Bitkom papierloses Büro elektronische Archivierung

Digitale Dokumente und ihre Akzeptanz

Wird das papierlose Büro Realität? Der Übergang vom Papier zum elektronischen Dokument geht schnell voran. Immer mehr Papierbelege werden durch digitale Unterlagen ersetzt. Viele Dokumente gehen überhaupt nicht mehr in Papierform ein. Der Weg geht in die Richtung Digitalisierung, allerdings gibt es immer noch viele papiergebundene Belege.

Die aktuelle Bitkom-Studie

Das Papier ist immer noch da: Die aktuelle Bitkom-Studie zeigt diesbezüglich bei 1014 Bundesbürgern (davon 796 Internetuser) ab 14 Jahren viele interessante Gesichtspunkte auf. Deutlich wird, dass es selbst im papierlosen Büro immer noch genug Stapel an den sprichwörtlich „gefällten Bäumen“ gibt.

Im Jahr 2013 waren es erst 15%, die ihre Dokumente am liebsten direkt digital erhalten möchten. Mittlerweile sind es schon 33%. Besonders die jüngere Generation zwischen 14- und 29 Jahren sind dem Thema aufgeschlossen. In der nächsten Altersklasse zwischen 30 und 49 sind es immerhin 28%. Verträge, elektronische Rechnungen und Unterlagen haben heute dieselbe rechtliche Relevanz wie die Ausführung in Papierform. Warum existiert in Büros immer noch ein Fax? Obwohl die jüngere Generation zu 75% wichtige Dokumente in Papierform bevorzugt. Wiederum sehen 76% von diesem Prozentsatz eigentlich keine Vorteile zu digitalen Dokumenten.

Fehlende Akzeptanz

Ein großes Thema bei der Digitalisierung und ein starker Einfluss für die noch fehlende Akzeptanz ist die Übermittlung der digitalen Daten. 36% der Befragten befürchten das Abfangen der eigenen Daten auf dem Weg zum Empfänger. 18% hat keine ausreichende Kenntnis über ein revisionssicheres Ablagesystem für digitale Dokumente. 13% haben Angst, dass ihre Dokumente beim Versand verloren gehen könnten. Bei der Ablage der Dokumente teilen sich die Meinungen abermals: Sind meine Dokumente in einem Cloudspeicher in Deutschland sicherer als ein Berg von Dokumenten, die bei einem Wasser- oder Feuerschaden in die ewigen Jagdgründe gehen? Laut Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereiches ECM („Enterprise Content Management“) im Bitkom, sind Clouddienste gegen Hackerangriffe meistens besser geschützt und stellen dem Anwender die Möglichkeit dar, die Dokumente von überall zu betrachten.

Digitales Archiv für Unternehmen

Die Bitkom-Studie ist interessant und zeigt, wie weit (oder fern) das papierlose Büro bzw. die Digitalisierung wichtiger Dokumente heute ist. Ansätze gibt es viele, jedoch gestaltet sich die Umsetzung für viele schwierig. Durch das Inkrafttreten der GoBD 2015 (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist ein digitales Archiv für Unternehmen nun unabkömmlich. Soweit Authentizität und Integrität von buchungsrelevanten Belegen und Dokumenten in Papierform gewahrt bleiben, dürfen diese digital archiviert und anschließend entsorgt werden. Damit ist der Weg frei für Unternehmen, die bei der Verwaltung von Akten auf das papierlose Büro setzen und Raum, Zeit und Geld sparen möchten.

Nutzen Sie die GoBD als Chance und bringen Sie mit dem digitalen Archiv StarFinder® Ordnung in Ihr Unternehmen! Mit StarFinder® archivieren Sie alle Arten von Dokumenten digital und rechtssicher. Sichern Sie sämtliche Daten und Dokumente Ihres Unternehmens in Ihrem elektronischen Archivierungssystem. So verwandelt StarFinder® im Handumdrehen Ihr passives Aktenlager in einen aktiven Know-how-Pool. In diesem durchsuchen Sie google-artig das ganze Unternehmenswissen nach relevanten Inhalten.

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