Einführung eines Digitalen Archivs: Das müssen Sie beachten!

Einführung eines digitalen Archivs: Das müssen Sie beachten!

Auch wenn die Digitalisierung inzwischen immer mehr zunimmt, gibt es kaum ein Unternehmen, welches auf die Nutzung von Akten in Papierform vollständig verzichtet. Oftmals haben Unternehmen Angst davor, die Akten abzuschaffen. Doch auch bei Einführung eines digitalen Archivs werden die Akten nicht komplett abgeschafft, denn diese können auch in digitaler Form Anwendung finden.

Nachfolgend finden Sie Tipps für die erfolgreiche Einführung eines Digital Archivs.

Gute und strukturierte Vorbereitung

Der erste Schritt bei der Planung ist die Überprüfung und sorgfältige Dokumentation der aktuellen Prozesse.

Kennzahlen helfen dabei, sich einen Überblick über die Unternehmenssituation und das Optimierungspotential in Bezug auf die Digitalisierung zu verschaffen. Kennzeichen können hierbei sein:

  • Anzahl der Suchvorgänge pro Tag
  • Zeitaufwand für das Ablegen je Dokument
  • Zeitaufwand für das Durchsuchen je Akte
  • Zeitaufwand für die Erfassung und Einsortierung
  • Größe des Archivs
  • Monatliche Miete des Archivs

Durch die Erhebung der Kennzahlen werden Optimierungsmöglichkeiten erkannt und herausgearbeitet.

Dokumentieren Sie aktuelle Prozesse!

Ein digitales Archiv kann nur dann erfolgreich geführt werden, wenn die aktuellen Prozesse eindeutig sind. Eine geordnete Ablagestruktur kann also nur dann erfolgen, wenn die Struktur des Unternehmens vollständig dokumentiert ist. Eine zentrale Rolle spielen hier also die Fragen

  • Welche Art von Dokumenten liegt im Unternehmen vor?
  • Wie werden diese Dokumente abgelegt, verarbeitet und vernichtet?

Was ist die IT-Infrastruktur im Unternehmen?

Für die Einführung eines digitalen Archivs spielen auch die Bestandssysteme eine wichtige Rolle. Bei der Suche für das geeignete System ist es wichtig, ob Schnittstellen für die aktuellen Systeme möglich sind. Unternehmen müssen sich also die Fragen stellen

  • Wird ein ERP-System genutzt?
  • Welche Buchhaltungssoftware wird verwendet?
  • Welches Betriebssystem wird genutzt?
  • Ist ein CRM-System im Einsatz?

Die Implementierung des zukünftigen Prozesses

Sobald die oben aufgeführten Schritte durchgeführt und klare Ziele gesetzt wurden, kann die Einführung des neue Digital Archivs geplant und umgesetzt werden.

Einscannen der Altdokumente

Damit das Digital Archiv auch vollständig genutzt werden kann, sollten zunächst alle Dokumente, egal ob in Papierform oder digital, welche vor der Einführung des digitalen Archivs angefallen sind, eingescannt und digitalisiert werden. Erst wenn ALLE Dateien und Dokumente im Archiv abgelegt sind, kann die Suchzeit deutlich verringert und das digitale Archiv uneingeschränkt genutzt werden. Viele Unternehmen ziehen oft Teilzeitkräfte oder gar externe Scan-Dienstleister hinzu. Dies empfiehlt sich jedoch nur bei einer hohen Anzahl an Dokumenten. Bevor mit dem Scannen gestartet werden kann, muss folgendes geklärt sein:

  • Sollen die Dokumente einzeln eingescannt oder doch stapelweise verarbeitet werden?
  • Welcher Scanner ist für die Menge der Dokumente geeignet?
  • Sollen Dokumente zentral oder dezentral eingescannt werden?
  • Ab welchem Zeitpunkt sollen die Dokumente im Unternehmen eingescannt werden?

Die Archivierung der Dokumente

Alle Dokumente werden in Ihrem Digital Archiv revisionssicher und in langfristig verfügbaren Dateiformaten archiviert. Alle Informationen hierzu haben wir für Sie bereits in dem Artikel „Was bedeutet revisionssichere Archivierung“ zusammengefasst.

Die GoBD legt zum einen fest, dass ab sofort alle in einem Unternehmen elektronisch erzeugten Dokumente zwingend elektronisch archiviert werden müssen. Darüber hinaus fordert die GoBD aber auch eine Verfahrensdokumentation.
In dieser wird detailliert beschrieben, wie im Unternehmen Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Mehr hierzu finden Sie in dem Artikel „Informationen zur Verfahrensdokumentation“.

Die Nutzung und das konsequente Arbeiten mit StarFinder® DIGITAL ARCHIV

Die digitale Archivierung bringt nicht nur den großen Zeitvorteil mit sich, auch die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb von Abteilungen und Teams wird gefördert.

  • Einfach

Alle digitalen Dokumente stehen Ihnen jederzeit in der gewohnten Arbeitsoberfläche zur Verfügung und können mit der googleartigen Suchfunktion einfach gefunden werden.

  • Schnell

Die Dokumente sind nach geringer Suchzeit schnell auffindbar. Unter Anwendung von elektronischen Akten können Sie Ihre Suchergebnisse sogar filtern, so dass Sie das gesuchte Dokument noch schneller finden.

  • Produktiv

Mit dem Reminder von StarFinder® DIGITAL ARCHIV verpassen Sie keine Frist mehr! Durch das Hinzuziehen von Workflows können Sie die Dokumente sogar voll automatisiert an Ihre Kollegen zur Prüfung weitergeben.

Einbeziehung der Mitarbeiter!

Für die erfolgreiche Nutzung des Archivs ist es wichtig, dass auch wirklich alle Mitarbeiter damit arbeiten und es keinerlei Ausnahmen gibt. Motivieren Sie hierzu, wenn nötig, Ihre Mitarbeiter durch das „Wir-Gefühl“.

  • Binden Sie alle Mitarbeiter aktiv in die Einführung des neuen Systems ein
  • Buchen Sie Schulungen für Ihre Mitarbeiter
  • Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter

Auch wenn Sie zunächst kritischen Mitarbeitern begegnen, spätestens wenn diese Mitarbeiter mit StarFinder® DIGITAL ARCHIV arbeiten, erkennen Sie die wohl größten Vorteile: Benutzerfreundlichkeit und Übersicht!

Was bietet StarFinder® DIGITAL ARCHIV?

StarFinder® DIGITAL ARCHIV bietet Ihnen unter anderem die

  • Anbindung an Ihr ERP-System
  • Anbindung an DATEV
  • Automatische E-Mail-Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails sowie die Module
  • Workflow
  • Reminder
  • etc.

Sie möchten frischen Wind in Ihr Unternehmen bringen? Ihr Akten-Archiv soll der Vergangenheit angehören, alle Dokumente sollen digitalisiert werden und die Unternehmensprozesse erleichtert werden? Wir unterstützen Sie – nicht nur in der Planung sondern auch als Scan-Dienstleister!
Ebenso stehen wir Ihnen auch nach Einführung jederzeit für Schulungen oder Workshops zur Verfügung!

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