Die E-Akte kommt - elektronische Archivierung

Die elektronische Akte kommt: 5 entscheidende Vorteile von E-Akten

Wer sie hat, will sie nicht mehr missen: die E-Akte.

Klassische Papierakten sind häufig weder aktuell noch vollständig und damit nicht verlässlich. Darüber hinaus werden Papierakten häufig nicht revisions- und manipulationssicher aufbewahrt. Jede Abteilung und jeder Mitarbeiter hat eigene Arbeitsabläufe und Prozesse, so geht in vielen Unternehmen, nicht nur bei einem Personalwechsel, viel wichtiges Wissen verloren.

Mit einem digitalen Archivierungssystem ist das Wissen nicht mehr personengebunden, sondern allgemein nutz- und einsehbar. Durch eine klare Rechte- und Zugriffsverwaltung sind wichtige Daten für alle berechtigten Personen oder Abteilungen verfügbar. Aber auch über die Transparenzbarriere hinaus bieten elektronische Akten eine Anzahl von Vorteilen, daher kann man gar nicht früh genug auf diesen Zug aufspringen.

1. Vorteil: Elektronische Akten – immer und überall verfügbar

Mit elektronischen Akten sind alle Informationen im Unternehmen strukturiert und leicht auffindbar. Der Kenntnisstand ist bei allen zugriffsberechtigten Mitarbeitern gleich. Außerdem kann zeit-, orts- und netzwerkunabhängig auf die Akten zugegriffen werden.

2. Vorteil: E-Akten lösen Compliance-Probleme

Unternehmen müssen bestimmte Aufbewahrungs- und Löschfristen bei Dokumenten wie z. B. Rechnungen und Personalakten einhalten und Vertraulichkeit gewährleisten können. Sind die Fristen und Zugriffsberechtigungen zuverlässig elektronisch geregelt, ist die Pflicht gegenüber dem Gesetzgeber größtenteils erfüllt.

3. Vorteil: Sicherheit in der elektronischen Aktenhaltung

Viele Unternehmen zögern bei dem Einsatz eines digitalen Archivs. Eine Hürde dabei ist die Datensicherheit und der Datenschutz. Die Sicherheit von elektronischen Akten ist aber keinesfalls geringer als von Akten in Papierform. Ausgefeilte Benutzerverwaltungen, verschlüsselte Festplatten und hohe Back-up-Funktionalität gewährleisten die Sicherheit.

4. Vorteil: Elektronische Akten sparen Platz

Die digitale Archivierung von Akten und Dokumenten hilft Unternehmen jede Menge Platz zu sparen und ist damit ein Auslöser für die Abschaffung von Aktenschränken und Papierarchiven.

5. Vorteil: Digitale Archivierung spart viel Geld

Wenn Sie alle Dokumente digital ablegen, sind platzraubende Aktenschränken überflüssig. Das spart Raum, Geld und dazu noch Zeit.

Laut PwC-Experte Peter Detemple liegt bei einer Landesbehörde mit etwa 100 Mitarbeitern im höheren oder gehobenen Dienst und jährlichen Personalkosten um die 6,4 Millionen Euro das Einsparpotenzial bei den Personalkosten durch die Einführung der elektronischen Akte bei etwa 800.000 Euro.

Digitale Akten: das große Plus für alle Beteiligten

Spätestens bei der Archivierung digital erstellter Dokumente stoßen Aktenordner endgültig an ihre Grenzen. Für elektronische Dokumente und Akten gelten die gleichen Bestimmungen und Archivierungsfristen wie für Papierdokumente. Mit den GoBD 2015 besteht die Pflicht alle handelsrechtlich und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumente in elektronischer Form korrekt aufzubewahren und vorweisen zu können. Wichtig: Die Dokumente müssen nach den vorgegebenen Regeln gescannt und archiviert werden. Bereits heute finden strenge Betriebsprüfungen in Unternehmen statt.

Die optimale Lösung bietet ein digitales Archiv. Wer bis zum letzten Tag mit der Umstellung wartet, verschenkt Geld und erhöht das Risiko, im entscheidenden Moment nicht handlungsfähig zu sein.

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