet jeder zweite Mitarbeiter an einem Computer. Bei Dienstleistern sind es sogar mehr als 85% die täglich an oder mit einem Computer arbeiten. Das Problem: nur rund 40% der Unternehmen haben eine Strategie für die Digitalisierung ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse und besitzen daher keinen optimalen Workflow.

Kaum ein Unternehmen kann heutzutage auf die Unterstützung durch Computer verzichten. Dabei wird das Potenzial, das unsere Rechner aufweisen, nur in den wenigsten Fällen vollständig ausgenutzt.

Die meisten Arbeitsabläufe sind in Computerprogrammen erfasst und werden auf digitalem Weg bearbeitet. Mit einem digitalen Archiv inkl. einer intelligenten Workflow-Funktion wird das Arbeiten einfacher, schneller und vor allem auch effektiver. Alle Unternehmensdokumente sind in einer Quelle abgelegt und können mit den passenden Workflows bequem und schnell verarbeitet und weiterbearbeitet werden.

Wie digitale Workflows den Arbeitsalltag erleichtern

Mit einem digitalen Archiv werden verschiedenste Prozesse automatisiert: zum Beispiel die Rechnungsbearbeitung, die Digitalisierung von Papierpost und deren Durchlauf durch das Unternehmen oder die Anlage von Verzeichnissen in einer elektronischen Akte.

Der Vorteil liegt auf der Hand: Ein über das digital Archiv organisierter Workflow verursacht weniger Fehler als ein Mensch und vor allem vergisst er nichts! Ein Workflow vergisst keine Notizen, keine Termine, keine Informationen, die einmal eingegeben wurden.

Workflow: Rechnungsfreigabe

Die typische Situation der Rechnungsfreigabe ist in jedem Unternehmen bekannt. Es liegt eine Lieferantenrechnung mit mehreren Posten vor, die von verschiedenen Mitarbeitern bestellt und deswegen auch von jedem einzelnen geprüft werden muss. Die Rechnung wird bequem eingescannt, dadurch im digitalen Archiv abgelegt und kann von dort in den Kreditoren-Workflow geleitet werden. Hierbei können schnell und einfach alle Mitarbeiter eingegeben werden, die an diesem Workflow teilnehmen sollen. Wenn sich ein Mitarbeiter im Urlaub befindet oder krank ist, kann man die entsprechende Vertretung auswählen. Den entsprechenden Mitarbeitern wird sofort gemeldet, dass ein Rechnungsworkflow eingegangen ist. Jeder kann sich nun den Workflow mit der Rechnung auf den Bildschirm holen, prüfen und gegebenenfalls freigeben.

Auf diese Weise geht keine Rechnung mehr in einem Papierstapel unter oder wird vergessen, denn im Workflow wurde auch das Zahlungsziel bzw. die Skontofrist hinterlegt. Per E-Mail erhalten die Mitarbeiter im gewünschten Rhythmus eine Übersicht, der noch zu erledigenden Workflows.

DIGITAL ARCHIV inkl. Workflowfunktion

Mit einem automatischen Workflow bleibt nichts liegen, was termingerecht erledigt werden muss. Die Rechnungsfreigabe ist nur ein Beispiel für einen Workflow im Unternehmen. Es gibt noch zahlreiche andere Möglichkeiten, Dokumente, Informationen und Aufgaben mit einem Workflow effizient durch das Unternehmen zu bewegen.

Mit StarFinder® archivieren Sie alle Arten von Dokumenten digital und rechtssicher. Sichern Sie sämtliche Daten und Dokumente Ihres Unternehmens in Ihrem elektronischen Archivierungssystem. So verwandelt StarFinder® im Handumdrehen Ihr passives Aktenlager in einen aktiven Know-how-Pool für alle Mitarbeiter. In diesem durchsuchen Sie google-artig das ganze Unternehmenswissen nach relevanten Inhalten. Mit der individuellen Workflow-Funktion steigern Sie die Effizienz um ein Vielfaches.

Wir entwickeln kundenspezifische Workflows und auf Wunsch passen wir unser Archivierungssystem auch an individuelle Anforderungen an. Seien Sie jetzt dabei und nutzen Sie die schlanke und intuitiv bedienbare Software zur digitalen Archivierung, mit allem was Sie benötigen.

 

Ich will mehr!

Kostenlose Online-Präsentation.StarFinder 30 Tage unverbindlich testen.Sonstiges





Einwilligungserklärung
Ich stimme der Einwilligungserklärung zu

 

 

Belege digital archivieren – Das müssen Sie beachten!

Es gibt kaum eine Person, welche den Buchungsgrundsatz „keine Buchung ohne Beleg“ nicht kennt. Doch was bedeutet das für Sie als Unternehmer?

Für jeden Geschäftsvorfall muss ein sachlich korrekter Beleg vorliegen, sodass der Zusammenhang zwischen dem Vorgang und der Buchung hergestellt und auch nachvollzogen werden kann. Die Belege schaffen also die Basis für dich Richtigkeit von buchhalterischen Aufzeichnungen und unterliegen der Aufbewahrungspflicht.

Was ist ein Beleg?

Als Beleg wird grundsätzlich ein schriftlicher Nachweis über einen Geschäftsvorfall im Unternehmen bezeichnet. Für die Buchführung dient dieser als Beweis für den Zusammenhang zwischen einem Vorgang und der erforderlichen Aufzeichnung. Beleg ist demnach der Oberbegriff für diverse Belegarten wie beispielsweise Rechnungen, Aufträge oder Quittungen über Barzahlungen. Ebenso zählen zu den Belegen

  • Rechnungen
  • Verträge
  • Barquittungen
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine
  • Zahlungsbelege

Warum müssen Belege digital archiviert werden?

Gemäß den GoBD müssen alle steuerlich relevanten Dokumente im Original aufbewahrt werden. Gescannte Papierdokumente können hierbei allerdings das Original ersetzen. Wichtig ist jedoch, dass Belege, welche als PDF eingehen, auch als PDF aufbewahrt werden müssen. Die Belegsicherung bzw. Belegarchivierung dient also als Beweiskraft. Beachten Sie, dass Belege meist eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren haben und erst nach Ablauf dieser vernichtet werden dürfen.

Digitale Belegarchivierung

Die Finanzbehörden akzeptieren Belege in digitaler Form, weshalb Belege, die in elektronischer Form eingehen, nicht extra nochmal ausgedruckt und eingescannt werden müssen. Das Gesetz gibt aber vor, dass die digitalen Belege ebenfalls archiviert werden müssen. Wie oben bereits angesprochen, müssen alle eingehenden elektronischen Handels- bzw. Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie im Unternehmen eingegangen sind.

Gemäß der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) müssen alle Belege wie folgt archiviert werden:

  • Vollständig
  • Übereinstimmend mit dem Original
  • Für die Dauer von 6 bzw. 10 Jahren (je nach Art des Dokuments)
  • Ordnungsgemäß
  • Mit Berechtigung einsehbar
  • Vernichtung erst nach Ablauf der Archivierungspflicht
  • Frühestmöglich

Belege mit StarFinder® digital archivieren

StarFinder® DIGITAL ARCHIV bietet Ihnen die Möglichkeit, nicht nur Papierbelege zu archivieren, sondern auch Belege, die Sie elektronisch erhalten haben. Durch die automatische E-Mail-Archivierung können alle Belege direkt und automatisiert in StarFinder® importiert werden.
Ihre Rechnungen werden zunächst ausgedruckt und wandern zur Rechnungsprüfung von Schreibtisch zu Schreibtisch? Dies gehört ab sofort der Vergangenheit an! Mit StarFinder® können Sie eine digitale Rechnungsprüfung starten. Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Prozessanalyse und entwickeln Ihnen Ihren eigenen Workflow, der ganz auf Ihren Ablauf angepasst ist!

 

Wir haben Sie neugierig gemacht? Kontaktieren Sie uns zur Terminvereinbarung einer unverbindlichen Online-Präsentation!

Ich will mehr!

Kostenlose Online-Präsentation.StarFinder 30 Tage unverbindlich testen.Sonstiges





Einwilligungserklärung
Ich stimme der Einwilligungserklärung zu

 

 

Die Auftragsdatenverarbeitung – am 25.05.2018 tritt die Datenschutz-Grundverordnung in Kraft!

In jedem Unternehmen, unabhängig von der Größe, werden Daten im Auftrag verarbeitet. Demnach entsteht immer eine Auftragsdatenverarbeitung. Am 25.05.2018 tritt die Datenschutz-Grundverordnung europaweit in Kraft. Doch was heißt das für Sie?

Was ist die Auftragsdatenverarbeitung?

Das Erheben, Verarbeiten oder Nutzen von personenbezogenen Daten durch einen Dienstleister, also des Auftragnehmers, wird als Auftragsdatenverarbeitung bezeichnet. Da der Dienstleister an die Weisung des Auftraggebers gebunden ist, muss hierfür ein schriftlicher Vertrag zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber geschlossen werden. Dieser wird als ADV-Vertrag bezeichnet. Aktuell gelten für die Auftragsdatenverarbeitung § 11 BDSG sowie zum Teil auch Artikel 17 der EU-Datenschutzrichtlinie. Zukünftig wird Artikel 28 DSGVO die Auftragsdatenverarbeitung detaillierter regeln.

ADV-Vertrag – Was ist das und wann ist der Vertrag notwendig?

Der ADV-Vertrag ist ein Vertrag zur Datenverarbeitung im Auftrag. Er regelt also die betriebliche Datenverarbeitung mithilfe eines Dienstleisters, der seinem Auftraggeber weisungsgebunden ist. Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist der Abschluss eines Vertrags zwingend notwendig, damit personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden können.

Aus Datenschutzgründen dürfen Auftraggeber personenbezogene Daten nicht ohne Zustimmung an „Dritte“ weitergeben. Schon die Übertragung von Daten auf einen externen Server, der kein Unternehmensserver ist, ist nicht erlaubt. Solche Server sind beispielsweise Server von Cloud-Anbietern. Um dies zu vermeiden, muss der ADV-Vertrag geschlossen werden. Die Auftragsdatenverarbeiter werden rechtlich wie ein Teil des verantwortlichen Unternehmens eingestuft und nicht als Dritter. Der ADV-Vertrag dient dazu, die Auftragsdatenverarbeitung gesetzeskonform zu gestalten. Rechtlich gesehen gilt die bloße Datenübermittlung an den Auftragnehmer nicht als Datenverarbeitung (§ 3 IV 3 BDSG).

DSGVO – das ändert sich!

Gemäß Art. 28, Abs. 9 DSGVO können die ADV-Verträge nicht mehr ausschließlich schriftlich, sondern  auch digital abgeschlossen werden. Aktuell werden die Regeln für die Auftragsdatenverarbeitung aber noch in § 11 BDSG vorgegeben und hiernach muss der Vertrag schriftlich geschlossen werden.

Derzeit sind Sie als Auftraggeber vollständig und nahezu allein verantwortlich. Die Haftung für die Verarbeitung der Daten liegt somit beim Auftraggeber. Dies wird jedoch ab dem 25.05.2018 in Artikel 28 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf Auftragnehmer und Auftraggeber verteilt, so dass die Verantwortung zum Schutz der personenbezogenen Daten bei beiden Parteien liegt und nicht mehr nur beim Auftragggeber.

Inhalt des ADV-Vertrags

Die inhaltlichen Anforderungen des Vertrags zur Datenverarbeitung im Auftrag orientieren sich an den in Deutschland bereits bekannten Punkten des BDSG.
Nachfolgend haben wir Ihnen zusammengestellt, was nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO im ADV-Vertrag enthalten sein muss:

  • Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
  • Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
  • Art und Zweck der Verarbeitung
  • Art der personenbezogenen Daten und Kategorien von betroffenen Personen
  • Umfang der Weisungsbefugnisse
  • Verpflichtung der zur Verarbeitung befugten Personen zur Vertraulichkeit (Art.24 und Art.28 Abs.3 DS-GVO)
  • Sicherstellung von technischen und organisatorischen Maßnahmen für den Datenschutz (TOMs: Zertifikate, Garantien Art. 28 Abs. 1 DSGVO)
  • Hinzuziehung von Subunternehmern
  • Unterstützung des Auftraggebers (für die Verarbeitung Verantwortlichen) durch den Auftragsverarbeiter, wenn es um die größtmögliche Sicherheit der Verarbeitung personenbezogener Daten geht, Löschung von Daten, Melden von Datenschutzverletzungen, etc. (vgl. Art. 32 bis 36 DSGVO).
  • Rückgabe oder Löschung personenbezogener Daten nach Abschluss der Auftragsdatenverarbeitung
  • Kontrollrechte des für die Verarbeitung Verantwortlichen und Duldungspflichten des Auftragsverarbeiters.
  • Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen zu informieren, falls eine Weisung gegen Datenschutzrecht verstößt

Grundsätzlich gilt: Je detaillierter der ADV-Vertrag, desto mehr Rechtssicherheit!

Den Kunden und Partnern der Netcontrol GmbH steht im Webcenter die „Vereinbarung zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag des Arbeitgebers (Betrieb von StarFinder® DIGITAL ARCHIV)“ zum Download bereit. Wir bitten Sie, den Vertrag ausgefüllt und unterzeichnet an uns zu senden – selbstverständlich erhalten Sie einen von uns gegengezeichneten Vertrag für Ihre Unterlagen zur Verfügung.

Sie haben Fragen? Gerne können Sie uns kontaktieren!

Ich will mehr!

Kostenlose Online-Präsentation.StarFinder 30 Tage unverbindlich testen.Sonstiges





Einwilligungserklärung
Ich stimme der Einwilligungserklärung zu

Die alljährliche Suche nach dem Osterhasen

Die Suche nach Eiern an Ostern ist eine Tradition die besonders für Kinder große Freude bereitet. Es werden kleine Geschenke versteckt die anschließend gesucht und gefunden werden. Ein großes Fest für die ganze Familie.

Ein großes Vergnügen hat man jedoch nicht bei der Suche nach Dokumenten. Besonders in Unternehmen ist es ein sehr zeitfressendes und kostspieliges Unterfangen. Laut einer Studie gehen mehr als 15% der Arbeitszeit alleine für die Suche nach Informationen verloren.

Und auch für die Zukunft gilt: immer mehr Menschen und Maschinen generieren Informationen und das führt zu einem gravierenden Überschuss an Informationen.

Produktionsfaktor: Daten

Daten zählen heutzutage zum vierten Produktionsfaktor neben Kapital, Rohstoffe und Arbeitskraft.

In Zeiten der Digitalisierung und dem stetigen Anstieg an Datenströmen wird es daher umso wichtiger mit diesem Faktor optimal umzugehen. Bereits im Jahr 2020 soll das Datenvolumen auf mehr als 100 Zettabyte (eine Zahl mit 21 Nullen) ansteigen. Auch die von Google, Intel, Microsoft und Co. gegründete „Information Overload Research Group“ (IORG) arbeitet an Lösungsvorschlägen, um in Zukunft mit der hohe Datenflut umzugehen.

Moderne Hilfsmittel und Kommunikationstools sollen helfen. KMU nutzen immer häufiger Software-Anwendungen wie ECM oder DMS, um Geschäftsprozesse zu beschleunigen und die Suche nach Dokumenten zu erleichtern.

 

Mit dem StarFinder® DIGITAL ARCHIV bieten wir Ihnen eine Möglichkeit mit dem Informationsüberschuss optimal umzugehen.

  • Keine lange Suche mehr und ganz schnell den Osterhasen gefunden. Kontaktieren Sie uns und wir finden mit Ihnen zusammen eine Lösung, um alle Eier zu finden.
Ich will mehr!

Kostenlose Online-Präsentation.StarFinder 30 Tage unverbindlich testen.Sonstiges





Einwilligungserklärung
Ich stimme der Einwilligungserklärung zu