Die 5S-Methode im Rahmen der Prozessoptimierung

Ihre Kollegen halten sich an den strikten Prozessablauf und vergessen dabei ihren Arbeitsplatz? Die Schreibutensilien gehen unter den Papierstapeln verloren und Sie müssen ein Chaos durchforsten, um Ihre Materialien zu finden?
Chaos und lange Suchzeiten wirken sich negativ auf die Arbeitsmotivation aus. Und leider ist es oftmals so, dass der Kunde die sinkende Motivation zu spüren bekommt.

Sie möchten ungeordneten Papierstapeln und langen Suchzeiten den Kampf ansagen?
Wir informieren Sie über die 5S-Methode!

Was ist die 5S-Methode?

Im Rahmen eines Entwurfs des Produktionssystems für den Automobilhersteller Toyota prägte der Japaner Taiichi Ono 5S. Zu Beginn wurde 5S nur in Produktionsstätten angewandt, mittlerweile wird es aber auch zunehmend in Dienstleistungs- und Softwareunternehmen genutzt.
Hinter 5S stecken 5 japanische Begriffe, deren Anfangsbuchstabe jeweils „S“ ist:

  • Seirii
  • Seiton
  • Seiso
  • Seiketsu
  • Shitsuke

Im Deutschen hat man also versucht Übersetzungen zu wählen, welche ebenfalls mit dem Buchstaben „S“ beginnen. Daher wirkt die jeweilige Übersetzung nicht immer ganz so passend, der Aussagekern jedoch ist verständlich.

Seirii = Sortieren

Prüfen Sie Ihren Arbeitsplatz: Sind Ihre Arbeitsutensilien, welche Sie tagtäglich nutzen, in greifbarer Nähe? Sind Ihre notwendigen Materialien innerhalb weniger Sekunden auffindbar?

Seiton = Setzen (eher anordnen)

Für eine einzuhaltende Struktur bieten sich Beschriftungen gut an. Wichtig ist, dass das Arbeitsmaterial immer an dem gleichen Ort gelagert wird und dementsprechend gekennzeichnet ist. Hilfreich ist eine Beschriftung der Regale, in welchen das Material gelagert wird. Mitarbeiter gewöhnen sich an den Standort und können die Gegenstände langfristig schnell auffinden.

Seiso = Sauberkeit

Der Frühling naht! Viele sind bei milderen Temperaturen und dem nahenden Frühjahr motiviert Ordnung zu schaffen. Nutzen Sie diese Motivation und räumen Sie Ihren Arbeitsplatz komplett auf. Sortieren Sie Ihre Unterlagen aus oder heften diese ab. Wenn nötig, wischen Sie doch gleich noch Ihren Schreibtisch kurz ab. An einem sauberen Arbeitsplatz mach die Arbeit doch gleich mehr Spaß.

Seiketsu = Standardisierung

Grundlegende Arbeitsabläufe werden für eine Standardisierung zusammengefasst und zur Orientierung an die jeweiligen Arbeitsplätze übergeben.
Damit auch weiterhin Ordnung am Arbeitsplatz herrscht, sollte jeder Mitarbeiter täglich die letzten fünf Minuten vor Arbeitsende zum Aufräumen nutzen. Morgens einen ordentlichen und sauberen Arbeitsplatz aufzufinden ist wesentlich angenehmer, als mit Chaos in den Tag zu starten.

Shitsuke = Selbstdisziplin

Um eine kontinuierliche Ordnung am Arbeitsplatz gewährleisten zu können, ist Selbstdisziplin zwingend erforderlich. Ein kleiner Wettbewerb zwischen den Mitarbeitern ist ein Anreiz. Hierbei kann beispielsweise monatlich ein Preis für den ordentlichsten und saubersten Arbeitsplatz verliehen werden.

Wofür dient die 5S-Methode?

5S wirkt sich positiv auf das ganze Unternehmen aus. Wenn wirklich alle mit der 5S-Methode arbeiten, fühlt man sich automatisch gezwungen mitzumachen. Denn wer möchte schon bei seinen Kollegen einen schlechten Eindruck durch Unordnung und Dreck erwecken. Das Wohlfühlen wirkt sich positiv auf die Laune Ihrer Mitarbeiter und Kollegen aus.

Sie möchten Ihre Prozesse optimieren? Nutzen Sie die 5S-Methode als Einstieg in die Prozessoptimierung!
Durch klare Struktur werden Kosten effizient eingespart. Schnelle Erfolge stärken die Motivation Ihrer Mitarbeiter.

Großer Aufwand oder doch leichter Einstieg?

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist die 5S-Methode geeignet. Die Umsetzung der Prozessoptimierung gelingt leicht und ohne tiefes Grundlagenwissen, weshalb kleine Erfolge schnell erzielt werden.
Unter Rücksichtnahme auf alle Mitarbeiter sowie die langsame Einführung der 5S-Methode, wird Effizienz ohne große Investition erreicht.

 

StarFinder® DIGITAL ARCHIV sorgt für die digitale Ablage in Ihrem Unternehmen. Durch einen klar strukturierten Arbeitsablauf wissen Ihre Mitarbeiter, wann und wo sie die Dokumente digital archivieren müssen. Durch die Digitalisierung ist der Arbeitsplatz von all den Papierstapeln befreit und die Dokumente können schnell und einfach wiedergefunden werden. Der Workflow ermöglicht es Ihnen, Freigabeprozesse digital durchzuführen.
Gerne unterstützen wir Sie bei Erstellung des Workflows, der genau auf Ihre Arbeitsabläufe und Wünsche angepasst ist.

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