Flexibel suchen, schneller finden

„Ich sehe den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr!“ So oder ähnlich geht es vielen Mitarbeitern, wenn sie versuchen, in der Informationsflut ihres Unternehmens ein spezifisches Dokument zu finden.

Ein digitales Archiv bietet, als unternehmenseigene Suchmaschine, flexible und einfache Möglichkeiten der Recherche. Verbessern Sie Ihren Informationsfluss!

Wissen schnell verfügbar machen

Ein funktionierendes Wissensmanagement hat für alle Unternehmen, egal welche Größe, eine zentrale Bedeutung. Besonders kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) fällt es schwer, benötigtes Know-how zu sichern und schnell verfügbar zu machen. Wer schnell und gezielt auf wichtige Informationen zugreifen kann, verschafft sich im digitalen Zeitalter Wettbewerbsvorteile.

Dabei geht es um die dezentralen Informationen, die sich in Akten, Ordnern und auf den Computern der Mitarbeiter befinden, aber natürlich auch um das Wissen, das in den Köpfen steckt und nirgends aufgeschrieben ist.

Millionen Dokumente in Sekundenschnelle durchsucht

Ein effizientes Informations- & Wissensmanagement im Unternehmen benötigt intelligente Recherchemöglichkeiten, die den Mitarbeiter flexibel in seiner Arbeit unterstützt.

Das StarFinder® DIGITAL ARCHIV bietet viele Vorteile. Durch den ähnlichen Aufbau wie bei einer Suchmaschine ist es möglich, Dokumente und Dateien innerhalb weniger Sekunden einfach und schnell über eine Volltextsuche zu finden. Ohne jede zusätzliche Verschlagwortung kann nach jedem beliebigen Wort, das sich in einem Dokument befindet, gesucht werden. Diese internetgleiche Volltext-Suche ermöglicht, in Sekundenschnelle, das Finden jedweder Art von Dokumenten wie Verträge, Formulare, Rechnungen etc. Ob Microsoft® Word, Excel®, PowerPoint® oder Adobe® Acrobat/Reader: Durch eine optical character recognition (kurz OCR), wird jedes Dokument im Volltext ausgelesen.

Doch nicht nur der geringe Zeitaufwand wirkt sich positiv aus, das Ganze kommt auch noch unserer Umwelt zu Gute, da der Trend immer mehr in Richtung papierloses Büro geht.

Die Suche über ein digitales Archiv

  • Volltextsuche
  • Dokumente suchen wie mit Google im Internet
  • Leistungsstarke Recherche sowohl über die Indexdaten als auch die Inhalte von Dokumenten
  • Zahlreiche Filtermöglichkeiten
  • Suche nach (gescannten) Dokumenten, Text in Grafiken, Bildern, Zeichnungen oder E-Mails
  • Sparen Sie Zeit
  • Senken Sie Kosten
  • Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter

Der minimale Aufwand für die Ablage analoger wie digitaler Dokumente und E-Mails macht die Nutzung spielend einfach.

Das StarFinder® DIGITAL ARCHIV hat inzwischen über 3.000 Nutzer in den unterschiedlichsten Branchen. Gerade kleinere und mittelständische Unternehmen erwarten kurze Projektzeiten und geringe Schulungskosten. Diese schätzen die Einführungszeit von üblicherweise unter 4 Stunden.

Jetzt Informationen anfordern:

Gerne senden wir Ihnen Informationsmaterial per E-Mail zu oder präsentieren Ihnen unser System zur digitalen Archivierung ganz bequem online.

 

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Big Data – Einfach mehr Wissen

Mehr Informationen. Mehr Daten. Mehr Wissen. Wo bringen Sie das im Unternehmen unter? Die Speicherkapazität in Unternehmen steigt stark an. Mit herkömmlichen Speichermedien lassen sich die Anforderungen an die Datenverarbeitung, auch im Bereich Big Data, kaum meistern. Wer sich mit Digitalisierung beschäftigt, kommt an Big Data kaum vorbei.

Big Data: Was ist das?

Der Begriff Big Data bezeichnet Datenmengen, welche zu groß, zu komplex, zu schnelllebig oder zu schwach strukturiert sind, um sie mit manuellen und herkömmlichen Methoden der Datenverarbeitung auszuwerten. (Quelle. Wikipedia) Big Data steht für alle unstrukturierten und semi-strukturierten Daten etwa aus Internet, Mobilfunk und Finanzwesen, die Unternehmen täglich produzieren.

Herkömmliche Festplatten und Datenspeicher haben auf Dauer keine Zukunft. Das liegt vor allem an der begrenzten Kapazität und der hohen Empfindlichkeit der Datenspeicher. CDs und DVDs sind ungeeignet, um Daten zuverlässig und auf Dauer zu speichern. Auch wenn sie keine oberflächlichen Kratzer erhalten, können sie Daten über die Zeit verlieren, da die Speicherschicht nicht zuverlässig funktioniert. Zudem wird das Metall in den Trägern bei Hitze und Feuchtigkeit beschädigt.

Wissen zentral bündeln

Unstrukturierte Daten nehmen viel Zeit und Geld in Anspruch. Es gilt, alle Informationen im Unternehmen zentral und langfristig zu speichern, bequem durchsuchbar zu machen und durch mögliche Workflows zu automatisieren. So wird das Wissen effizient genutzt.

Internet, E-Mail und Social Media – die Anzahl der digital zur Verfügung stehenden Informationen steigt stetig. Die meisten Informationen im Unternehmen sind heutzutage elektronisch vorhanden. Rechnungen und andere Dokumente werden direkt als PDF erstellt, die Buchhaltungssoftware kommuniziert mit dem ERP-System und das wiederum mit dem digitalen Archiv. Alle Dokumente, Daten und Informationen werden gespeichert und können von den Mitarbeitern zentral in Sekundenschnelle gefunden und genutzt werden.

Elektronische Akten vereinfachen das gemeinsame Arbeiten enorm, denn alle notwendigen Informationen stehen zentral und transparent zur Verfügung.

Gespeichert für die Ewigkeit

Die Größe eines Unternehmens spielt keine Rolle bei der Einführung eines digitalen Archivs. Selbst bei kleinen und mittelständischen Unternehmen entstehen über die Jahre Berge an Papieren und Akten, die kaum mehr zu überblicken sind und dazu Unmengen von Raum benötigen. Zudem besteht bei Papierdokumenten so gut wie keine Sicherheit vor Ereignissen wie Feuer, Hochwasser oder Diebstahl.

Mit der digitalen Archivierung, in Verbindung mit einer Verfahrensdokumentation, stehen Sie auf der sicheren Seite: die GoBD sind erfüllt, alle Daten sind übersichtlich und revisionssicher abgelegt und dazu spart ein Unternehmen Zeit, Raum und Geld.

Das digitale Archiv bildet die optimale Grundlage, um gemeinsam an Projekten und Arbeitsprozessen zu arbeiten und Wissen zu speichern, zu teilen und weiterzuentwickeln.

StarFinder® ist ein innovatives, digitales Archivierungssystem, in dem Sie orts-, zeit- und netzwerkunabhängig archivieren und damit alle Daten dauerhaft sichern und schnell wiederfinden. Möchten Sie mehr zum Thema digitale Archivierung erfahren? Wir senden Ihnen gerne weitere Informationen oder beraten Sie individuell. Gerne stellen wir Ihnen StarFinder® DIGITAL ARCHIV unverbindlich in einer Online-Präsentation vor.

 

 

Wissen langfristig sichern: Die neue Form der Zusammenarbeit

41 % der Mitarbeiter wünschen sich einen besseren Austausch von Ideen, 4.334 EURO und 144 Stunden Arbeitszeit kostet die Info-Recherche pro Angestellten jährlich (Mindjet-Studie 2012, Informationsflut 2.0). Nicht der Einzelne glänzt mit seinem Expertenwissen, sondern gemeinsam als Team kommt man zum Erfolg. In den meisten Unternehmen werden die Fähigkeiten von Mitarbeitern nicht voll genutzt.

Das Potenzial der Mitarbeiter sinnvoll nutzen

Für 60 % der Mitarbeiter stellen die vielen täglichen Informationen ein Problem dar. 28 % der Befragten sind unzufrieden mit der Zusammenarbeit im Unternehmen (Mindjet-Studie 2012, Informationsflut 2.0). Die vielen wertvollen Fähigkeiten von Mitarbeitern können oft nicht genutzt werden, weil der Büroalltag es nicht zulässt. Recherche-Aufgaben nehmen zu viel Zeit in Anspruch und lassen wenig Raum für Kreativität.

Viele dieser zeitfressenden Aufgaben können im Rahmen der Digitalisierung automatisiert werden und schaffen somit mehr Raum, um die Fähigkeiten der Mitarbeiter dafür einzusetzen, das Unternehmen voranzubringen und innovativer zu machen. Die Basis dafür ist ein digitales Archiv.

Eine der wesentlichen Erfolgssäulen ist die zentrale Erfassung von Informationen aller beteiligten Personen im Unternehmen – seien es Mitarbeiter, Kunden oder Partner. Das Wir-Gefühl wächst, wenn die Kollegen gemeinsam Projekte und Workflows er- und bearbeiten können. Das fördert die Loyalität und macht das Unternehmen attraktiver.

Wissen langfristig sichern

In einem digitalen Archiv findet die Erfassung, Verteilung und Bearbeitung von Dokumenten und Informationen, die täglich im Unternehmen produziert werden und auf unterschiedlichsten Kanälen im Unternehmen eintreffen, statt.

Zusätzlich bildet das digitale Archiv die optimale Grundlage, um gemeinsam an Projekten und Workflows zu arbeiten und Wissen zu speichern, zu teilen und weiterzuentwickeln. Elektronische Akten vereinfachen das gemeinsame Arbeiten enorm, denn alle notwendigen Informationen stehen zentral und transparent zur Verfügung. Alle Mitarbeiter, die auf diese Dokumente zugreifen können, haben die Möglichkeit sich eine Meinung zu bilden und ihr Wissen und ihre Fähigkeiten mit einzubringen – z. B. über praktische Notizfunktionen.

Mit dieser transparenten Form der Informations- und Wissensablage bieten Sie allen Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten, Erfahrungen und Kompetenzen voll auszunutzen und einzubringen.

Welchen Nutzen bringt ein digitales Archiv?

Mit einem digitalen Archiv erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

  • Setzen Sie unentdecktes Wissen der Mitarbeiter frei.
  • Optimieren und Beschleunigen Sie Prozesse.
  • Reduzieren Sie zeitintensive Meetings und E-Mail-Kommunikation.
  • Schaffen Sie Raum für Innovationen und Spaß an der Arbeit.

Handeln Sie jetzt, sichern Sie Ihr Wissen und motivieren Sie Ihre Mitarbeiter. Informieren Sie sich über die zahlreichen Vorteile eines digitalen Archivs.

Das digitale Archiv StarFinder® Basic beinhaltet Server, OCR, Backupsystem und Archivierungs-Software. Das heißt, Sie erhalten eine rechtssichere Komplettlösung fertig installiert und sofort einsatzbereit für 99,- €/Monat.