Digitale Archivierung Taktik

“Ersetzendes Scannen” spart Zeit und Platz

Wie gehe ich bei der digitalen Archivierung am besten vor? Welche Taktik ist die Richtige? Jedes Unternehmen ist gesetzlich verpflichtet ein digitales Archiv für alle elektronischen Rechnungen, Belege, E-Mails etc. zu führen. Äußerst sinnvoll ist es, das Papierarchiv und das elektronische Archiv zusammenzuführen, das spart jede Menge Zeit, Arbeit und Kosten.

Scannen, digital archivieren und Originale wegwerfen

Bereits in zahlreichen Unternehmen und Behörden wandern Dokumente nicht mehr in Aktenschränke oder auf den Schreibtisch, sondern direkt vom Scanner ins digitale Archiv.

Ersetzendes Scannen” spart Zeit, Platz und damit viel Geld. Mit den “Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD)” gilt seit Anfang 2015: Ein Papierdokument kann gescannt und danach vernichtet werden, wenn keine gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen für eine Aufbewahrung bestehen.

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Verbinden Unternehmen diese Informationen mit einer Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Dokumenten, dann ist das ersetzende Scannen eine gute und sichere Lösung.

Was das digitale Archiv können muss

Das elektronische Archivierungssystem sollte das gescannte Dokument in einem gesicherten Speicherbereich ablegen, wo es nicht mehr geändert und gelöscht werden kann. Die Erstellung von Protokollen zeigt hier an, was wann und von wem gescannt worden ist. Diese Protokolle lassen sich archivieren und ermöglichen den Nachweis, dass das archivierte Objekt seit dem Scannen nicht geändert wurde.

Das nennt man revisionssichere Archivierung. Es ist nachträglich feststellbar, dass der Prozess und die Speicherung ordnungsgemäß durchgeführt wurden. Hierzu gehört auch die sog. Verfahrensdokumentation, in der der Prozess des Scannens, des Indizieren und des Speicherns beschrieben ist.

Die richtige Taktik mit StarFinder®

Mit dem digitalen Archiv StarFinder® und einer Verfahrensdokumentation stehen Sie auf der sicheren Seite. Mit StarFinder® archivieren Sie alle Arten von Dokumenten digital und rechtssicher. Steuern Sie den Zugriff auf alle relevanten Informationen durch klare Zugriffs- und Berechtigungsregelungen. Das digitale Archivierungssystem ist intuitiv bedienbar, den gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich GoBD entsprechend und TÜV-zertifiziert.

Gute Ideen, schnelle Suche, eine simple Bedienung und eine gelungene Anbindung an angrenzende Systeme: Es macht einfach Spaß mit StarFinder® zu arbeiten. Überzeugen Sie sich – wählen Sie die richtige Taktik.

 

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