Output größer als Input? Mit digitalem Archiv Büroabläufe optimieren

“Output ist größer als Input” – dieser Anspruch wird in den meisten Unternehmen nicht erfüllt. Immer mehr Aufträge, immer mehr Unterlagen, immer mehr Chaos, ein ansteigendes schlechtes Gewissen und letztendlich ein ineffektiver Arbeitsprozess. Heutzutage benötigt jedes Unternehmen eine effiziente, digitale Lösung für bürointerne Dokumente und Arbeitsabläufe. Das Anforderungsprofil ist klar definiert: Einfachheit ist das A und O, denn niemand möchte sich lange mit komplizierten Benutzerhandbüchern rumschlagen.

Ziel ist eine einheitliche Aktenführung projektrelevanter und mitarbeiterbezogener Unterlagen. Dafür müssen die Papierdokumente in digitaler Form vorliegen. Die Papiere werden manuell sortiert – entsprechend der Kategorien, in denen sie abgelegt werden sollen. Auf dem Scanner lässt sich die Ordnerstruktur des digitalen Archivs abbilden, sodass der Speicherort des einzuscannenden Dokuments bereits vor dem eigentlichen Digitalisierungsvorgang ausgewählt wird. Dadurch wird das Ablegen der Dokumente erheblich beschleunigt.

Reduzierter Rechercheaufwand

Das Wiederfinden von Dokumenten ist dank der intelligenten Suchfunktion besonders schnell möglich. Zahlreiche Papierordner per Hand wegen eines bestimmten Lieferscheins zu durchforsten, ist somit endlich vorbei.

Lange Mitarbeiterschulungen gehören der Vergangenheit an. Damit alle den Überblick über aktuelle Projektstände behalten bzw. diese besser nachvollziehen können, besteht die Möglichkeit Dokumente mit konkreten Anweisungen oder mit Wiedervorlagen zu versehen.

Sichere Datenablage

Neben kunden- und lieferantenrelevanten Unterlagen werden inzwischen auch Personalakten digital verwaltet. Da diese sensible Dokumente wie Arbeitsverträge, Krankmeldungen und Lohnabrechnungen enthalten, werden sie durch gesonderte Zugriffsrechte geschützt. Nur wer autorisiert ist, erhält Zugang.

Als praktisch erweist sich zudem das Datensicherungsmodell eines digitalen Archivs. Verschlüsselte Festplatten verwehren jeden unbefugten Zugriff. Alle Daten sind sicher gespeichert. Das ist höchste Back-up-Funktionalität. So geht ganz sicher nichts verloren.

Ständige Verfügbarkeit relevanter Unterlagen

Im Grunde wird im digitalen Archiv alles verwaltet, was in Papierform vorliegt. Bei Dokumenten, bei denen eine zeitliche Aufbewahrungspflicht besteht, kann dies auch weiterhin so bleiben. Sie werden beispielsweise mit einem Stempel versehen, der klar macht, dass sie digital vorliegen. Alle anderen, „alten“ Dokumente, werden sukzessive eingescannt und anschließend vernichtet. So wird mehr Platz in den Büroräumen geschaffen und alle relevanten Dokumente liegen orts-, zeit- und netzwerkunabhängig digital vor.

Und das auch über mobile Endgeräte – zeit- und arbeitsplatzunabhängig: Ein Kunde ruft Freitagnachmittag an und benötigt dringend ein bereits besprochenes Angebot – Sie sind jedoch dienstlich unterwegs. Über das Smartphone suchen sie komfortabel im digitalen Archiv nach dem entsprechenden Dokument und schicken es dem Kunden ganz einfach per E-Mail rüber. Der Kunde ist zufrieden und Sie hatten keinen großen Aufwand.

Zeit für ein digitales Archiv…

Das einzigartige DIGITAL ARCHIV StarFinder® ist ein zielführendes Tool für die elektronische Aktenverwaltung und bietet Ihnen clevere Möglichkeiten für das digitale Archivieren. Gute Ideen, schnelle Suche, eine simple Bedienung und eine gelungene Anbindung an angrenzende Systeme: Es macht einfach Spaß mit StarFinder® zu arbeiten.

Mit StarFinder® archivieren Sie alle Dokumente revisionssicher und GoBD-konform. Dabei nutzen Sie ganz nach Bedarf wichtige Funktionalitäten aus dem Dokumentenmanagement.

Probieren Sie es aus und entscheiden Sie sich für das digitale Archiv StarFinder®.

 

Teilen Sie diesen Beitrag jetzt datenschutzfreundlich!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

  Newsletter abonnieren (Jederzeit wieder abbestellbar)