Revisionssicher archivieren

Ein elektronisches Archiv braucht keinen Regalplatz, digitale Dokumente sind überall sofort zur Verfügung.  Damit eine ordnungsgemäße Aufbewahrung sichergestellt ist, regeln zahlreiche Vorschriften und Gesetze, welche Informationen auf welche Weise aufbewahrt werden müssen. Mit dem digitalen Archiv StarFinder® sind die relevanten Vorschriften wie zum Beispiel die GoBD 2015 komplett abgedeckt.

Durch eine gezielte Archivierung kann viel Zeit und Platz gespart werden. Ein wichtiger Punkt bei der Archivierung ist die Revisionssicherheit. Doch wann ist ein Archiv überhaupt sicher? Und was bedeutet revisionssicher?

Revisionssicherheit als Synonym für digitale Archivierung

Revisionssicherheit wird mittlerweile oft als Synonym für die Archivierung elektronischer Informationen verwendet, die als verfälschungssicher und langzeitig gilt.

Eine revisionssichere Archivierung in Bezug auf elektronische Archivsysteme muss in Deutschland jedoch mehreren Vorgaben entsprechen. Sowohl im Handelsgesetzbuch (§ 239. 257 HGB), in der Abgabenordnung (§ 146, 147 AO), als auch in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) werden Anforderungen benannt. Außerdem müssen sowohl die gesetzlichen Bestimmungen (HGB, BDSG etc.), als auch die betrieblichen Bestimmungen des Nutzers in Bezug auf Datensicherheit und Datenschutz sichergestellt sein.

Grundsätze zur Revisionssicherheit

Der Verband Organisations- und Informationssysteme hat zehn Grundsätze zur Revisionssicherheit definiert:

  • Jedes Dokument wird unveränderbar archiviert.
  • Kein E-Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
  • Jedes Dokument muss mit geeigneten Techniken (zum Beispiel durch das indexieren mit Metadaten) wieder auffindbar sein.
  • Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.
  • Kein Dokument darf während der vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.
  • Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie sie erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
  • Alle Dokumente müssen zeitnah wiedergefunden werden können.
  • Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
  • Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
  • Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB, AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.
[Quelle: www.voi.de]

Kriterien für eine revisionssichere Archivierung

Um Revisionssicherheit herzustellen sind darüber hinaus sichere Abläufe, die Organisation des Anwenderunternehmens, die ordnungsgemäße Nutzung, ein sicherer Betrieb und der Nachweis einer Verfahrensdokumentation unerlässlich.

In Ableitung der HGB-Vorschriften gelten somit folgende Kriterien:

– Ordnungsmäßigkeit
– Vollständigkeit
– Sicherheit des Gesamtverfahrens
– Schutz vor Veränderung und Verfälschung
– Sicherung vor Verlust
– Nutzung nur durch Berechtigte
– Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
– Dokumentation des Verfahrens
– Nachvollziehbarkeit
– Prüfbarkeit

Sind all diese erforderlichen Anforderungen für ein sicheres Archiv gegeben, ist dieses revisionssicher!

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