Neue Wege in der digitalen Archivierung

“Dokumente finden statt suchen” – das neue Motto bei Wackenhut”

1000 Blätter hier, 100 Ordner dort… Wie soll es da noch möglich sein, ein bestimmtes Dokument, das man sofort braucht, innerhalb kurzer Zeit zu finden? Die wackenhut möbel GmbH hat sich nun diesem Problem gestellt und dieses nun auch in Angriff genommen: StarFinder® DMS heißt die ideale Lösung.

Großer Fortschritt mit minimalem Aufwand

Das Dokumentenmanagementsystem bietet viele Vorteile. Durch den ähnlichen Aufbau wie bei einer Suchmaschine ist es möglich, Dokumente und Dateien innerhalb weniger Sekunden einfach und schnell über eine Volltextsuche zu finden. Doch nicht nur der geringe Zeitaufwand wirkt sich positiv aus, das Ganze kommt auch noch unserer Umwelt zu Gute, da der Trend immer mehr in Richtung papierloses Büro geht.

DMS – wie funktioniert das?

Die wackenhut möbel GmbH hat sich dazu entschieden, Auftragsbestätigungen zukünftig nur noch als PDF per E-Mail zu verschicken. Dies bietet vorallem den Vorteil, dass die Dokumente automatisch im Archiv abgelegt werden und nicht noch extra eingescannt werden müssen.

Die Workflows

Die Netcontrol GmbH und wackenhut möbel GmbH haben gemeinsam an einem individuellen Worklflow für Kreditorenmanagement (besser bekannt als Eingangsrechnungen) gearbeitet und auch umgesetzt.

Nun durchlaufen die eingescannten Dokumente verschiedene Abteilungen und komplexe Freigabeprozesse. Weitere Dokumentenarten werden zusätzlich folgen.

Mittlerweile ist es uns sogar gelungen, den Mutterkonzern von wackenhut möbel GmbH mit unserem StarFinder® zu überzeugen. Dieser plant nun die Einführung von StarFinder® DMS bei den weiteren 10 Tochterfirmen.

In dem Konzernmagazin ” Mach’ s einfach ” wurde zu dem Thema StarFinder® ein Artikel veröffentlicht.

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