Was muss auf einer Rechnung stehen

Checkliste: Was muss auf einer Rechnung stehen?

Unvollständige Rechnungen kommen in der Praxis nicht selten vor. Doch eine Rechnung, die nicht alle Pflichtangaben enthält, gefährdet den Vorsteuerabzug.

Welche Angaben gehören auf eine korrekte, vollständige Rechnung? Im § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) hat der Gesetzgeber genau festgelegt, welche Angaben enthalten sein müssen, damit das Dokument im Fall einer Prüfung nachvollziehbar ist.

Das muss auf einer Rechnung stehen

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des Kunden (Leistungsempfänger)
  • die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers
  • das Ausstellungsdatum
  • eine einmalig von dem Unternehmer vergebene Rechnungsnummer
  • die Menge der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
  • die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
  • Zeitpunkt der Lieferung und Vereinnahmung des Entgelts, wenn diese nicht identisch sind
  • das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen bzw. mit einem Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Aufschlüsselung von Entgeltminderungen
  • angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Betrag
  • ein Hinweis über die Aufbewahrungspflicht, wenn der Unternehmer eine Werkslieferung oder sonstige Leistung in Zusammenhang mit einen Grundstück ausführt

Egal, ob Papierrechnungen oder elektronische Rechnung – folgende Merkmale sollten bei einer Rechnung kontrolliert werden:

  • Echtheit der Herkunft der Rechnung (Identität des Rechnungsausstellers)
  • Unversehrtheit des Rechnungsinhalts (Rechnungspflichtangaben wurden auf dem Versandweg oder beim Empfänger nicht geändert)
  • Lesbarkeit der Rechnung

Das muss auf einer Kleinbetrags-Rechnung stehen

Eine Rechnung mit einem Betrag nicht größer als 150,- € muss nach §33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung nur folgende Angaben enthalten:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (jedoch nicht des Leistungsempfängers)
  • das Ausstellungsdatum
  • die Menge der gelieferte Artikel / Dienstleistungen
  • die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
  • angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Betrag

Aufbewahrungspflicht für Rechnungen

“Papier- und elektronische Rechnungen sind nach § 14b UStG zehn Jahre aufzubewahren. Während des gesamten Aufbewahrungszeitraums müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden (§ 14b Absatz 1 Satz 2 UStG n. F.).”

Viele Unternehmen wissen noch nicht, dass elektronische Rechnungen auch zwingend elektronisch archiviert werden müssen. E-Mails mit Rechnungsanhang ebenso. Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig.

Das digitale Archiv StarFinder® garantiert eine rechtssichere Archivierung, bei der gewährleistet ist, dass elektronische Rechnungen nachträglich nicht geändert werden können.

 

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