elektronisch archivieren KMU

Neue Regelungen mit GoBD 2015: Handlungsbedarf für Unternehmen

Seit dem 01.01.2015 gelten neue Regeln für die Archivierung elektronischer Dokumente. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) lösen die bisher geltenden GDPdU und GoBS ab. Durch die neuen Grundsätze sollen digitale Unterlagen als Informationen in einer bestimmten Weise archiviert werden, damit das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung auf diese Informationen zugreifen kann.

Betroffen sind große wie kleine Unternehmen, Selbständige und der kleinere Mittelstand. Für diese Unternehmen ist es wichtig, einen Lösungsansatz für die digitale Archivierung zu haben, die gesetzeskonform und einfach in der Handhabung ist.

Die wichtigsten Punkte für Sie im Überblick:

  • Die Aufbewahrung von elektronischen Belegen ist Pflicht. Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, elektronische Dokumente und Unterlagen im Unternehmen entstanden oder eingegangen (z. B. per E-Mail, per Download, etc.), sind sie auch in dieser Form zu archivieren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Es ist nicht ausreichend, elektronische Dokumente auszudrucken und in Papierform aufzubewahren. Die Dokumente müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar in digitaler Form archiviert werden.
  • Erlaubt ist nun ausdrücklich, Papierbelege durch gescannte Dokumente zu ersetzen.
  • Die Ablage elektronischer Dokumente im Dateisystem alleine reicht nicht aus. Die Systeme müssen gewährleisten, dass Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege nicht mehr verändert oder gelöscht werden können.
  • E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbeleges in elektronischer Form sind aufbewahrungspflichtig. Hinweis: „Dient eine E-Mail nur als, Transportmittel‘, z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung und enthält diese darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig.“
  • Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen im PDF- oder Bildformat). Die Reduzierung einer bereits bestehenden maschinellen Auswertbarkeit, z. B. durch Umwandlung des Formats, ist nicht zulässig. So darf eine PDF-Datei nicht einfach in ein Bildformat umgewandelt werden, da sonst enthaltenen XML-Daten und ggf. auch vorhandene Volltextinformationen gelöscht werden.

Was bedeutet das für Sie?

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2 Gedanken zu „Neue Regelungen mit GoBD 2015: Handlungsbedarf für Unternehmen“

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