Digitale Archivierung Aktenordner

Dokument gesucht und auf Anhieb gefunden

Und? Haben Sie heute schon ein Dokument gesucht? Ich bin ziemlich sicher, dass Sie das getan haben. Und? Haben Sie es auf Anhieb gefunden? Oder war es wieder einmal eines dieser Dokumente bei denen man länger für die Suche als für die Bearbeitung benötigt?

Auch in kleinen und mittelgroßen Unternehmen sind hunderte Verträge, Handbücher, Rechnungen, E-Mails, Personalakten und Qualitätsdokumente unterwegs. Und das im wahrsten Sinne des Wortes. Sie werden per E-Mail von einem zum anderen gesendet, liegen mal in diesem mal in jenem Ordner und werden nicht selten von verschiedenen Abteilungen in verschiedenster Version verwendet.

Digitale Archivierung spart Zeit und Geld

Dieses Chaos kann ganz schön ins Geld gehen. Mal abgesehen vom Aufwand bei der Ablage oder bei der Suche nach der aktuellsten Version eines Dokuments sollte man auch den Schaden einrechnen der durch verloren gegangene, nicht mehr auffindbare oder schlicht unzureichend versionierte Dokumente in einem Unternehmen entsteht.

Und was kostet Sie eigentlich Ihr Aktenarchiv? Füllen auch Sie einen ganzen Raum, für den Sie eine horrende Miete zahlen, mit Akten die Sie nie wieder einsehen oder im besten Fall einmal im Jahr benötigen?

Schnelle Zugriffzeiten sind von großer Bedeutung

Dokumente werden heute, zum weit überwiegenden Teil, digital erstellt und übermittelt. Was liegt also näher, als diese auch digital zu archivieren? Warum drucken Sie ein Dokument erst aus um es dann in einen Ordner zu heften? Mit einem digitalen Archiv vermeiden Sie diesen unnötigen Aufwand und beschleunigen den Zugriff bei Bedarf.

Macht es Sinn einen Ordner in Papierform zu durchsuchen, wenn Sie schneller mit einem digitalen Archiv zum Ziel kommen? Egal ob es sich um Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge handelt, in einem digitalen Archiv finden Sie benötigte Dokumente durch Eingabe von einem oder mehreren Suchbegriffen auf Anhieb.

Dokumente sicher archiviert

Abhilfe schafft beispielsweise ein digitales Archiv wie StarFinder. StarFinder ist ein Archivierungs-Komplettsystem das inklusive Server an Sie geliefert wird. So archivieren Sie Daten und Dokumente sicher in Ihrem Unternehmen, gut geschützt vor Zugriffen von Außen. Legen Sie wichtige Dateien kategorisiert und revisionssicher ab und vergeben Sie gezielt Nutzerberechtigungen. Automatisieren Sie die Archivierung von E-Mails und Rechnungen und starten Sie Workflows für Ihre wichtigsten Prozesse. So optimieren Sie die Verwaltung aller relevanten Dokumente im Unternehmen.

12 Vorteile der digitalen Archivierung

Welche Vorteile bietet Ihnen das digitale Archiv StarFinder?

  1. Sie haben jederzeit effizienten Zugriff auf alle benötigten Daten und Dokumente
  2. Sie finden Dokumente durch eine google-artige Suchfunktion im Handumdrehen
  3. Sie erfüllen alle rechtlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von Dokumenten
  4. Sie schützen sensible Informationen vor unberechtigtem Zugriff
  5. Sie verbessern die Zusammenarbeit zwischen Ihren Mitarbeitern
  6. Sie beschleunigen Prozesse
  7. Sie senken die Kosten in Ihrem Unternehmen
  8. Sie erhöhen die Datenqualität
  9. Sie schaffen eine deutliche Erleichterung im Alltag Ihrer Mitarbeiter
  10. Sie schaffen Sicherheit durch Archivierung auf Ihrem eigenen Server
  11. Sie archivieren revisionssicher und dokumentenecht
  12. Sie protokollieren Zugriffe in Echtzeit

Digitale Archivierung spart Zeit und senkt Kosten

Ganz schön viele Vorteile, oder? Und wenn Sie sich jetzt fragen, was das wohl wieder kostet, dann kann ich Sie beruhigen. Zum einen rechnet sich ein digitales Archiv schneller als Sie sich vorstellen können. Und zum anderen, so teuer ist das gar nicht.

Also, auf was warten Sie noch? Testen Sie uns! Starten sie noch heute in die Welt der digitalen Archivierung.

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