FAQ – Häufig gestellte Fragen

Übersicht

Wie funktioniert die Suche in StarFinder® ?

Die Suche ist das Herzstück von StarFinder®. Bei der Archivierung einer Datei werden der enthaltene Text, der Titel sowie von Ihnen erstellte Notizen ausgelesen und gespeichert. Alle Dokumente, die in StarFinder® archiviert sind, können über die Suche gefunden werden. Gefundene Dokumente werden im Hauptfenster angezeigt.

Um nach einem Dokument zu suchen, geben Sie im Suchfeld einen oder mehrere Begriffe ein, die im Titel, Text oder der Notiz zur Datei vorhanden sein sollten.
Um die Suche zu starten, geben Sie die gewünschten Suchbegriffe im Suchfeld ein und drücken Sie „Enter“ oder klicken Sie auf die Lupe.

Bei Klick auf die Lupe öffnet sich eine Auswahlliste mit den für Sie freigegebenen Kategorien. Sie können für Ihre Suche eine bestimmte Kategorie auswählen oder über alle Kategorien suchen. Ergebnisse aus Kategorien, auf die Sie keinen Zugriff haben, werden auch bei Auswahl von „Alle“ nicht angezeigt.

 

Wie wird in StarFinder® archiviert ?

Dateien werden im Originalformat und als PDF archiviert. Dateien können in StarFinder® auf verschiedenen Wegen archiviert werden:

  • Ablegen von Dokumenten in der Inbox zur späteren Archivierung.
  • Upload über das Upload-Widget in der Inbox und anschließende Archivierung aus der Liste heraus.
  • Scan in die Inbox von Ihrem Netzwerkscanner und anschließende Archivierung aus der Liste heraus.
  • Scan in eine Kategorie von Ihrem Netzwerkscanner aus.
  • Speichern von Dokumenten im Netzlaufwerk Inbox und anschließende Archivierung aus der Liste heraus.
  • Senden eines Dokumentes als Anhang in einer E-Mail in die Inbox und anschließende Archivierung aus der Liste heraus.
  • Senden eines Dokumentes als Anhang einer E-Mail direkt in eine Kategorie.
  • Durch Auswählen von „Archivieren“ aus dem Menü innerhalb der Dokumentenliste. Das Dokument wird durch klicken des Buttons „Archivieren“ archiviert.
  • Durch Starten eines Workflows aus dem Menü innerhalb der Dokumentenliste. Das Dokument wird nach Abschluss des Workflows archiviert.

Können Workflows eingerichtet werden ?

StarFinder® bietet Ihnen die Möglichkeit zu allen archivierten Daten einen Workflow zu starten. In der Standardkonfiguration ist ein Standard Workflow integriert. Individuelle Workflows entwickeln wir gerne anhand der von Ihnen benötigten Prozesse.

Browserbasiert – was bedeutet das ?

StarFinder® kann unabhängig vom jeweiligen Betriebssystem über den Browser (Google Chrome, Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Opera, etc.) genutzt werden.

StarFinder® – App für Mobile Geräte ?

StarFinder® kann dank responsivem Design mit Mobilgeräten wie Smartphones, Sub-Notebooks, PDAs oder Tablet-Computer genutzt werden, allerdings gibt es keine speziellen Apps.

Was ist eine Appliance ?

“Als Appliance (engl. appliance, Vorrichtung) wird ein Ansatz zum Design für ein kombiniertes System aus Computer-Hardware und speziell auf diese Hardware optimierter Software bezeichnet, welche im Wesentlichen einer oder wenigen Anwendungen dient.
Einfache Installation, leichte Bedienung, höchste Effizienz, Sicherheit und fehlerfreie Funktion stehen bei einer Appliance im Vordergrund. Im Allgemeinen werden die Konfigurationen deswegen nicht von den Nutzern sondern vom Hersteller nach einheitlichen Standards vorgenommen.”
Quelle: Auszug aus Wikipedia

Im Falle des StarFinder® bedeutet das, dass das StarFinder® Digital Archiv komplett mit Server und NAS ausgeliefert wird. Zwischen Anlieferung und Inbetriebnahme liegen u. a. deshalb häufig weniger als 4 (!) Stunden.

Welche Aufbewahrungspflicht gilt für digitale Dokumente ?

Es besteht eine Verpflichtung digital vorliegende Dokumente in ihrem Ursprungsformat aufzuheben. Im Original erhaltene Papierdokumente können als Papierdokument aufgehoben werden, optional aber auch gescannt und rein elektronisch aufbewahrt werden.

Aufgrund der im Nov. 2014 veröffentlichten GoBD bestehen nunmehr Vereinfachungen in Bezug auf die elektronische Archivierung kaufmännischer Belege.

Warum Sie das Verfahren dokumentieren müssen!

Die gesetzlichen Grundlagen für die Verfahrensdokumentation sind vielschichtig und ergeben sich in Deutschland aus dem HGB, der AO, der GoBD und ergänzend aus datenschutzrechtlicher Sicht aus dem BDSG.

Bereits 1995 heißt es in den GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung bzw. Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme), dass »für jedes DV-gestützte Buchführungssystem eine Verfahrensdokumentation auf das Papier gebracht werden muss«.

Erst 2001 rückte, durch die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), diese Verfahrensdokumentation kurzzeitig in den Brennpunkt der steuerlichen Prüfung. Durch die GDPdU wurde auch beschlossen, dass alle Anlagen mit steuerlich relevanten Informationen, in einer Verfahrensdokumentation mit eingebracht werden müssen.

Mit den seit 1. Januar 2015 geltenden „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) ist die Verfahrensdokumentation wieder in den Fokus gerückt.

Die GoBD fordern unmissverständlich eine Verfahrensdokumentation von den steuerpflichtigen Unternehmen. Das betrifft auch die geordnete und sichere Belegablage.

Das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 fasst die Anforderungen der Finanzverwaltung an die IT-gestützte Buchführung zusammen und stellt unter Kapitel 3.1 Absatz 34 klar:
„Die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen erfordert eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation…, die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweist und den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entspricht.“

In der Verfahrensdokumentation müssen Unternehmen, entsprechend Kapitel 10.1. des BMF-Schreibens, darüber hinaus genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Die Verfahrensdokumentation soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Archivierung innerhalb eines Unternehmens darstellen.

Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang ihrer Dokumentation geben. Die Dokumentation muss den organisatorisch und technisch gewollten Prozess beschreiben und muss bei Veränderungen angepasst werden.

Arbeitet StarFinder® mit DATEV ?

StarFinder® stellt eine Schnittstelle zur Dokumentenübergabe an “DATEV-Belegtransfer” zur Verfügung. Die für die Buchhaltung relevanten Dokumente können so mit der bekannten DATEV-Technik zur Bearbeitung durch das Steuerbüro / die Steuerkanzlei an DATEV übergeben werden.

Die an DATEV übertragenen Dokumente wie Kassenbelege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen etc. verbleiben im Original in Ihrem StarFinder® Digital Archiv – darüber hinaus sämtliche sonstigen Dokumente wie E-Mails, Zeichnungen, Protokolle etc. die für die Dokumentation von z. B. Aufträgen ggf. notwendig sind.

Speichert StarFinder® digitale Signatur ?

StarFinder® archiviert auch Dokumente, die mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen sind. Für eine Aufrechterhaltung der Signatur, z. B. nach Ablauf der Zertifikatsgültigkeit, muss man sich der entsprechenden Rezertifizierungstools des Anbieters bedienen.

Was ist ein Dokument ?

Gemäß Duden = beweisende Urkunde, ein Objekt, das zur Belehrung über etwas bzw. zur Erhellung von etwas dienlich ist. Zur elementaren Menge der Dokumente gehören: Urkunde, amtliches Schriftstück, Beweisstück, Zeugnis und speziell IT-orientiert eine strukturierte, als Einheit erstellte und gespeicherte Menge von Daten (z. B. E-Mails, Office-Dokumente, Zeichnungen, Videos).
Quelle: PK-DML4. Auflage

Aber auch andere Trägermaterialien sind zu berücksichtigen, z. B. Mikrofilm.
Als Synonyme zu Dokument führt der Duden noch an: Akte, amtliches Schriftstück, Papier, Urkunde, Ausdruck, Ausweis, Beleg, Beweis[stück], Dokumentation, Nachweis; (gehoben) Zeugnis, Text, Textdatei

Ein Dokument kann das Ergebnis eines Scans, ein Bild oder eine Datei sein. Dies bedeutet auch, Mehrseitigkeit.

Gibt es eine Versionierung für Dokumente ?

StarFinder® ermöglicht es neue Versionen eines Dokumentes zu archivieren. Dabei werden bestehende Versionen nicht überschrieben, sondern bleiben erhalten. Eine Übersicht aller Versionen inkl. der jeweiligen Dateien wird in der jeweiligen Dokumenten Historie abgelegt.

Hat der StarFinder® eine Kapazitätsgrenze ?

Das StarFinder® Stufenmodell gibt Limits vor. Ein Kapazitätsausbau ist jederzeit möglich und erfolgt vorrangig durch den Einsatz leistungsfähigerer Hardware.

Wie liest StarFinder® Dokumente aus ?

StarFinder® ist von Hause aus mit einer OCR Software ausgestattet. Archivierte Dokumente werden zusätzlich OCR ausgelesen und sind über diese Funktion auf Basis der eingegebenen Suchbegriffe recherchierbar.

Ist der StarFinder® Dokumentenschutz gesetzeskonform ?

Das Rechtesystem bezieht sich sowohl auf den Zugriff auf bestimmte Dokument-Kategorien, als auch auf durchführbare Funktionen, beispielsweise OCR-Lesen oder das Anlegen von Akten oder eines Workflows.

Hat StarFinder® mehrere organisatorische Ebenen ?

Hier ist es innerhalb von StarFinder® möglich, die Kategorieneinteilung mit einer größeren hierarchischen Tiefe zu versehen z. B. für Rechnung oder Lieferschein.  Es bestehen diverse Möglichkeiten der Dokumenteneinteilung, beispielsweise auch unter Datenschutzgesichtspunkten auf Basis der 3 Schutzklassen, dies kombiniert mit Zugriffsrechten (GoBD Rz. 158+159).