7 Fehler dokumentenmanagement

Die 7 Sünden der digitalen Archivierung

„E-Mails müssen im Unternehmen nicht zwingend archiviert werden“ oder „Wir speichern alle Dokumente auf einer Festplatte“. Wenn es um die rechtssichere Aufbewahrung von Dokumenten geht, schweben viele Aussagen durch die Gegend. Tatsachen oder reines Hörensagen? Viele Unternehmen stützen sich bei der Auswahl einer Archivierungslösung ausgerechnet auf Falschaussagen.

Seit dem 01.01.2015 gelten die neuen GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und ersetzen somit die GoBS und GDPdU. So komplex wie die vollständigen Bezeichnungen dieser Richtlinien, sind auch die Fragestellungen der Unternehmen, die sich ergeben. Machen wir etwas falsch und wie machen wir es richtig? Fällt das Schlagwort „gesetzeskonform“ ist die Verunsicherung groß, denn kein Unternehmen möchte ein juristisches Risiko eingehen.

Wir verraten Ihnen die sieben Sünden der digitalen Archivierung und wie Sie es richtig machen.

1. Elektronische Dokumente ausdrucken und aufbewahren?

Die Aufbewahrung von elektronischen Belegen ist Pflicht. Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, elektronische Dokumente und Unterlagen im Unternehmen entstanden oder eingegangen, sind sie auch in dieser Form zu archivieren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Es ist nicht ausreichend, elektronische Dokumente auszudrucken und in Papierform aufzubewahren. Die Dokumente müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar in digitaler Form archiviert werden.

2. Ablage digitaler Dokumente im Dateisystem?

Mit den GoBD müssen alle handelsrechtlich und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumente in elektronischer Form korrekt aufbewahrt werden. Die Systeme müssen gewährleisten, dass Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege nicht mehr verändert oder gelöscht werden können. Eine Ablage elektronischer Dokumente im normalen Dateisystem reicht nicht aus.

Wesentliche Voraussetzung ist die „Verfahrensdokumentation“. In der Verfahrensdokumentation muss genau beschrieben werden, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

3. E-Mail-Archivierung ist freiwillig?

E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbeleges in elektronischer Form sind aufbewahrungspflichtig. Werden im Unternehmen Rechnungen, Angebote, Support- oder Terminabfragen per E-Mail versendet und bearbeitet, gilt für diese Korrespondenz die gesetzliche Pflicht zur Archivierung. Sie müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar in digitaler Form archiviert werden.

4. Alle E-Mails im Unternehmen archivieren?

Private E-Mails von Mitarbeitern dürfen aus Datenschutzgründen auf keinen Fall archiviert werden. Wenn Sie also alle E-Mails automatisiert archivieren möchten, empfiehlt es sich die private Nutzung des geschäftlichen E-Mail-Kontos zu verbieten. Alternativ können Sie auch für jeden Mitarbeiter ein Zweitkonto anlegen, welches nicht archiviert wird.

5. Back-ups ersetzen eine digitale Archivierung?

Ein Back-up ersetzt keine digitale Archivierung und eine digitale Archivierung ersetzt auch kein Back-up! Die Dokumente müssen revisionssicher, d. h. nicht manipulierbar, im Originalzustand auf einem geeigneten Archiv abgelegt werden und zur Verfügung stehen. Eine Datensicherung, das sog. Back-up, dient „nur“ zur vollständigen Wiederherstellung von verlorenen Daten.

6. Archivieren nur weil es vorgeschrieben ist?

Trotz der vielen, strengen Vorschriften muss die digitale Archivierung als Chance gesehen werden – nicht als Bürde. Bei einer automatisierten digitalen Archivierung hält sich die Mehrarbeit erheblich in Grenzen und die Vorteile überwiegen.

Soweit Authentizität und Integrität von buchungsrelevanten Belegen und Dokumenten in Papierform gewahrt bleiben, dürfen diese digital archiviert und anschließend entsorgt werden. Damit ist der Weg frei für Unternehmen, die bei der Verwaltung von Akten auf das papierlose Büro setzen und Raum, Zeit und Geld sparen möchten.

Jeder Mitarbeiter hat einen schnellen Zugriff auf wichtige Dokumente und das komplette Unternehmenswissen, das erspart viel Zeit bei der täglichen Suche nach Informationen.

7. Eine beliebige Lösung zur digitalen Archivierung einsetzen?

Die Suche nach einer geeigneten Lösung zur digitalen Archivierung beginnt. Aber nehmen Sie nicht eine x-Beliebige! Setzen Sie auf StarFinder®, das Digital Archiv. StarFinder® wurde von der Experten-Jury der Initiative Mittelstand mit dem Prädikat BEST OF 2015 ausgezeichnet.

Mit StarFinder® archivieren Sie alle Arten von Dokumenten digital und rechtssicher. Sammeln Sie Ihr Unternehmenswissen digital an einem Ort und greifen Sie orts-, zeit- und netzwerkunabhängig schnell darauf zu. Das einzigartige DIGITAL ARCHIV ist intuitiv bedienbar, GoBD 2015-konform und TÜV-zertifiziert. Sichern Sie alle Ihre Daten durch ein Drei-Festplatten-System. Das ist Back-up-Funktionalität, die ihresgleichen sucht. Mit StarFinder® sind Sie garantiert auf der rechtssicheren Seite!

 

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