Ersetzendes Scannen RESISCAN

Ersetzendes Scannen: Wird das papierlose Büro Realität?

Der Übergang vom Papier zum elektronischen Dokument geht schnell voran. Immer mehr Papierbelege werden durch digitale Unterlagen ersetzt. Viele Dokumente gehen überhaupt nicht mehr in Papierform ein. Jedoch existieren auch noch viele papiergebundene Belege. Oder denken Sie mal an die alten Aktenbeständen, die es in fast jedem Unternehmen gibt.

Mit den GoBD 2015 (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist der Weg frei für Unternehmen, die bei der Verwaltung von Akten auf das papierlose Büro setzen und Raum, Zeit und Geld sparen möchten.

Doch darf das Dokument nach dem Scannen einfach vernichtet werden?

Elektronisch archivieren statt Papier

Die meisten Unternehmen bewahren die Originale nach dem Scannen auf, da sie unsicher sind, ob und wie sie damit ihre gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllen können.

Allgemein gilt: Ein Papierdokument kann gescannt und danach vernichtet werden, wenn keine gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen für eine Aufbewahrung bestehen. Doch ist das „ersetzende Scannen“ überhaupt rechtlich zulässig? Welche Bedingungen sind notwendig, um rechtssicher zu archivieren?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erlauben es ausdrücklich: Papierbelege dürfen durch gescannte Dokumente ersetzt werden.

Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument

Der Scanvorgang bedarf jedoch einer sog. Verfahrensdokumentation (http://starfinder-dms.de/verfahrensdokumentation-nach-gobd-inkl-muster/). Nach der Digitalisierung von Papierdokumenten darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen. Danach sollten die Papierbelege entfernt werden, damit auf diesen z. B. keine Ergänzungen vermerkt werden können, die auf dem elektronischen Dokument nicht enthalten sind. Dokumente, die nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind, dürfen nicht entfernt werden.

Technische Richtlinie „Ersetzendes Scannen“

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat eine Technische Richtlinie für das „Ersetzende Scannen“ veröffentlicht, die als Handlungsleitfaden für Anwender in der Wirtschaft, Verwaltung, Justiz und im Gesundheitswesen dient. Hier wird klargestellt, unter welchen Bedingungen die elektronischen Belege, die Papiergebundenen ersetzen können.

In diesem Leitfaden wird der sog. „generische Scanprozess“ beschrieben. Dieser besteht aus folgenden Arbeitsschritten:

    • die Dokumentenvorbereitung,
    • das Scannen,
    • die Nachverarbeitung und
    • die Integritätssicherung.

10 Tipps für revisionssicheres „Ersetzendes Scannen“

    • Gescannte Dokumente müssen so gespeichert werden, dass sie vor Verlust und Verfälschung geschützt sind und für die Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben.
    • PDF- und Bilddateien eignen sich für die elektronische Archivierung, da sie als unveränderbar gelten.
    • Wenn der Scanner einwandfrei funktioniert, ist eine Zertifizierung nicht notwendig.
    • Zum Schutz ihrer Daten gehört eine regelmäßige Datensicherung.
    • Unternehmen müssen eine Verfahrensdokumentation für ihren Scanprozess vorweisen können. Das ist eine Grundvoraussetzung für das Ersetzende Scannen.
    • Alle Papierdokumente müssen ordentlich vorbereitet werden. Das bedeutet, dass sie unbeschädigt, unverfälscht, vollständig und unter Bewahrung des logischen Kontexts eingescannt werden. Bei mehrseitigen Dokumenten muss die Reihenfolge der Seiten beibehalten werden.
    • Haftnotizen, die relevant sind, müssen auf einer eigenen Seite eingescannt werden.
    • Wichtig ist, dass das Personal ausreichend geschult ist, um ein einwandfreies Scanergebnis zu garantieren.
    • Der Zugriff auf den Scanner und Scanprozess sollte durch Passwörter geregelt sein.
    • Die Scanprodukte dürfen erst gelöscht werden, wenn eine Qualitätskontrolle erfolgreich durchgeführt wurde.

Die Lösung

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