elektronisch archivieren gobd

GoBD 2015: Ist Ihre Dokumenten-Ablage sicher?

Sicher haben Sie sich als Unternehmen bereits mit den neuen Regeln für die Archivierung elektronischer Dokumente auseinandergesetzt, oder? Die GoBD sehen vor, dass im Rahmen einer Außenprüfung auf Verlangen der Finanzverwaltung, neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form durch das geprüfte Unternehmen bereitgestellt werden. Vielen kleinen und mittleren Unternehmen sind diese Informationen jedoch nicht bekannt.

Erfüllen Sie die neuen GoBD?

Legen Sie Ihre Dokumente bereits revisionssicher ab? Die Ablage elektronischer Dokumente im Dateisystem alleine reicht nicht mehr aus. Nach einer Digitalisierung von Ihren Papierdokumenten darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen.

Eine Nichtbefolgung der neuen Anweisungen des Finanzamts kann ernsthafte steuerliche Folgen haben. Verstöße können in einer späteren Betriebsprüfung zu Sicherheitszuschlägen von bis zu 10% vom Umsatz pro Jahr führen.

Revisionssicher Dokumente archivieren

Wichtig ist es jetzt, das optimale Archivierungssystem einzusetzen!

Mit StarFinder® archivieren Sie Dateiordner und Dokumente aller Art im Originalformat und per Imageprinter im PDF-A-Format direkt von Ihrem PC – revisionssicher mit TÜV-geprüfter Datensicherheit. Automatisieren Sie die digitale Archivierung Ihrer Dateien aus anderen Programmen, z. B. aus Warenwirtschaft, Buchhaltung und E-Mail-Servern.

In dem vollständig webbasierten Archiv arbeiten Sie orts-, zeit- und netzwerkunabhängig. Geben Sie einfach wie bei Google einen oder mehrere Begriffe ein und StarFinder® zeigt Ihnen das gewünschte Dokument in Sekundenschnelle. Alles, was Sie benötigen, ist ein LAN, WiFi oder Internetanschluss.

Anbindbar an Ihr ERP

Binden Sie Ihr digitales Archiv direkt an ihr ERP-System an. Legen Sie Dokumente zeitgleich mit dem Ausdrucken digital in StarFinder® ab. Nutzen Sie ohne Zeitverzögerung den direkten Zugriff auf Dokumente jeder Art.

Komplettlösung – Flexibel konfigurierbar

Als Appliance (Hardware-/Software-Kombination) ist StarFinder® dank minimalem Einrichtungsaufwand unverzüglich einsatzbereit. Die flexible Lösung beinhaltet Server, OCR, Backupsystem und Archivierungs-Software. Somit erhalten Sie eine Komplettlösung mit der Sie sofort starten können.

“Ausgezeichnete” digitale Archivierung

StarFinder® wurde von der Experten-Jury der Initiative Mittelstand mit dem Prädikat BEST OF 2015 ausgezeichnet. Die Initiative Mittelstand prämiert mit dem INNOVATIONSPREIS-IT, Firmen mit innovativen IT-Lösungen und hohem Nutzwert für den Mittelstand.

Fazit

Um ein digitales Archiv kommt niemand herum, denn elektronisch erhaltene Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden – und das 10 Jahre lang. Sehen Sie den GoBD gelassen entgegen! Betrachten Sie die Neuregelungen als Chance für Ihr Unternehmen! Mit StarFinder® treffen Sie garantiert die richtige Entscheidung.

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