Zeit für ein digitales Archiv

Checkliste: Zeit für ein digitales Archiv

Das E-Mail-Postfach quillt über, Rechnungen und Aufträge sind unübersichtlich auf dem Desktop gespeichert und wichtige Kundeninformationen liegen querbeet im Büro: Leider herrscht in vielen Unternehmen das ein oder andere Chaos. Physisch oder digital!

Viele Firmen erfüllen die Voraussetzungen für eine rechtlich korrekte Archivierung nicht. Liegt in Ihrem Unternehmen ein digitales Chaos vor? Dann ist es Zeit für ein digitales Archiv.

Ordentlich digital arbeiten

Die Digitalisierung schreitet überall voran.

  • Unternehmen werden „papierfrei“,
  • die Empfänger von E-Mails werden aufgefordert, diese nicht zu drucken,
  • Informationen verlagern sich in die Online-Welt.

Was vielen Unternehmen immer noch nicht bewusst ist: Für elektronische Dokumente, E-Mails & Co. gelten die gleichen strengen Regeln wie für herkömmliche Papierdokumente. Dazu sind elektronische Dokumente grundsätzlich in der Form aufzubewahren, in der sie im Unternehmen eintreffen.

Ordnung ist das halbe Leben

Wo war nochmal die Präsentation für den Chef abgespeichert? Wo war nochmal die E-Mail mit der Telefonnummer? Vorhin klebte hier noch ein Post-it! Es sollte nicht lange dauern, bis Sie im Büro gewünschte Informationen und Dokumente gefunden haben. Vor allem nicht, wenn ein wichtiger Kunde auf diese Information wartet.

Anhand dieser 5 Merkmale erkennen Sie, ob bei Ihnen ein digitales Chaos herrscht:

5 Merkmale für digitales Chaos_ML

Zeit für ein digitales Archiv

Legen Sie alle Informationen zentral ab! In einem elektronischen Archiv können alle Dokumente und E-Mails rechtssicher und übersichtlich abgelegt werden – teilweise voll automatisch. Mit elektronischen Akten ist die Ablage kein zusätzlicher Aufwand mehr, sondern spart Material, Zeit und Geld, weil alle Dokumente schnell und einfach archiviert und indexiert werden.

Mit der digitalen Archivierung erfüllen Unternehmen nicht nur gesetzliche Vorgaben, sie verbessern die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse und sparen erhebliche Kosten ein. Mitarbeiter verbringen nur noch sehr wenig Zeit damit, Dokumente und wichtige Informationen zu suchen und neue Kollegen können viel schneller eingearbeitet werden.

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