email sicher archivieren

E-Mail-Archivierung: langfristig, unveränderbar, sicher

Die Kommunikation über E-Mail hat sich stark verändert. Wo früher eine E-Mail nur als schnelles und unverbindliches Kommunikationsmittel diente, wird heute jede E-Mail sogar als Geschäftsbrief angesehen.

E-Mails sind in der geschäftlichen Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Wichtige Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen, Kommunikation mit Banken und Versicherungen, Auftragsbestätigungen u. v. m. werden per E-Mail versendet. Diese Dokumente müssen natürlich auch archiviert werden. Geltende rechtliche Anforderungen wie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) verpflichten Unternehmen dazu. Oftmals ist aber nicht klar: Welche E-Mail muss archiviert werden? Wie lange muss eine E-Mail aufbewahrt werden? Wie archiviere ich E-Mails rechtssicher?

Welche E-Mails müssen archiviert werden?

Viele E-Mails können, andere müssen gespeichert werden. Die grundsätzliche Frage, welche E-Mails archiviert werden müssen, beantwortet mit § 147 AO das Steuerrecht. Nach dieser Vorschrift müssen alle ein- und ausgehenden Handels- und Geschäftsbriefe langfristig archiviert werden. Darunter versteht das Gesetz jeden Schriftwechsel, der “ein Geschäft vorbereitet, abwickelt, rückgängig macht oder abschließt”. Dazu gehören beispielsweise Aufträge, Reklamationsschreiben, Rechnungen, Zahlungsbelege oder Verträge. Nicht als Handelsbriefe zählen etwa reine Werbesendungen oder Angebote, die nicht zu einem Abschluss geführt haben.

Zusätzlich verlangt der Gesetzgeber in der Abgabenordnung (AO) noch die Aufbewahrung aller “sonstigen Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind”. Damit wird es beinahe unmöglich, aus der Masse an geschäftlichen E-Mails gezielt die auszuwählen, die archiviert werden müssen. Naheliegend ist eine zentrale Speicherung aller unternehmensinternen E-Mails: revisionssicher, übersichtlich, digital.

Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Geschäftsunterlagen innerhalb bestimmter Fristen aufzubewahren und zu archivieren. Darüber hinaus auch alle nicht im Handelsregister eingetragenen land- und forstwirtschaftlichen Betriebe, sonstige Gewerbetreibende und Freiberufler.

Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung:

  • Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe mit Belegfunktion sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
  • Die Fristen beginnen jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde.

Eine richtige Kategorisierung bei der Masse an E-Mails ist in der Praxis nur schwer möglich. Daher empfiehlt es sich alle geschäftlichen E-Mails mind. zehn Jahre lang zu archivieren.

Revisionssichere E-Mail-Archivierung mit StarFinder®

E-Mails müssen einschließlich der angehängten Dateien

  • vollständig,
  • manipulationssicher,
  • jederzeit verfügbar und
  • maschinell lesbar

über die Dauer der Aufbewahrungsfrist digital abgelegt werden. Wichtig ist, dass nicht jede Person Zugriff auf alle Daten hat, um den betrieblichen Datenschutz zu gewährleisten und die Daten vor Manipulationen zu schützen.

StarFinder® unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Archivierungspflichten! Das einzigartige DIGITAL ARCHIV ist intuitiv bedienbar, GoBD 2015-konform und TÜV-zertifiziert. Unternehmen können mit StarFinder® E-Mails und alle anderen Arten von Dokumenten und Dateien digital ablegen. Auf diesem Weg wandelt StarFinder® im Handumdrehen ein passives Aktenlager in einen aktiven Know-how-Pool. In diesem kann google-artig das ganze Unternehmenswissen nach relevanten Inhalten durchsucht werden. StarFinder® ermöglicht eine rechtssichere E-Mail-Archivierung und das so einfach wie nie. Probieren Sie es aus!

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