E-Mail archivieren einfach und digital

Mein Name ist Mail. E-Mail.

Darf ich mich vorstellen: Mein Name ist Mail. E-Mail. Und ich muss Ihnen unbedingt die Geschichte erzählen, wie ich ins digitale Archiv StarFinder® gekommen bin.

Als ich ein paar Tage im E-Mail-Postfach lag, wusste mein Empfänger gar nicht so richtig, ob er mich löschen oder lieber ablegen sollte. Dann las er immer wieder, dass man uns E-Mails nicht so einfach löschen darf! Wir können sehr wichtig für ein Unternehmen werden, und wer das nicht weiß, dem können Strafen drohen. Also hat sich mein Empfänger schlau gemacht, wo man mich und meine Freunde neu beheimaten kann – und das langfristig. Uns ist es wichtig, dass wir sicher sind und dass man uns trotz vieler Barrieren und Geheimnissen schnell wiederfindet.

Archivierungspflicht: E-Mails

Wir E-Mails gehören inzwischen genauso zur geschäftlichen Korrespondenz wie unsere Nachbarn die Dokumente auf Papier und müssen deshalb auch nach denselben Richtlinien archiviert werden.

Unterlagen, die für das Finanzamt relevant sind, sind dabei für die Dauer von zehn Jahren aufzubewahren. Dazu gehören Belege und Korrespondenz für die Buchhaltung und die Bilanzen. Das betrifft aber auch uns E-Mails mit unseren Anhängen, sofern sie für das Verständnis notwendig sind.

Das Gesetz schreibt zwar nicht vor, wie man uns E-Mails archiviert. Aber er stellt die gleichen Anforderungen wie für unsere Nachbarn aus Papier: Wir müssen revisionssicher verstaut werden. Doch was heißt das? Dokumente müssen in derselben Form, wie sie erstellt wurden, angezeigt und ausgedruckt werden können. Wir E-Mails müssen während der gesamten Aufbewahrungspflicht jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auszuwerten sein. Zudem dürfen wir nicht veränderbar sein und nicht zerstört werden können.

Suche mit Erfolg

Mein Empfänger recherchierte zuerst, was man bei der E-Mail-Archivierung beachten muss. Dabei tauchten Begriffe wie Revisionssicherheit, Compliance und Datensicherheit auf. Hörte sich kompliziert an, war es im Grunde aber gar nicht! Es war gut, dass er sich die nächsten Seiten zu Gemüte führte, denn anschließend wusste er, was er zu beachten hatte.

Er fand viele Lösungen, aber am meisten überzeugte ihn, das digitale Archiv. Revisionssicher, preiswert, intuitiv bedienbar, TÜV-zertifiziert und direkt einsetzbar. Los ging die Reise…

Mein Weg ins digitale Archiv

Mein neues Zuhause stand also fest: Das digitale Archiv StarFinder®. Noch lag ich mit meinen Freunden im E-Mail-Postfach rum, aber der Weg in die neue digitale Welt war unkompliziert und ging schnell. Mein Empfänger leitete mich mit meinem Anhang direkt und einfach ans digitale Archiv weiter und ruck zuck war ich in meiner neuen Heimat angekommen. Danach kamen auch meine Freunde dazu. Aber nicht nur wir E-Mails wohnen hier, alle anderen Arten von Dokumenten und Dateien leisten uns Gesellschaft.

Wir leben hier in netter Nachbarschaft manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell lesbar über die Dauer unserer Aufbewahrungsfrist.

Und wenn mich mein Empfänger mal sucht, kann er mich im digitalen Archiv in Sekundenschnelle wiederfinden. StarFinder® ermöglicht eine rechtssichere E-Mail-Archivierung und das so einfach wie nie.

 

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