Digitales Rathaus

Digitales Rathaus: Fortschritte bei der Digitalisierung öffentlicher Verwaltungen

Die Digitalisierung von öffentlichen Verwaltungen war zentrales Thema beim letzten FMI-Treffen (Fachverbandes für multimediale Informationsverarbeitung e.V.). Der Fachverband der Scan- und Archivierungsbranche begleitet eGovernment-Prozesse. Herr Hensle, Geschäftsführer von NETCONTROL GmbH, unterstützt den Verband seit Jahren zum Thema digitales Archivieren.

Unter E-Government (dt. E-Regierung) versteht man die Vereinfachung und Durchführung von Prozessen zur Information, Kommunikation und Transaktion innerhalb und zwischen staatlichen, kommunalen und sonstigen behördlichen Institutionen sowie zwischen diesen Institutionen und Bürgern bzw. Unternehmen durch den Einsatz von digitalen Informations- und Kommunikationstechnologien. (wikipedia)

Digitale Aktenführung in Behörden

In einem interessanten Vortrag mit dem Titel „Der Weg zum digitalen Rathaus – Umbau einer Kommunalbehörde von analog zu digital“ gab Georg Schnüttgen (IT-Profi in der Stadtverwaltung Olpe in NRW) seine Erfahrungen aus der Stadtverwaltung weiter. Am Beispiel seiner Kommune mit 100 Büroarbeitsplätzen und 70 Scannern beschrieb der Referent die aktuelle DMS-Infrastruktur als Grundlage für ein funktionierendes E-Government. Schnüttgen erläuterte die organisatorische Dimension der digitalen Aktenführung und seiner Potentiale. Konkrete Einsparpotentialen durch digitale Aktenführung wurden deutlich identifiziert.

Die 6 wichtigsten Gründe zur Einführung von DMS-Strukturen bei Behörden

Schnüttgen definierte die sechs wichtigsten Gründe zur Einführung von DMS-Strukturen bei Behörden:

  1. Eingehende digitale Dokumente wurden nur unzureichend und zudem häufig unstrukturiert abgelegt
  2. Ablagewildwuchs in allen Ämtern und Abteilungen der Verwaltung
  3. Häufig Mehrfachaktenführung
  4. Strukturierte Ablage von neu erstellten Dokumenten
  5. Platz- und Raumbedarf
  6. Vermeidung von Medienbrüchen

Als Ziel der Digitalisierung von öffentlicher Verwaltung nannte der Referent: „Informationen sollen von jedem Arbeitsplatz einfach und bequem – d. h. ohne individuelle Bedienungskenntnisse – abrufbar und für eine selbstständige Weiterverarbeitung nutzbar sein.“

Ersetzendes Scannen

Behörden sollten Akten möglichst elektronisch führen, um das schnellere Auffinden bearbeitungsrelevanter Informationen sowie den ortsunabhängigen, kontinuierlichen Zugriff hierauf zu gewährleisten. Es gilt, Medienbrüche zu vermeiden und Transparenz zu verbessern.
Für die Umstellung und die damit verbundene Bewältigung komplexer technisch organisatorischer Aufgaben bedarf es einer Übergangszeit, die der Haushaltslage Rechnung trägt und Umsetzungsschwierigkeiten abfedert.

Der Grundsatz ordnungsgemäßer Aktenführung gilt uneingeschränkt auch für die E-Akte, wobei insbesondere den Anforderungen an Aktenmäßigkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Wahrheitsmäßigkeit, Authentizität und Integrität, Vertraulichkeit, ggf. Löschbarkeit, Verkehrsfähigkeit, Verfügbarkeit und Lesbarkeit der Daten eine besondere Bedeutung zukommt.
Die elektronische Aktenführung bedingt, dass Papieroriginale in der Regel gescannt und anschließend vernichtet werden. Das ersetzende Scannen ist in vielen Bereichen bereits Praxis, es bestehen aber Rechtsunsicherheiten.“

Rathaus 2.0: digital und rechtskonform

Für jede Situation gibt es ein Formular: von der Bewerbung über den Dienstreiseantrag bis zur Zuwendungsbestätigung. Die Digitalisierung von diesen Formularen sorgt dafür, dass nicht nur die Formulare, sondern dazu die Inhalte digital übergeben werden können. Aufwändiges Abtippen entfällt, Zeit wird eingespart und Fehlerquellen minimiert. Der komplette Prozess kann digital abgewickelt werden – ohne Medienbruch.

Mit dem StarFinder® DIGITAL ARCHIV nutzen Sie ein zielführendes Tool für die elektronische Aktenverwaltung, das Ihnen clevere Möglichkeiten für das digitale Archivieren bietet. Alle Dokumente, Daten, Formulare und E-Mails sind übersichtlich, rechtssicher und schnell wieder auffindbar abgelegt.

 

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