Dokumentenmanagement – Was brauchen Sie wirklich?

Die immer größer werdende Flut an Informationen und Dokumenten, verursacht durch deren immer einfachere Erstellung und Verbreitung durch digitale Medien, lässt die Verwaltung und Administration innerhalb von Unternehmen immer aufwendiger werden.

Strukturieren Sie Ihre Ablage

Wer heute noch immer Dokumente ausschließlich oder mehrheitlich in Papierform sammelt und archiviert droht nicht nur Mitarbeiter zu überlasten sondern auch an den Kosten für die Verwaltung zu verzweifeln. Alleine durch die Suche nach Dokumenten werden zeitliche Ressourcen in erheblichem Masse vergeudet. Davon abgesehen entstehen innerhalb eines Unternehmens undurchschaubare Ablagestrukturen die dazu führen, dass Informationen nicht für jeden verfügbar sind der diese benötigt.

Bringen Sie Ordnung ins Dokumenten-Chaos

Wer das “Chaos” in Aktenordnern, auf lokalen Festplatten, internen Dateisystemen und E-Mail-Postfächern in den Griff bekommen möchte sollte sich deshalb dringend mit digitalen Archivierungssystemen auseinandersetzen.

Papierbasiertes Dokumenten-Management ist ineffizient, aber wer sich heute auf die Suche nach einem Dokumentenmanagement- oder Archivierungssystem begibt, findet zahlreiche Lösungen die einen riesigen Funktionsumfang bieten. Allerdings werden gerade in KMU nur Bruchteile der Funktionen auch tatsächlich benötigt. Viele Systeme können lediglich von Spezialisten mit mehrwöchiger Schulung administriert und nur von geschulten Mitarbeitern genutzt werden. Dass sich die Anbieter solcherlei Administration und die Schulungen gut bezahlen lassen wissen wir alle wohl zu Genüge.

Elektronische Archivierung – Was KMU wirklich brauchen

In kleinen und mittleren Unternehmen geht es meist lediglich darum beliebige Dokumente und E-Mail sicher zu archivieren, zu organisieren und bei Bedarf wieder zu finden. Optional wird eventuell noch ein individueller Workflow zur Bearbeitung von Rechnungen oder Lieferscheinen benötigt.

Genau in diesem Bereich setzen wir mit StarFinder an. Mit StarFinder archivieren Sie ohne Schulungsaufwand und finden Dokumente ganz einfach über ein google-artiges Findesystem. Um ein Dokument zu finden geben Sie im Suchfeld ganz einfach einen oder mehrere Begriffe ein den Ihr Dokument enthält. In Sekundenschnelle wird das richtige Ergebnis angezeigt und kann verwendet werden.

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