Frühjahrsputz und digitales Archiv

Frühjahrsputz 2016: Was kann entsorgt werden, was müssen Sie aufbewahren?

Das neue Jahr hat begonnen. In vielen Unternehmen steht der Frühjahrsputz an. Die guten Vorsätze werden in Angriff genommen: Ordnung in die Geschäftsunterlagen bringen, alte Belege und Korrespondenzen aussortieren und Platz in den Büro- und Archivräumen schaffen. Werfen Sie 2016 alles weg, was Sie laut Gesetz nicht unbedingt aufbewahren müssen.

Aber Achtung: für zahlreiche Dokumente gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Wir geben Ihnen einen kurzen Überblick, was zu Beginn des Jahres 2016 in den Aktenvernichter darf und welche Dokumente Sie weiterhin dringend aufbewahren und archivieren sollten.

Aufbewahrungsfristen beachten

Geschäftsunterlagen müssen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Man unterscheidet dabei Fristen von sechs und zehn Jahren. Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Geschäftsunterlagen innerhalb dieser Fristen aufzubewahren und zu archivieren. Darüber hinaus auch alle nicht im Handelsregister eingetragenen land- und forstwirtschaftlichen Betriebe, sonstige Gewerbetreibende und Freiberufler.

Folgende Fristen müssen beachtet werden: Für Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Das gilt unabhängig davon, ob die Unterlagen auf Papier oder digital vorliegen. Eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt dagegen für abgesandte oder empfangene Handelsbriefe.

Bitte beachten Sie: Die Aufbewahrungsfristen beginnen nicht in jedem Fall am Tag nach dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sich Unterlagen und Dokumente beziehen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem z. B. ein Geschäftsbrief versandt, der letzte Eintrag ins Geschäftsbuch gemacht oder das Inventar fertig erstellt wurde.

Beispiel: Jahresabschluss

Wenn der Jahresabschluss für das Jahr 2005 erst im Jahr 2006 fertiggestellt wurde, läuft die Aufbewahrungsfrist seit dem 1. Januar 2007. Das heißt, die Abschlussunterlagen des Geschäftsjahres 2005 dürfen nicht bereits im Jahr 2016, sondern erst Anfang 2017 entsorgt werden. Falls das Jahr 2005 erst im Jahr 2007 oder noch später abgeschlossen wurde, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist.

Was kann aussortiert werden?

Für das Aussortieren der Unterlagen ergeben sich folgende Fristen:

2005: Bücher und Aufzeichnungen, die bis zum 31. Dezember 2005 oder davor angefertigt worden sind, dürfen in den Aktenvernichter. Auch Bilanzen oder Lageberichte, die vor diesem Datum entstanden sind, müssen nicht länger aufbewahrt werden.

2009: Handels- und Geschäftsbriefe, die bis zum 31. Dezember 2009 eingegangen sind oder Kopien versandter Geschäftsbriefe, die bis zu diesem Datum entstanden sind, können aussortiert werden.

Lieber nicht aussortieren

Eine Ausnahme besteht, wenn alte Unterlagen künftig noch für das Finanzamt interessant sein könnten.

Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden, wenn sie von Bedeutung sind

  • für eine begonnene Außenprüfung,
  • für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt und
  • bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.

Aufbewahrungspflichten erfüllen – einfach und unkompliziert

Mit der digitalen Archivierung erfüllen Unternehmen nicht nur gesetzliche Vorgaben und höchste Sicherheitsanforderungen, sie verbessern die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse und sparen dazu erhebliche Kosten ein. In einem elektronischen Archiv können alle Dokumente und E-Mails rechtssicher und übersichtlich abgelegt werden – teilweise voll automatisch. Die Ablage wird kein zusätzlicher Aufwand mehr, weil alle Dokumente schnell und einfach archiviert und indexiert werden. Überzeugen Sie sich selbst!

 

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