Workflows

StarFinder Digital Archiv enthält in der Standardversion bereits einen vollständigen Workflow zur Freigabe von Dokumenten. Zusätzlich können aber auch individuelle Workflows entwickelt, die Bedürfnisse vorhandener Prozesse entsprechen.

Standard-Workflow

Der Standard Workflow mit Editor bietet die Möglichkeit Dokumente zu prüfen, freizugeben oder zur Kenntnis nehmen zu lassen.

Jedem Mitarbeiter kann dabei die Rolle eines “Prüfers” zugeteilt werden. Den aktuellen Fortschritt eines Prozesses können die “Initiatoren” eines Workflows jederzeit in einer Liste verfolgen.

QM-Workflow

Mit dem intuitive bedienbaren QM-Workflow verwalten und lenken QMBs Dokumente sicher und effizient. Mitarbeitern können nach Bedarf individuelle Zugriffsrechte eingeräumt werden. Einfacher und übersichtlicher kann das betriebliche Qualitätsmanagement kaum realisiert werden.

Die rollenbasierte Zuordnung von Benutzern als Inhaber, Leser, Ersteller und Prüfer von QM-Prozessen ermöglicht eine einfache Pflege und Rückverfolgbarkeit der Aufgaben in allen relevanten QM-Dokumenten. Die integrierte Wiedervorlage ermöglicht die Überprüfung der Wirksamkeit von Aufgabenergebnissen.

Durch eine frei skalierbare Wiedervorlage werden ausgewählte Mitarbeiter und Verantwortliche an festgelegte Fristen erinnert oder gezielt auf neue und geänderte Dokumente aufmerksam gemacht. Die nachvollziehbare Workflow- und Dokument-Historie mit Kommentarfunktion ermöglicht es Ihnen, Stellenbeschreibungen, Formblätter und Dienstanweisungen kontinuierlich zu verbessern.

Kreditoren-Workflow

Um Eingangsrechnungen zu prüfen ist es meist erforderlich, dass mehrere Mitarbeiter diese in Augenschein nehmen und freigeben. Mit einem Kreditoren-Workflow verkürzen Sie Prüfzeiten erheblich und dokumentieren diese gleichzeitig.

An einem solchen Workflow sind meist mehrere “Prüfer” beteiligt. Diese können beispielsweise Besteller, Controller und auch Mitarbeiter der Buchhaltung sein, die zu Beginn entweder fest vorausgewählt oder durch den Initiator individuell ausgewählt werden. Des Weiteren hat der Initiator vor dem Start der Prüfung die Möglichkeit, die Kategorie und ggf. Unterkategorie für die Archivierung auszuwählen.

Damit der Überblick der Dokumente nicht verloren geht, kann der Status aller laufenden Workflows in einer Übersicht laufend geprüft werden.

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