Digital Archiv Datenschutz Datensicherheit

Digitale Archivierung: Datensicherheit und Datenschutz

Dauerbrenner: Datensicherheit und Datenschutz
Sind meine Daten sicher archiviert?

Nach dem Beschluss der neuen GoBD 2015 steht fest: große wie kleine Unternehmen, Selbständige und der kleinere Mittelstand müssen digitale Unterlagen in einer bestimmten Weise archivieren. Viele Unternehmen setzen bereits ein geeignetes digitales Archiv ein. Einige zögern jedoch noch mit dem Einsatz – eine Hürde ist dabei auch die Datensicherheit und der Datenschutz.

Bewerbungen, steuerliche Unterlagen, Kundendaten u. v. m. sollen nicht nur langfristig gespeichert werden, vor allem müssen diese vor unerlaubten Zugriffen geschützt werden. Bewerbungen dürfen nicht von Unbefugten eingesehen, kopiert, verändert oder gelöscht werden. Außerdem enthalten diese personenbezogene Daten, sodass hier das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu deren Schutz greift.

Datenschutz im Social Web

Große Unsicherheit entsteht beim Umgang mit personenbezogenen Daten aus dem Social Web. Meistens wird sich vor Werbemaßnahmen eine Einverständniserklärung beim Nutzer eingeholt. Aber z. B. im Social-Media-Monitoring (Durchsuchen der sozialen Medien) liegt keine direkte Zustimmung vor. Hier ist es jedoch so, dass die Benutzernamen – egal ob Pseudonyme oder richtige Namen – keine direkte Einverständniserklärung erfordern. Sie stammen aus der freiwilligen Offenlegung.

Sind meine Daten im digitalen Archiv sicher?

Ein digitales Archiv bietet die Möglichkeit der optimalen und schnellen Informationsbeschaffung. Zu diesen Informationen zählen auch personenbezogene Daten oder Daten, die einer Person zugeordnet werden.

Durch den komfortablen Zugriff und der einfachen elektronischen Archivierung wächst die Anzahl der gespeicherten Daten enorm. Und damit auch die zahlreichen Daten, auf die nicht jeder Mitarbeiter im Unternehmen zugreifen darf.

Bei der Einführung eines digitalen Archivs sollte deshalb zuvor genau definiert werden:

  • Wer hat Zugriff auf die Daten?
  • Welcher Mitarbeiter darf auf welche Dokumente zugreifen?
  • Welche Funktionen darf ein Mitarbeiter nutzen?

Ein datenschutzrechtlich ordnungsgemäßes digitales Archiv muss die Funktionen und Zugriffsmöglichkeiten deutlich eingrenzen und einfach verwalten können.

Erhöhen Sie Sicherheit und Datenschutz

Mit dem digitalen Archiv StarFinder® erhöhen Sie Sicherheit und Datenschutz. Die Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und der GoBD sind komplett erfüllt.

StarFinder® gibt es als Komplettlösung inklusive Server und NAS. Das heißt, Sie haben die Möglichkeit alle Ihre Daten auf einem Server innerhalb Ihres Unternehmens zu archivieren. Der Zugriff von außen erfolgt über eine sichere VPN-Verbindung. Um Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen, gibt es eine ausgefeilte Benutzerverwaltung. So sieht jeder nur das, was für ihn bestimmt ist.

Dokumente können nicht direkt gelöscht oder verändert werden. Jeder Benutzer kann das Verbergen, Verschieben und Wiederherstellen von Dokumenten und Dateien beantragen. In einem gesonderten Bereich findet man die Übersicht aller beantragten Änderungen.

Dokumentensicherheit auf höchstem Niveau

Verschlüsselte Festplatten verwehren jeden unbefugten Zugriff – das ist Dokumentensicherheit auf höchstem Niveau.

Sichern Sie Ihre Daten durch ein Drei-Festplatten-System. Das ist Back-up-Funktionalität, die ihresgleichen sucht. Synchronisieren Sie Archivdaten mit einem Back-up-Server.

Mit StarFinder® stehen Sie garantiert auf der sicheren Seite. Sie erhalten das komplette System inkl. Server und Software schon ab 99.- €/Monat.

Sie können StarFinder® unverbindlich und kostenlos 30 Tage testen. Melden Sie sich doch einfach an.

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