Die 10 Gebote der elektronischen Archivierung

„Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ (GoB), „Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) oder „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) – es gibt so viele Richtlinien, an welche man sich als Unternehmen orientieren soll. Doch hier einen Überblick zu behalten ist nicht so leicht.

Anhand der oben aufgeführten Grundsätze lassen sich Merksätze zusammenstellen, welche von dem Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) überarbeitet und veröffentlicht wurden.

Wir nennen Ihnen die 10 Gebote der elektronischen Archivierung!

1. Gemäß den rechtlichen und internen Anforderungen ist jedes Dokument aufzubewahren

Hier wird das übergreifende Ziel, die verlässliche und rechtkonforme Aufbewahrung der Dokumente, beschrieben. Es ist jedoch zu beachten, dass die firmeninterne Organisation nicht missachtet werden darf. Demnach ist eine Kombination der Grundsätze und der eigens erstellten Regeln die beste Lösung.

2. Kein Dokument darf auf dem Weg in das Archiv oder im Archiv verloren gehen

Zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen ist dieses Gebot eines der Wichtigsten. Nur bei einer vollständigen Erfassung der Dokumente sind Vorgänge im Nachhinein lückenlos nachvollziehbar.

3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren

Wenn Dokumente auf dem Schreibtisch zwischen Papierstapeln und Ordnern verschwinden, ist es nahezu unmöglich, einen Überblick zu behalten. Mit diesem Merksatz wird deutlich gemacht, dass das elektronische Archiv nicht nur vollständig, sondern auch strukturiert sein muss und Ihre Dokumente zu jedem Zeitpunkt auch auffindbar sein müssen. Wenn vertrauliche Dokumente schnell digital abgelegt werden, sind sie nicht mehr auf dem Schreibtisch für jeden sichtbar.

4. Jedes Dokument muss stets mit dem Original übereinstimmen

Eines der wichtigsten Gebote ist die Unveränderbarkeit. Die archivierten Dokumente müssen jederzeit in beweissicherer Art dem Original entsprechen. Es hängt hierbei immer von der Art der Dokumente ab, denn es kann sich sowohl auf die inhaltliche Identität oder die bildliche Übereinstimmung beziehen.

5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Nutzern eingesehen werden

Kündigungen, Arbeitsverträge, Unterlagen aus der Buchhaltung – all das sind vertrauliche Dokumente, welche nicht für jeden Mitarbeiter einsehbar sein dürfen.
Das Gebot dient dem Datenschutz sowie dem Erhalt von Geschäftsgeheimnissen.

6. Jedes Dokument muss sich in einer angemessenen Zeit wiederfinden und reproduzieren lassen

Laut VOI ergibt sich die maximal tolerierbare Zeit für den Erhalt des Suchergebnisses oder der Reproduktion aus dem jeweiligen Stand der Informationstechnik und aus dem Kontext, aus welchem das Dokument bereitgestellt wird. Das Ergebnis muss innerhalb dieser Suchzeit auffindbar sein.

7. Jedes Dokument darf erst nach Ablauf seiner Aufbewahrungspflicht gelöscht werden

Das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung regeln die Aufbewahrungspflicht von kaufmännischen Dokumenten. Die Dokumente müssen während des gesamten Aufbewahrungszeitraums verfügbar sein und dürfen in diesem Zeitraum auch nicht gelöscht werden.

8. Jede Veränderung im elektronischen Archivsystem muss protokolliert werden

Dieses Gebot ist vergleichbar mit dem „Radierverbot“ in der Buchführung. Änderungen, welche nachträglich erfolgen, müssen in jedem Fall erkennbar und der ursprüngliche Zustand des Dokuments muss nachvollziehbar sein.

9. Sachverständige können das gesamte Verfahren der Archivierung jederzeit prüfen

Das Archiv soll unter Einhaltung der oben aufgeführten Merksätze genutzt werden. Hierzu ist eine Verfahrensdokumentation unumgänglich. Ebenfalls haben sich die Mitarbeiter an firmeninterne Abläufe zu halten und können beispielsweise in Form von Systemprotokollen überprüft werden.

10. Keine Migrationen und Änderungen am Archivsystem ohne die aufgeführten Grundsätze

Sollten Sie während der Aufbewahrungszeit Änderungen an Ihrem Archiv haben, sei es der Austausch einzelner Geräte oder ein Kompletttausch des Archivbestands, ist es wichtig, die anderen neun Gebote weiterhin einzuhalten.

 

StarFinder® DIGITAL ARCHIV bietet Ihnen eine sichere und digitale Archivierung Ihrer Dokumente unter Einhaltung der 10 Gebote.
Durch die OCR-Auslesung, der google-artigen Suche sowie der Anwendungsmöglichkeit eines Suchfilters, erhalten Sie Ihre passenden Suchergebnisse innerhalb von Sekunden.

Einzelne Kategorien können separat so angelegt werden, dass sie nach Ablauf der Ausbewahrungspflicht gelöscht werden.

Auch die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist innerhalb von StarFinder® möglich. Gerne unterstützen wie Sie bei der Erstellung.

Haben Sie Fragen? Kontaktieren Sie uns doch zur Terminvereinbarung einer Onlinepräsentation! Hierbei können wir Ihnen ein unverbindliches Angebot erstellen, welches sich voll und ganz an Ihre Ansprüche orientiert.

Jetzt Informationen anfordern!

Teilen Sie diesen Beitrag jetzt datenschutzfreundlich!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

  Newsletter abonnieren (Jederzeit wieder abbestellbar)