Digitales Chaos beseitigen

Checkliste: 5 wichtige Merkmale für ein digitales Chaos

Angebote, Aufträge, Rechnungen, Notizen: Viele Unternehmen haben der Zettelwirtschaft und den Papierbergen bereits den Kampf angesagt. Doch es gilt auch das digitale Chaos zu beseitigen, das in den meisten Firmen herrscht. Die ansteigende Flut elektronischer Dokumente ist vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen eine Herausforderung. Viele Betriebe erfüllen die Voraussetzungen für eine rechtlich korrekte Archivierung nicht.

Die Anzahl der Dokumente, die Unternehmen verwalten, überblicken und bearbeiten müssen, steigt schnell. Während der Versand über Post und Fax zurückgeht, wächst der Berg elektronischer Dokumente, wie E-Mails, Anhänge, von Servern heruntergeladene Dateien oder elektronische Rechnungen.

Herrscht in Ihrem Unternehmen ein digitales Chaos?

Sie haben das Papierchaos im Griff? Wenn zusätzlich ein digitales Chaos vorliegt, gilt es dieses ebenfalls zu beseitigen. Eingescannte oder elektronische Dokumente aller Art, aber auch Fotos und E-Mails inklusive Anhängen sollten übersichtlich und zentral an einem Ort gebündelt werden.

Anhand folgender Punkte können Sie feststellen, ob ein digitales Chaos im Unternehmen herrscht:

  1. Eine große Anzahl von E-Mails im Posteingang
  2. Kein rechtssicheres und einheitliches E-Mail-Archiv
  3. Unzählige Dateien sind auf dem Desktop gespeichert
  4. Sensible Dokumente werden unverschlüsselt versendet oder abgelegt
  5. Keine regelmäßige Back-up-Funktionalität

Was vielen Unternehmen nicht bewusst ist: Für elektronische Dokumente, E-Mails &Co. gelten die gleichen strengen Regeln wie für herkömmliche Papierdokumente. Dazu sind elektronische Dokumente grundsätzlich in der Form aufzubewahren, in der sie im Unternehmen eintreffen.

Die Veränderung beginnt im Kopf

Der erste Schritt der Veränderung beginnt im Kopf. Wichtige Themen wie Datensicherheit und Datenschutz müssen von allen Beteiligten verstanden und ernst genommen werden. Die Führungskräfte müssen als vorbildliche Beispiele vorangehen. Ein zweiter wichtiger Schritt: Ordnung schaffen. Denn nur so wird der Überblick über die Kommunikation im Unternehmen und zu Ihren Kunden behalten.

Elektronische Dokumente sauber und
übersichtlich ablegen und finden

Mit der digitalen Archivierung erfüllen Unternehmen nicht nur gesetzliche Vorgaben, sie verbessern die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse und sparen erhebliche Kosten ein. Mitarbeiter verbringen nur noch sehr wenig Zeit damit, Dokumente und wichtige Informationen zu suchen und neue Kollegen können viel schneller eingearbeitet werden.

In einem elektronischen Archiv können alle Dokumente und E-Mails rechtssicher und übersichtlich abgelegt werden – teilweise voll automatisch. Mit elektronischen Akten ist die Ablage kein zusätzlicher Aufwand mehr, sondern spart Material, Zeit und Geld, weil alle Dokumente schnell und einfach archiviert und indexiert werden.

Sensible Daten sind sicher gespeichert. Gegen Feuer, Wasserschäden und höhere Gewalt helfen Sicherungskopien, die außerhalb des Unternehmens gelagert werden. Den unberechtigten Zugriff verhindern entsprechende Zugriffsberechtigungen.

Schaffen Sie Ordnung auf Ihrem Desktop und Computer, räumen Sie Ihr E-Mail-Postfach auf und führen Sie jetzt ein digitales Archiv ein.

 

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