Mit StarFinder® die interne Kommunikation verbessern!

Die heutige Generation bevorzugt bei der Kommunikation die digitalen Hilfsmittel. Es wird lieber eine SMS, eine WhatsApp-Nachricht oder eine E-Mail geschrieben, als für eine kurze Abstimmung das Telefon zu nutzen. Was im privaten Umfeld schon Gang und Gebe ist, nimmt im beruflichen Alltag immer mehr zu. Hier ist die Masse der eingehenden Informationen jedoch wesentlich höher, weshalb es nahezu unmöglich ist, den Überblick zu behalten.

Wie Sie das mit Hilfe von StarFinder® DIGITAL ARCHIV verbessern können und somit zugleich die interne Kommunikation optimieren, wird Ihnen nachfolgend dargestellt.

1. Ein gemeinsames System zur digitalen Archivierung sorgt für Struktur

Im Zeitalter der Digitalisierung werden immer öfter unterschiedlichste Systeme zur Kommunikation innerhalb des Unternehmens genutzt. Dies führt zu einer Vielzahl von sogenannten Dateninseln.

Als Beispiel ist der E-Mail-Server aufzuführen und die damit einhergehende Kommunikation.

E-Mails liegen in einem Postfach, sind meist unsortiert und wurden noch nicht in dazugehörige Ordner verschoben. Der wohl größte Nachteil bei der Archivierung im E-Mail-Postfach ist, dass beispielsweise krankheitsbedingte Abwesenheiten, von den jeweiligen Bearbeitern, einen Zugriff auf die E-Mails erschweren und eine optimale Archivierung somit nicht stattgefunden hat.

Das Problem: Mitarbeiter haben keine feste Struktur an welcher sie sich orientieren können.

Das DIGITAL ARCHIV von StarFinder® ist Ihre Lösung für dieses Problem. Alle Mitarbeiter können Zugriff auf das elektronische Archiv erhalten. Um die E-Mails dort archivieren zu können, nutzen Sie einfach eine Schnittstelle zu Ihrem E-Mail-Programm.

2. Nutzen Sie die Aktendigitalisierung für Ihren Posteingang

Abhängig von der Größe des Unternehmens kann es oft mehrere Stunden in Anspruch nehmen, bis die Papierpost die jeweiligen Empfänger erreicht hat. Grund hierfür ist die Sortierung und die manuelle Verteilung. Hat ein Brief mehrere Empfänger, so verzögert sich dieser Prozess, da das Dokument zunächst von einer Person zur nächsten gereicht werden muss. Hierbei kann es durchaus passieren, dass sich der Mitarbeiter nicht zuständig fühlt und das Dokument somit in der Ablage untergeht. Aber auch wenn das Dokument ordentlich abgeheftet wurde, benötigen Sie für die Suche viel zu viel Zeit.

Nutzen Sie mit StarFinder® ein elektronisches Archiv, zur optimalen Digitalisierung des Posteingangs. Die Dokumente können damit schnell in ein papierloses Archiv verteilt werden. Der Empfänger wird innerhalb von Sekunden über den Eingang informiert. Außerdem können mehrere Nutzer gleichzeitig auf das digital hinterlegte Archiv zugreifen und es bearbeiten.

Das Auslesen der Dokumente, mit Hilfe eines OCR-Verfahrens, ermöglicht eine einfache Suche anhand von Stichwörtern. Die nervenaufreibende und gleichzeitig zeitintensive Suche in analogen Archiven oder auch Akten gehört der Vergangenheit an.

Mit dem StarFinder® DIGITAL ARCHIV sind Sie und Ihr Unternehmen bereit in der immer schneller werdenden Kommunikation den Überblick zu behalten.

3. Nutzen Sie die Möglichkeit der digitalen Workflows

Digitalisierte Dokumente, sei es manuell eingescannte Dokumente, E-Mails oder Anhänge, können gezielt über individualisierte Workflows an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Gibt es für ein Dokument mehrere Empfänger, so ist die Reihenfolge der Bearbeiter wählbar. Neben dem großen Vorteil der schnelleren Bearbeitung, kann bei den Workflows auch der aktuelle Status geprüft werden. Sollte die Bearbeitung eines Dokuments in Vergessenheit geraten, so geht dieses durch regelmäßige Prüfung nicht unter.
Gerade bei Rechnungsprüfungen ist ein optimaler Workflow sinnvoll und effizient. StarFinder® bietet Ihnen hier bestmögliche Anwendungsmöglichkeiten.

4. Interne Kommunikation durch Digitalisierung verbessern

Führen Sie zur Verbesserung der internen Kommunikation StarFinder® DIGITAL ARCHIV ein! Durch individuell gestaltbare Workflows können Sie beispielsweise Rechnungen schnell und einfach digital zur internen Prüfung geben. In einer Übersicht können Sie den aktuellen Stand der Prüfung einsehen. Wichtige Hinweise oder Notizen für den nächsten Bearbeiter können bei den archivierten Dokumenten hinterlegt werden und relevante Infos sind somit auf einen Blick erkennbar.

Auch wenn während eines internen Kommunikationsprozesses das digital hinterlegte Dokument verändert wurde. Kein Problem: durch die Revisionssicherheit von StarFinder® bleiben die bereits archivierten Dokumente stets in original digitalisierter Form erhalten, denn das Dokument wird weder gelöscht, noch verändert.

 

Sie haben Fragen zu unserem digitalen Archiv oder interessieren sich für eine kostenlose und unverbindliche Onlinepräsentation unserer Lösung für papierlose Archivierung?

Rufen Sie uns an, gerne vereinbaren wir mit Ihnen einen Termin!

 

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Was ist eine elektronische Akte (e-Akte)?

Die e-Akte verspricht die digitale Verwaltung von relevanten Informationen in Unternehmen spürbar zu verändern. In diesem Beitrag finden Sie ausschlaggebende Aspekte, die Sie wissen sollten und welche Vorteile dadurch entstehen.

Im Allgemeinen bezeichnet man eine digitale Sammlung von Dateien oder Dokumenten als elektronische Akte; auch e-Akte genannt. Der strukturelle Aufbau unterscheidet sich kaum von dem einer herkömmlichen Akte aus Papier und ist somit ein digitales Pendant zur Papierakte. Die Dokumente in einer e-Akte werden ausschließlich in digitaler Form verwahrt und gebündelt.

Die stetig steigende Anzahl an Dokumenten und die damit einhergehende Datenflut in Unternehmen erschwert es immer mehr an bestehenden Akten in Papierform festzuhalten. Gesetzliche Vorgaben und Regelungen tragen ebenso zur Verbreitung von digitalen Akten bei.

Probleme der herkömmlichen Aktenform

Die Probleme der Akten in Papierform sind gravierend. Häufig sind sie weder vollständig noch verlässlich, hinzu kommt eine nicht revisions- und manipulationssichere Aufbewahrung. Der Zugriff auf eine Papierakte ist schwer durchgängig zu kontrollieren und es fehlt oft ein Maß an Schutz für vertrauliche Daten. Auch die fehlende Übersicht bei der Nutzung von Papierarchiven ist ein Problem welches beachtet werden muss.

Effizientes Arbeiten wird zusätzlich erschwert und erfordert einen hohen Aufwand. Jede Abteilung und jeder Mitarbeiter hat oft eigene Arbeits- und Prozessabläufe, so gehen in vielen Unternehmen, nicht nur bei möglichen Personalwechseln, wichtige Informationen verloren. Originaldokumente können schnell beschädigt werden und eine entsprechende Sicherung bei möglichem Totalverlust ist eher schwierig.

Der gewisse Unterschied mit e-Akten

Hier kommen die Vorteile einer digitalen Akte ins Spiel. Mit modernen Archivierungssystemen ist das Wissen nicht mehr personengebunden, sondern allgemein nutz- und einsehbar. Durch die Möglichkeit einer klaren Rechte- und Zugriffsverwaltung gehören unbefugte Zugriffe auf vertrauliche Dokumente der Vergangenheit an. E-Akten bieten erhöhten Schutz. Gleichzeitig bleiben die Daten für alle berechtigten Personen oder Abteilungen verfügbar und wichtiges Wissen bleibt stets erhalten. Aber auch über die Sicherheits- und Transparenzbarriere hinaus bieten papierlose Akten eine Anzahl an positiven Aspekten für ein Unternehmen und sollen die Verwaltung von Dokumenten vereinfachen.

Die Zusammenführung in einem zentralen Netzwerk ermöglicht einen schnellen und standortunabhängigen Zugriff. Damit verbundene Wartezeiten können durch das Einsetzen von e-Akten deutlich verkürzt werden und schnellere Arbeitsabläufe entstehen. Ebenso bietet die elektronische Akte eine Bündelung von mehreren Dokumententypen wie Textdokumente, Scans, Briefe, Rechnungen oder E-Mails an einem zentralen Sammelpunkt und fördert dadurch die Effizienz.

Die wohl wichtigsten Vorteile von e-Akten sind:

  • e-Akten sind immer und überall verfügbar
  • einfache und effiziente Anwendung
  • schneller und paralleler Zugriff auf digitale Akten
  • zeitliche und räumliche Unabhängigkeit
  • elektronische Akten lösen Compliance-Probleme
  • vollständige Übersicht
  • Sicherheit in der digitalen Aktenführung
  • Routinetätigkeiten werden automatisiert
  • mit papierlosen Akten Platz sparen
  • Zeit sparen durch minimalen Suchaufwand
  • Digitale Akten sparen Geld
  • Schutz vor unbefugtem Zugriff

Mehr dazu?

Fazit

Spätestens bei der Archivierung von digitalen Dokumenten geraten herkömmliche Aktenordner endgültig an ihre Grenzen. Für elektronische Dokumente und Akten gelten die gleichen Bestimmungen und Archivierungsfristen wie für Papierdokumente. Mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD), besteht die Pflicht alle handelsrechtlichen und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumente in elektronischer Form korrekt aufzubewahren und vorweisen zu können.

Wichtig: Alle Dokumente müssen nach gegebenen Vorgaben gescannt und archiviert werden. Bereits heute finden strengen Betriebsprüfungen in Unternehmen statt. Eine strukturierte Verfahrensdokumentation dient der klaren Übersicht und hilft dabei den gegebenen Anforderungen zu entsprechen. Zukünftigen Betriebsprüfungen kann man damit gelassen entgegenblicken.

e-Akte umsetzen – gewusst wie

Um mit Hilfe von elektronischen Aktenarchiven einen positiven Effekt in Ihrem Unternehmen zu erzielen, sollten einige grundlegende Regeln beachtet werden:

  • Planung

Eine vorausschauende Planung und Implementierung ist Grundvoraussetzung für einen optimalen Nutzen. Gemeinsame Strategien für unterschiedliche Prozesse müssen festgehalten werden.

  • Digitalisierung

Durch das Scannen von bestehenden Beständen an papiergebundenen Dokumenten können die digitalisierten Dokumente in die e-Akte überführt werden.

  • Frühzeitig auf den Zug aufspringen

Die Einführung einer digitalen Akte bietet deutliche Vorteile. Sobald diese verstanden und deutlich sind gilt es sich damit zu beschäftigen und alle Beteiligten darüber zu informieren, damit gemeinsam an realistischen Zielen gearbeitet werden kann.

  • Interesse wecken

Die Bereitschaft kann durch Interesse geweckt werden. Zeigen Sie die Vorteile bei der Nutzung von elektronischen Akten und die damit verbundene Arbeitserleichterung auf!

  • Fortbildungen anbieten

Zusätzliche Trainings- und Weiterbildungsmaßnahmen helfen dabei, die Bereitschaft der Mitarbeiter zu fördern. Wertvolle Hinweise helfen bei der optimalen Einführung und Nutzung einer e-Akte.

 

EGovG – gesetzliche Vorgaben für Behörden

 

Das einzigartige DIGITAL ARCHIV von StarFinder® unterstützt Ihr Unternehmen in der Einhaltung der Archivierungspflichten, ist intuitiv bedienbar, GoBD-konform und TÜV-zertifiziert.

Mit dem StarFinder® DIGITAL ARCHIV erhalten Sie ein Komplettsystem inklusiver versiegelter Hardware zur rechtskonformen Archivierung gemäß GoBD – auf Wunsch auch mit E-Mail-Archiv und integrierter Verfahrensdokumentation.

 

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E-Mail-Flut? Bleiben Sie entspannt!

Die Zahl der täglich empfangenen und versendeten geschäftlichen E-Mails nimmt seit Jahren stetig zu und mit ihr auch die daraus resultierende Belastung. Selbst wichtige Unterlagen wie Verträge, Arbeitszeugnisse und Rechnungen werden inzwischen digital statt per Post versendet. Dadurch entsteht in den E-Mail-Postfächern eine Flut an Nachrichten, die nicht einfach zu bewältigen ist.

Nach Angaben eines Berichts von faz.net, der auf den Zahlen der beiden größten E-Mail-Anbieter GMX und Web.de beruht, ist das E-Mail-Aufkommen in Deutschland im vergangenen Jahr auf 625,8 Milliarden gestiegen. Laut Bitkom erhält jeder Nutzer im Durchschnitt 40 berufliche E-Mails pro Tag. Um hier den Überblick zu behalten, sind konsequente Selbstorganisation oder professionelle E-Mail-Programme notwendig.

Der E-Mail-Versand bietet Vorteile wie schnellen Versand, keine Portokosten, Vermeidung von kompliziertes Adressieren und Entfall des Postgangs. Das macht den E-Mail-Versand attraktiv und einfach. Allerdings sorgt auch genau diese Schnelligkeit und Einfachheit nun aber dafür, dass E-Mails ständig bei zu vielen Aufgaben eingesetzt und an viele Personen versendet werden. Als Folge werden nun so viele E-Mails geschrieben, dass bei der Kommunikation bereits von einer Überlastung gesprochen wird.

Bei Briefen wird die Flut wesentlich schneller wahrgenommen, als bei E-Mails. Grund hierfür ist, dass die Empfänger keinen überquellenden Schreibtisch haben.

10 Tipps zur Selbstorganisation!

Damit die Nutzer die Flut vermeiden können, müssen sie die Selbstorganisation konsequent durchführen. Hilfreich hierfür ist:

  • Beantworten Sie nicht jede E-Mail sofort
  • Legen Sie feste Zeiten fest, zu denen Sie die E-Mails bearbeiten
  • Lassen Sie sich nicht ablenken. Schalten Sie die E-Mail-Benachrichtigungen auf dem Desktop ab
  • Überprüfen Sie, in wie vielen Verteilern Sie vorkommen und lassen Sie sich aus denen löschen, die Sie nicht benötigen
  • Organisieren Sie in Ihrem E-Mail-Programm Ordner, in die Sie weniger wichtige und dringende E-Mails einsortieren
  • Verzichten Sie auf Empfangs- und Lesebestätigungen
  • Nutzen sie Spamfilter
  • Fast jede CC-E-Mail generiert neue E-Mails, weil die Empfänger den CC-Empfänger wieder anschreiben. Verwenden Sie die CC-Funktion sparsam
  • Bestellen Sie alle Newsletter ab, die Sie sowieso nicht lesen
  • Telefonieren Sie, statt eine Mail zu versenden

Sortierung der E-Mails durch Computerprogramme

Die moderne Technik ist in der heutigen Zeit kaum noch wegzudenken. Auch um E-Mails zu sortieren oder zu filtern, ist die Technik eine große Unterstützung. Bei E-Mail-Programmen wie Outlook, Thunderbird oder Gmail können hierzu die passenden Einstellungen durchgeführt werden. Mit Unterordnern schaffen Sie sich Ablageflächen außerhalb des Posteingangs. So lässt sich sehr leicht Übersicht schaffen um z. B. E-Mails getrennt nach verschiedenen Projekten, Aufgaben oder Kategorien aufzubewahren. Aber seien Sie vorsichtig, denn hunderte von E-Mails in dutzenden von verschachtelten Ordnern erhöhen die Übersicht nicht zwingend.

Überprüfen sie Filterregeln genau und setzen Sie diese gut dosiert ein. Richtig eingestellt sparen sie Ihnen viel Arbeit. Fehlerhafte Regeln können ein Postfach jedoch schnell durcheinander bringen.

E-Mails archivieren

Neben der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen, schafft die E-Mail-Archivierung einen echten Mehrwert für Unternehmen. Alte Mails können, sofern sie bereits archiviert wurden, aus den Postfächern gelöscht werden. Das schafft Ordnung und spart Speicherplatz. Darüber hinaus bietet das Archiv einen vollständigen Schutz vor Datenverlust, selbst wenn ausscheidende Mitarbeiter ihr komplettes Postfach löschen, sind die Daten im Mailarchiv gesichert.

Werden E-Mails zukünftig von unserem Computer beantwortet?

Für E-Mail-Programme soll in Zukunft das machbar sein, was bei Pressemeldungen teilweise schon Alltag ist. Computer haben die Möglichkeit, mit künstlicher Intelligenz aus Daten und Fakten Kurznachrichten selbstständig zu verfassen. Ziel der technischen Weiterentwicklung ist also, dass einige E-Mails so automatisch beantwortet werden können. Doch bis das in die Realität umgesetzt wird, heißt es, E-Mails selbst zu lesen, zu verfassen und auch zu versenden.

StarFinder® DIGITAL ARCHIV als digitale Ablage

Mit StarFinder® DIGITAL ARCHIV haben Sie die Möglichkeit, Ihre E-Mails strukturiert abzulegen und wichtige E-Mails zu markieren oder als Wiedervorlage zu speichern.
Durch das General Mail Archiv erfolgt eine automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails über Ihren Exchange-Server mit automatisierter Zuteilung der Zugriffsrechte.
Ebenso können Sie durch das Outlook-Addin ausgewählte E-Mails mit nur einem Klick in Ihre StarFinder® Inbox oder sogar direkt in eine Kategorie archivieren.

 

Sie nutzen StarFinder® noch nicht?
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Entlastung Ihrer Büroorganisation? Jetzt ganz einfach – mit StarFinder®!

Jedes Büro hat sein eigenes auf ihren Ablauf angepasstes Ablagesystem. Doch für einige Mitarbeiter ist es nicht immer ganz leicht, sich an dieses zu halten. Jeder Mitarbeiter legt Dokumente so ab, wie er sie am besten wieder auffinden kann. Sei es in Papierform oder digital. An die eigenen Kollegen wird hierbei kaum gedacht. Am Wichtigsten ist im Augenblick der Ablage vorrangig, dass das Dokument überhaupt gesichert ist.

Mit der Zeit entstehen somit nicht nur viel zu viele Ordner, sondern auch ein regelrechter Datendschungel auf einzelnen Computern, diversen Netzlaufwerken und Servern.

Die aus einer solchen chaotischen Ablage entstehenden Folgen werden nur selten in Betracht gezogen.

Im Datendschungel gehen wichtige Daten und Dokumente schnell verloren. Das lange Suchen und die Verluste nehmen viel Zeit in Anspruch, die wesentlich besser in Ihrem Unternehmen investiert werden könnte.

Struktur, die eingehalten wird

Ihren Mitarbeitern wird das Ablegen wesentlich vereinfacht, wenn Sie ein einheitliches Ablage- und Archivierungssystem einführen. Hier gibt es strikte Vorgaben, an welche sich die Anwender halten müssen. Da immer mehr Dokumente bereits in digitaler Form vorliegen, bietet sich ein digitales Archiv an. Dieses ist bedienerfreundlich und die Ablagestruktur kann zentral verwaltet werden. Darüber hinaus können Dokumente per Scan schnell und einfach digitalisiert und archiviert werden. Ein weiterer positiver Aspekt: Weniger Papier zu verwenden schont die Umwelt.

Hinzu kommt, dass Arbeitsprozesse, die auf digitalisierten Dokumenten beruhen, nicht unterbrochen werden müssen, um den Arbeitsplatz für die Suche nach Dokumenten im Archiv zu verlassen. Ein digitales Archiv sichert Ihre Dokumente platzsparend, langfristig und nachhaltig. Dies erleichtert die Büroarbeit zusätzlich, da endlose Regalreihen und undurchsichtige Papierberge ganz einfach verschwinden. Sicherlich ist auch Papier als Datenträger recht ausdauernd, für die langfristige Archivierung von Daten ist ein digitaler Datenträger jedoch sicherlich sinnvoller.

Dokumente können in StarFinder® DIGITAL ARCHIV schnell und unkompliziert per Drag & Drop in die Inbox oder in bereits bestehende Kategorienordner abgelegt werden. Zusätzlich lassen sich innerhalb der Kategorien und Unterkategorien eigene Akten anlegen, die über ein Rechtesystem für einzelne Abteilungen freigeschaltet werden.

Schnelles Finden durch einheitliche Ablagestruktur

Durch die einheitliche Ablagestruktur ist das Auffinden der Dokumente wesentlich leichter. Jeder weiß, anhand der vorgegebenen Gliederung, wo und wie ein Dokument abgelegt werden muss. Damit gehen keine Dokumente mehr verloren und sind für alle Berechtigten wieder auffindbar, auch wenn einer der Kollegen diese archiviert hat.

Eine gegliederte Struktur alleine schafft bereits eine verbesserte Auffindbarkeit. Doch wie kann die schnelle Suche noch besser optimiert werden?

Ganz einfach: durch eine Suchfunktion. StarFinder® DIGITAL ARCHIV verwendet eine googleartige Suchfunktion und setzt dabei auf die geeignetste Methode einer OCR-Auslesung. Durch die OCR-Auslesung wird jedes Dokument komplett ausgelesen und somit durchsuchbar. Das heißt, dass alle Dokumente nach einem einzelnen oder mehreren Suchbegriffen durchsucht werden und Sie ihr Dokument so einfach wie bei einer Googlesuche auffinden.

Wir haben die Lösung!

StarFinder® hilft Ihnen genau hierbei. Durch die Kombination einer einheitlichen Ablage und der OCR-Auslesung wird Ihre Suche vereinfacht. Gerne helfen wir Ihnen auch bei der Projektplanung. Die effiziente Suche spart Zeit und Geduld, was sich zugleich positiv auf Ihre Mitarbeiter auswirkt.
Und wer weiß das nicht, Zeit ist bekanntlich Geld…

E-Mail-Archivierung im Rahmen der GoBD

Durch die GoBD ist gesetzlich geregelt, dass E-Mails mit deren Anhängen archiviert werden sollen. Wichtig ist jedoch, dass zwischen E-Mails, die archiviert werden müssen von denen, welche archiviert werden können, unterschieden wird. Die Unternehmen sind lediglich in der Pflicht, steuerrechtlich relevante Dokumente elektronisch vorzuhalten. Die GoBD versucht also diese Pflicht verständlicher und einfacher zusammenzufassen.

Doch wie gelingt es den Unternehmen, die GoBD im Bereich der E-Mail-Archivierung einzuhalten?

Archivierungspflicht

Einfache und strukturierte interne Abläufe erleichtern Unternehmen die Einhaltung der Archivierungspflicht.
Im Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ist gesetzlich festgehalten, dass alle steuerrechtlich relevante E-Mails elektronisch vorgehalten werden und zudem auch über den Zeitraum der Aufbewahrungspflicht einsehbar sein müssen. Doch Moment: Welche E-Mails sind denn überhaupt steuerrechtlich relevant?
Leider ist diese Frage nicht ganz so einfach zu beantworten, denn oft passiert es, dass eine E-Mail nicht mehr steuerlich relevant ist, da eine geplante geschäftliche Zusammenarbeit doch nicht entstanden ist. Um diese Frage zu umgehen, möchten die Unternehmen meist auf Nummer sicher gehen und archivieren daher alle ein- und ausgehenden E-Mails.

Damit Sie dieses Vorgehen vermeiden können, haben wir Ihnen hier wichtige Fakten als Übersicht aufgeführt:

Wer muss archivieren?

  • Jeder Kaufmann, Handelsgesellschaften, eingetragene Genossenschaften und juristische Personen (Art. 257 Abs. 1)

Wieso muss archiviert werden?

  • GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)
  • Handelsgesetzbuch (HGB)
  • Abgabenordnung (AO)
  • Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GBO)
  • Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
  • Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)
  • Aktiengesetz (AktG)
  • Gesetz betreffend die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbHG)
  • Umsatzsteuergesetz (UStG)
  • Telekommunikationsgesetz (TKG)

Was muss archiviert werden?

  • Handelsgeschäftliche E-Mails, welche zudem für die Besteuerung relevant sind ( § 257 HGB / § 140 AO)

Wie muss archiviert werden?

  • Vollständig
  • Übereinstimmend mit dem Original
  • Für die Dauer von 6 bzw. 10 Jahren (je nach Art des Dokuments)
  • Ordnungsgemäß
  • Mit Berechtigung einsehbar
  • Vernichtung erst nach Ablauf der Archivierungspflicht
  • Frühestmöglich

Ist Archivierung von E-Mails ausreichend?

Die Funktionen eines digitalen Archivs sollten allerdings weit über die E-Mail-Archivierung hinausgehen. Da viele Unternehmen ein ERP-System nutzen, bietet sich die Anbindung an das Drittsystem an. Die Anbindung ermöglicht den Unternehmen die Produktivität zu steigen und Arbeitsabläufe zu optimieren. Da in einem digitalen Archiv auch sensible und vertrauliche Dateien abgelegt werden, ist das Anwenden einer Rechtestruktur ein wesentlicher Vorteil.

StarFinder® ist Ihre Lösung!

StarFinder® DIGITAL ARCHIV bietet Ihnen genau das! Mit der Rechtestruktur können Sie den Zugriff der Daten einschränken und durch Anbindung an das Drittsystem Ihren Ablauf optimieren!! Durch das Outlook-Addin haben Sie die Möglichkeit Ihre E-Mails aus Outlook per Klick direkt in die entsprechende Kategorie zu archivieren. Wenn sie eine Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails bevorzugen, unterstützen wir Sie gerne bei der Einrichtung.
Ebenso dient StarFinder® nicht nur der reinen E-Mail-Archivierung, sondern erspart Ihnen auch das Ablegen von Dokumenten in Papierform.

Wir haben Sie neugierig gemacht? Kontaktieren Sie uns zur Terminvereinbarung einer unverbindlichen Online-Präsentation!

 

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