Digitale Akten statt riesige Papierstapel

Sollten in einem modernen Unternehmen nicht alle Daten ausschließlich digital erfasst sein? Heute, am 4. November 2016, ist „World Paper Free Day”. An diesem Tag ist es vielleicht an der Zeit, unsere Beziehung zu Papier zu überdenken und wie wir unsere Dokumente verwalten.

WPFD – vier Buchstaben mit gewaltiger Bedeutung. Mit dem heutigen „World Paper Free Day“ ruft AIIM zum bewussteren Umgang mit Papier auf. Papier zu digitalisieren ist der erste Schritt. Zudem gilt es, ganze papierbasierte Prozesse abzulösen.

Was bedeutet WPFD?

Das „W“ steht für „World“: Die Welt, die wir schützen und für unsere Kinder erhalten möchten.

Das „P“ steht für „Paper“. Das nützliche Medium, um Informationen festzuhalten – egal ob privat oder im Berufsalltag. Doch heutzutage, in der digitalen Welt angekommen, verlangsamt es Arbeitsabläufe und kostet Raum, Zeit und Geld.

Das „F“ steht für „Free“. Geschäfts- und Arbeitsabläufe sollen frei von Papierzwang sein: digital, sicher, organisiert und effizient.

Das „D“ steht für „Day“. Damit ist ein besonderer Tag gemeint, an dem von 0 bis 24 Uhr das Verwenden von Papier vermeidet werden soll.

Papierfrei?

Hört man „World Paper Free Day”, denkt man sofort an das papierlose Büro. Die Digitalisierung der Arbeitswelt hat den Arbeitsalltag zunehmend verändert. In Zeiten von Notebook, Tablet oder Smartphone müsste das Papier doch eigentlich vollständig verdrängt sein. Ist das so? Nein!

Jeder dritte Geschäftsführer gibt zu, dass sich in seinen Büroräumen noch Papierdokumente stapeln. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie der Association for Information and Image Management (AIIM). Nur 17 Prozent sind in einer Arbeitsumgebung tätig, die man als papierlos bezeichnen könnte. Dadurch gehen wichtige Vorteile bezüglich Produktivität, Informationszugriff und Compliance verloren.

Unsere Liebe zum Papier kann auch zu Missmanagement von Dokumenten führen. Wenn Sie ehrlich sind: Wie viele alte Bankauszüge, veraltete Garantien oder Quittungen bunkern Sie, obwohl Sie diese nicht mehr brauchen?

Empfohlen wird eine Paper Light-Strategie

Das Papier nicht vollständig aus dem Arbeitsleben verschwunden. Oft ist die Situation auf Grund technischer Hemmnisse, fehlender Ressourcen oder rechtlichen Anforderungen festgefahren. „Das Erste, das Unternehmen auf dem Weg dorthin machen sollten, ist einen Ansatz zu verfolgen, den wir Paper Light nennen“, erklärt Hans-Günter-Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH.

„Paper Light kann erreicht werden, indem man jegliche für Geschäftszwecke benötigte Papierakte digitalisiert und diese denjenigen Personen, die sie benötigen, zugänglich macht. Falls die originalen Papierakten nicht vernichtet werden können oder falls kein digitales Image aller Akten erforderlich ist, empfiehlt sich die Auslagerung der Akten an einen externen Dienstleister. Bei dieser platz- und zeitsparenden Lösung kann dann je nach Bedarf gescannt werden. Dies ermöglicht Mitarbeitern, schneller zu arbeiten und Kunden einen besseren Service anzubieten“, so Börgmann weiter.

Machen Sie den World Paper Free Day zu dem Tag, an dem alle aufbewahrten Dokumente genau unter die Lupe genommen werden. Digitalisieren Sie Ihre Dokumente und unterstützen Sie andere dabei, dasselbe zu tun.

Lassen Sie den Drucker ruhen und die Notizzettel in der Schublade! Nutzen Sie Ihr digitales Archiv!

 

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